Jak spojit PDF soubory na Macu, ve Windows i v prohlížeči

Nejčastějším důvodem ke spojení PDF je formulář, který přijímá jen jeden soubor. Portály s nabídkou práce mívají jedno pole pro „životopis a motivační dopis“, žádosti o vízum nebo na univerzitu požadují všechny podklady v jednom PDF a systémy pro vyúčtování výdajů chtějí formulář i všechny účtenky pohromadě. Pokud přiložíte pět souborů tam, kde se očekával jeden, posuzovatel může otevřít jen první, nebo formulář tiše ponechá jen poslední nahraný. Spojený soubor toto riziko odstraní a umožní vám určit, co čtenář uvidí jako první.

Druhým důvodem je pohodlí čtenáře. Účetní, která dostane dvanáct měsíčních faktur jako dvanáct příloh, musí každou otevřít, vytisknout a založit; stejné faktury spojené podle data jsou jeden dokument k procházení a jedna tisková úloha. Totéž platí pro kapitoly knihy skenované po jedné, pro samostatná PDF, která skenovací aplikace vytvoří pro každé skenování, nebo pro portfolio složené z listů projektů exportovaných z různých programů.

Spojování je také způsob archivace. Hotovou složku projektu s podepsanou smlouvou, třemi změnovými listy a konečnou fakturou najdete po letech snáze jako jedno PDF pojmenované podle klienta a data. Soubory byste měli ponechat oddělené jen u dokumentů, které musí zůstat samostatně ověřitelné, například digitálně podepsaných smluv, a u souborů, které mají různí lidé dostat zvlášť. Obojí zmiňujeme znovu níže.

Každý nástroj pro spojení, včetně Náhledu a Acrobatu, řadí stránky podle pořadí souborů, které mu zadáte, takže deset sekund plánování ušetří opakované spojování. Pokud je balíček dlouhý, zapište si zamýšlené pořadí: například motivační dopis, životopis a pak certifikáty od nejnovějšího, nebo faktury od nejstarší po nejnovější. Pak soubory přejmenujte tak, aby pořadí vyplývalo z názvu. Úvodní dvouciferné číslo, například 01-motivacni-dopis.pdf, 02-zivotopis.pdf a 03-diplom.pdf, se správně řadí ve Finderu, Průzkumníku i téměř v každém dialogu pro nahrávání.

Názvy záleží i po spojení. Nástroje, které vytvářejí záložku pro každý zdrojový soubor, obvykle přebírají popisek záložky z názvu souboru, takže z scan0042.pdf vznikne záložka, které nikdo nerozumí. Pojmenujte každý soubor tak, jak chcete vidět v postranním panelu spojeného PDF, a samotný spojený soubor pojmenujte tak, aby ho příjemce mohl založit bez přejmenování: vaše jméno, účel a datum se hodí téměř pro každou žádost.

Z velkých stolních systémů má skutečné spojování PDF jen macOS. Náhled, výchozí prohlížeč PDF na každém Macu, zobrazuje miniatury stránek v postranním panelu a celé PDF můžete z Finderu přetáhnout do tohoto panelu, čímž se jeho stránky vloží na místo upuštění. Totéž udělá přes nabídku Úpravy > Vložit > Stránku ze souboru. Náhled ukládá změny do otevřeného souboru, takže pokud chcete zachovat originál, použijte Soubor > Exportovat jako PDF, nebo první soubor před začátkem zduplikujte.

Windows 10 a 11 příkaz pro spojení nemají. Nejbližší vestavěný trik je tiskárna Microsoft Print to PDF: v Průzkumníku vyberte několik obrázků JPG nebo PNG, klikněte pravým tlačítkem a zvolte Tisk (ve Windows 11 pod Zobrazit další možnosti) a vyberte tuto tiskárnu, čímž získáte jedno vícestránkové PDF. Funguje to jen pro obrázky, ne pro existující PDF. Nástroj Combine Files v Acrobatu spojí cokoli, ale vyžaduje placený plán Acrobat Standard nebo Pro; bezplatný Acrobat Reader soubory spojovat neumí. Google Drive umí PDF ukládat a zobrazovat, ale spojování také nemá.

