Mac, Windows ও ব্রাউজারে PDF জোড়া লাগানোর উপায়

মার্জ করার সবচেয়ে সাধারণ কারণ হলো এমন আপলোড ফিল্ড, যেখানে মাত্র একটি ফাইল নেওয়া হয়। জব পোর্টালে প্রায়ই "CV ও কভার লেটার"-এর জন্য একটাই স্লট থাকে, ভিসা ও বিশ্ববিদ্যালয়ের আবেদনে সব প্রমাণপত্র একটি PDF-এ চাওয়া হয়, আর খরচের সিস্টেমে ক্লেম ফর্ম ও সব রসিদ একসাথে লাগে। যেখানে একটি ফাইল চাওয়া হয়েছে সেখানে পাঁচটি দিলে পর্যালোচক হয়তো শুধু প্রথমটি খুলবেন, অথবা ফর্ম চুপচাপ শুধু শেষ আপলোডটিই রেখে দেবে। মার্জ করা ফাইলে এই ঝুঁকি থাকে না, আর পাঠক প্রথমে কী দেখবেন তাও আপনি ঠিক করতে পারেন।

দ্বিতীয় কারণ পাঠকের সুবিধা। একজন হিসাবরক্ষক বারো মাসের বারোটি ইনভয়েস বারোটি সংযুক্তি হিসেবে পেলে প্রতিটি খুলতে, প্রিন্ট করতে ও ফাইল করতে হয়; একই ইনভয়েস তারিখ অনুযায়ী মার্জ করলে সেটি স্ক্রল করার একটি ডকুমেন্ট ও একটি প্রিন্ট কাজ। বই থেকে একটি একটি করে স্ক্যান করা অধ্যায়, স্ক্যানিং অ্যাপ প্রতি সেশনে যে আলাদা PDF বানায় সেগুলো, কিংবা বিভিন্ন প্রোগ্রাম থেকে এক্সপোর্ট করা প্রজেক্ট শিট দিয়ে বানানো পোর্টফোলিওর ক্ষেত্রেও একই কথা।

মার্জ আর্কাইভ করারও একটি উপায়। সই করা চুক্তি, তিনটি চেঞ্জ অর্ডার ও চূড়ান্ত ইনভয়েস সহ একটি সম্পূর্ণ প্রজেক্ট ফোল্ডার ক্লায়েন্ট ও তারিখের নামে একটি PDF হিসেবে থাকলে বছর পরেও খুঁজে পাওয়া সহজ। ফাইল আলাদা রাখা উচিত শুধু সেসব ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে, যেগুলো স্বতন্ত্রভাবে যাচাইযোগ্য থাকতে হবে, যেমন ডিজিটাল সই করা চুক্তি, এবং যেসব ফাইল বিভিন্ন মানুষের আলাদাভাবে পাওয়া দরকার। দুটি বিষয়ই নিচে আবার আসছে।

Preview ও Acrobat সহ প্রতিটি মার্জ টুল আপনার দেওয়া ফাইলের ক্রমেই পেজ সাজায়, তাই দশ সেকেন্ডের পরিকল্পনা আবার মার্জ করার ঝামেলা বাঁচায়। প্যাকেট বড় হলে কাঙ্ক্ষিত ক্রম লিখে রাখুন: যেমন কভার লেটার, CV, তারপর সনদ নতুন থেকে পুরোনো, অথবা ইনভয়েস পুরোনো থেকে নতুন। এরপর ফাইলের নামেই ক্রম রাখুন। শুরুতে দুই অঙ্কের সংখ্যা, যেমন 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf ও 03-degree.pdf, Finder, File Explorer ও প্রায় সব আপলোড ডায়ালগে ঠিকভাবে সাজে।

মার্জের পরেও নামের গুরুত্ব থাকে। যেসব টুল প্রতিটি সোর্স ফাইলের জন্য বুকমার্ক বানায়, তারা সাধারণত ফাইলের নাম থেকেই বুকমার্কের লেবেল নেয়, ফলে scan0042.pdf এমন একটি বুকমার্ক হয়ে যায় যা কেউ বোঝে না। মার্জ করা PDF-এর সাইডবারে যে নাম দেখতে চান, প্রতিটি ফাইলকে সেই নাম দিন, আর মার্জ করা ফাইলকে এমন নাম দিন যা প্রাপক নাম না বদলেই ফাইল করতে পারেন: আপনার নাম, উদ্দেশ্য ও তারিখ প্রায় সব আবেদনেই চলে।

বড় ডেস্কটপ সিস্টেমগুলোর মধ্যে শুধু macOS-এ সত্যিকারের PDF মার্জার আছে। প্রতিটি Mac-এর ডিফল্ট PDF ভিউয়ার Preview সাইডবারে পেজের থাম্বনেইল দেখায়, আর Finder থেকে পুরো একটি PDF সেই সাইডবারে টেনে আনলে ছাড়ার জায়গায় তার পেজগুলো ঢুকে যায়। Edit > Insert > Page from File মেনুর মাধ্যমে একই কাজ করে। Preview যে ফাইল খুলেছেন তাতেই পরিবর্তন সেভ করে, তাই মূল ফাইল অক্ষত রাখতে চাইলে File > Export as PDF ব্যবহার করুন, অথবা শুরুর আগে প্রথম ফাইলের একটি কপি করে নিন।