Když počítač nemá nástroj pro spojení, poradí si prohlížeč bez jakékoli instalace. Nástroj pro spojení PDF přijme 2 až 50 souborů PDF o velikosti až 95 MB a funguje stejně v Chromu na Windows, na Chromebooku i v Safari na iPhonu, kde soubory vyberete z aplikace Soubory. Právě na telefonech je spojení v prohlížeči nejužitečnější, protože soubory, které potřebujete, například stažený výplatní lístek a vyfocený doklad totožnosti, už často leží ve stažených souborech telefonu.

Při řazení se dělá nejvíc chyb. Pořadí sloučení určuje posloupnost: Pořadí nahrání se řídí seznamem, který můžete přetahováním přeskládat; Název souboru řadí přirozeně, takže soubor 2 je před souborem 10; Datum změny se řídí tím, kdy byl každý soubor naposledy uložen. Pokud jste soubory očíslovali podle výše uvedeného postupu, je Název souboru nejbezpečnější volbou, protože výsledek už nezávisí na tom, v jakém pořadí jste soubory náhodou vybrali.

Nástroj pro spojení PDF kombinuje soubory PDF, takže cokoli jiného se musí nejprve stát PDF. Z fotek účtenek nebo skenu dokladu z telefonu udělejte stránky pomocí převodu obrázku do PDF, který také umožňuje zvolit velikost stránky a okraje, aby fotka neležela na stránce o velikosti původního záběru fotoaparátu. Pro papír, který právě skenujete, najdete v průvodci skenování dokumentů do PDF nastavení rozlišení a barev, díky nimž zůstanou stránky čitelné a nebudou obrovské.

Dokumenty Wordu vyžadují stejný postup. Exportujte z Wordu přes Soubor > Uložit jako > PDF, nebo použijte Word do PDF, pokud Word nemáte nainstalovaný. Převod každého dokumentu zvlášť před spojením, místo vkládání všeho do jednoho souboru Wordu, zachová písma, záhlaví a číslování stránek každého dokumentu přesně tak, jak je nastavili autoři, a vyhne se posunům rozvržení, které nastávají, když se v jednom dokumentu střetnou styly z více souborů.

Různé zdroje téměř vždy znamenají různé velikosti stránek. Stránka US Letter má 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), stránka A4 má 210 × 297 mm a fotka z telefonu převedená do PDF může mít libovolný tvar. Spojení ve výchozím nastavení ponechá každou stránku v její vlastní velikosti, což na obrazovce vypadá neupraveně a tiskne se s nestejnými okraji. Nastavte Velikost stránky na A4 nebo Letter a Obsah na Přizpůsobit, aby všechny stránky odpovídaly. Stránky na šířku, například export široké tabulky, zůstanou na šířku; pokud přijdou otočené, otočte je ve zdrojovém souboru.

Záložky jsou to, čemu specifikace PDF říká osnova dokumentu: klikací seznam v postranním panelu prohlížeče. Při spojení je užitečné nastavení jedna záložka nejvyšší úrovně pro každý zdrojový soubor, pojmenovaná jeho názvem, a právě to vytvoří Záložka pro každý soubor. Záložky, které už ve zdrojovém souboru existují, například položky kapitol ve zprávě, se přenesou a zůstanou připojené ke svým stránkám. Odkazy uvnitř dokumentu na jeho vlastní stránky fungují dál, protože stránky se přesouvají společně.

Vyplnitelné formuláře vyžadují větší péči. Každé pole ve formuláři PDF má název a v rámci jednoho PDF se název vztahuje k jedné hodnotě. Pokud spojíte dvě kopie stejného daňového formuláře nebo dva formuláře od stejného vydavatele, pole se stejnými názvy se propojí: jméno napsané na stránce 1 vyplní stejné pole na stránce 9. Sloučit formuláře změní vyplněné odpovědi na běžný obsah stránky, takže se už nemohou měnit ani kolidovat. Slučte, když je formulář hotový; ponechte ho nesloučený, pokud ho má příjemce ještě vyplnit.

Digitální podpisy spojení nepřežijí. Podpis založený na certifikátu pokrývá přesné bajty podepsaného souboru a spojení zapisuje nový soubor, takže prohlížeče ohlásí podpis jako neplatný nebo chybějící, i když je viditelný obrázek podpisu stále na stránce. Nakreslený nebo napsaný podpis je jen obsah stránky a projde beze změny. Pokud pro archiv potřebujete jednu plochou kopii bez editovatelných polí, je to v pořádku; pro cokoli, co musí druhá strana ověřit, pošlete podepsané PDF jako samostatnou přílohu.

Spojené PDF je zhruba součtem svých částí, někdy o něco menší, když zdroje sdílejí písma. To je v pořádku pro e-mail kolegovi, ale často příliš mnoho pro formuláře pro nahrávání, z nichž mnohé omezují přílohy na 2, 5 nebo 10 MB. Obvyklou příčinou jsou skenované stránky: jediný barevný sken při 300 DPI může zabrat víc místa než 50stránkový textový dokument. Nejdřív spojte, zkontrolujte velikost a teprve pak výsledek protáhněte nástrojem zmenšení PDF, pokud přesahuje limit, protože zmenšit jeden hotový soubor je rychlejší než zmenšovat deset a kvalitu posoudíte jen jednou.

Pokud jste blízko limitu, než začnete zmenšovat silněji, hledejte stránky, které nepotřebujete. Odstranit prázdné stránky odstraní prázdné rubové strany, které oboustranné skenery vytvářejí u jednostranných listů, což může skenovaný balíček zkrátit o několik stránek, a Odstranit metadata vymaže pole autora a softwaru ze zdrojových souborů. Ani jedno nemění vzhled zbylých stránek, takže se vyplatí je zapnout dřív, než začnete obětovat kvalitu obrazu kvůli kilobajtům.

Spojení není cesta jedním směrem. Stránky ve spojeném PDF jsou stejné stránky, které do něj vstoupily, takže soubor můžete později rozdělit podle rozsahu stránek, například abyste poslali stránky 1 až 4 jednomu člověku a zbytek jinému, nebo abyste nahradili jeden zastaralý certifikát. Doplňující průvodce jak rozdělit soubory PDF popisuje dělení podle rozsahu, podle záložek i na jednotlivé stránky. Uchovávat původní zdrojové soubory ve složce vedle spojeného je stále nejjednodušší způsob, jak balíček znovu sestavit s jedním vyměněným dokumentem.

Otázka je rozumná, protože balíčky žádostí často obsahují doklady totožnosti, bankovní výpisy a adresy. Rozhoduje, co se se soubory děje po spojení. V UltKit se soubory nahrávají přes HTTPS, spojený soubor je ke stažení 30 minut po zpracování a poté se ze serveru smažou zdrojové soubory i výsledek. Neexistuje žádný účet, takže nic není spojeno s profilem, a soubory se nepoužívají k ničemu jinému než k vytvoření vašeho stažení.

U dokumentů, které nikdy nemají opustit váš počítač, například zdravotních záznamů chráněných pravidly zaměstnavatele, použijte Náhled na Macu nebo desktopovou aplikaci a před nahráním čehokoli v práci zkontrolujte pravidla své organizace. U běžných balíčků jsou u každého online nástroje dvě věci, na které se zaměřit: krátká doba uchování a žádná registrace. Když už spojený soubor máte, přidání hesla pro otevření před odesláním e-mailem ho ochrání i při přenosu.