Windows 10 ও 11-এ কোনো মার্জ কমান্ড নেই। সবচেয়ে কাছের বিল্ট-ইন কৌশল হলো Microsoft Print to PDF প্রিন্টার: File Explorer-এ কয়েকটি JPG বা PNG ছবি বাছুন, রাইট-ক্লিক করে Print বেছে নিন (Windows 11-এ Show more options-এর ভেতরে), তারপর ওই প্রিন্টার বেছে নিলে একটি একাধিক পেজের PDF পাবেন। এটি শুধু ছবির জন্য কাজ করে, বিদ্যমান PDF-এর জন্য নয়। Acrobat-এর Combine Files টুল সবকিছু মার্জ করে, তবে এর জন্য পেইড Acrobat Standard বা Pro প্ল্যান লাগে; বিনামূল্যের Acrobat Reader ফাইল একত্র করতে পারে না। Google Drive-এ PDF সংরক্ষণ ও প্রিভিউ করা যায়, কিন্তু সেখানেও মার্জের সুবিধা নেই।

কম্পিউটারে মার্জ টুল না থাকলে কিছু ইনস্টল না করেই ব্রাউজার কাজটি করে দেয়। PDF মার্জ টুল ২ থেকে ৫০টি PDF ফাইল নেয়, প্রতিটি সর্বোচ্চ 95 MB, এবং Windows-এর Chrome, Chromebook বা iPhone-এর Safari-তে (যেখানে Files অ্যাপ থেকে ফাইল বাছা যায়) একইভাবে কাজ করে। ফোনেই ব্রাউজার মার্জার সবচেয়ে কাজে লাগে, কারণ ডাউনলোড করা পেস্লিপ ও ছবি তোলা পরিচয়পত্রের মতো যেসব ফাইল দরকার, সেগুলো প্রায়ই ফোনের ডাউনলোডেই থাকে।

ক্রম ঠিক করার ধাপেই বেশির ভাগ ভুল হয়। মার্জের ক্রম ক্রম নির্ধারণ করে: আপলোডের ক্রম তালিকা অনুসরণ করে, যা টেনে সাজানো যায়; ফাইলের নাম স্বাভাবিক নিয়মে সাজায়, ফলে 2 নম্বর ফাইল 10-এর আগে আসে; পরিবর্তনের তারিখ প্রতিটি ফাইল শেষ কবে সেভ হয়েছে তা অনুসরণ করে। ওপরের নিয়মে ফাইলে নম্বর দিয়ে থাকলে ফাইলের নাম বেছে নেওয়াই সবচেয়ে নিরাপদ, কারণ তখন ফলাফল আপনি কোন ক্রমে ফাইল বেছেছিলেন তার ওপর নির্ভর করে না।

PDF মার্জার শুধু PDF ফাইল একসাথে করে, তাই অন্য সবকিছুকে আগে PDF বানাতে হবে। রসিদের ফোনের ছবি বা স্ক্যান করা আইডির জন্য ছবি থেকে PDF দিয়ে ছবিগুলোকে পেজে পরিণত করুন। এতে পৃষ্ঠার সাইজ ও মার্জিনও বেছে নেওয়া যায়, ফলে ছবি ক্যামেরার মূল ফ্রেমের মাপের পেজে বসে থাকে না। এখন যে কাগজ স্ক্যান করছেন, তার জন্য ডকুমেন্ট স্ক্যান করে PDF করার গাইডে রেজোলিউশন ও রঙের সেটিং আছে, যাতে পেজ পড়ার মতো থাকে অথচ ফাইল বিশাল না হয়।

Word ডকুমেন্টের ক্ষেত্রেও একই কথা। Word থেকে File > Save As > PDF দিয়ে এক্সপোর্ট করুন, অথবা Word ইনস্টল না থাকলে Word থেকে PDF ব্যবহার করুন। সব কিছু একটি Word ফাইলে পেস্ট না করে মার্জের আগে প্রতিটি ডকুমেন্ট আলাদাভাবে কনভার্ট করলে প্রতিটির নিজস্ব ফন্ট, হেডার ও পেজ নম্বর লেখকের সেট করা অনুযায়ীই থাকে, আর একাধিক ফাইলের স্টাইল এক ডকুমেন্টে সংঘর্ষ করে লেআউট নড়ে যাওয়ার সমস্যাও এড়ানো যায়।

মিশ্র উৎস মানে প্রায় সবসময়ই মিশ্র পেজ সাইজ। US Letter পেজ 8.5 × 11 in (216 × 279 mm), A4 পেজ 210 × 297 mm, আর ফোনের ছবি থেকে বানানো PDF যেকোনো আকারের হতে পারে। মার্জে ডিফল্টভাবে প্রতিটি পেজ নিজের সাইজেই থাকে, যা স্ক্রিনে এলোমেলো দেখায় এবং প্রিন্টে মার্জিন অদ্ভুত হয়। সব পেজ একরকম করতে পৃষ্ঠার সাইজ A4 বা Letter দিন এবং কনটেন্ট Scale to fit রাখুন। চওড়া স্প্রেডশিট এক্সপোর্টের মতো ল্যান্ডস্কেপ পেজ ল্যান্ডস্কেপই থাকে; কোনোটি কাত হয়ে এলে উৎস ফাইলেই ঘুরিয়ে নিন।

PDF স্পেসিফিকেশনে বুকমার্ককে ডকুমেন্ট আউটলাইন বলা হয়: ভিউয়ারের সাইডবারে ক্লিক করার মতো তালিকা। মার্জের সময় সবচেয়ে কাজের সেটআপ হলো প্রতিটি উৎস ফাইলের জন্য ফাইলের নামে একটি শীর্ষ-স্তরের বুকমার্ক, আর প্রতি ফাইলে একটি বুকমার্ক ঠিক সেটাই তৈরি করে। উৎস ফাইলে আগে থেকে থাকা বুকমার্ক, যেমন রিপোর্টের চ্যাপ্টার এন্ট্রি, সঙ্গে চলে আসে এবং নিজ নিজ পেজের সঙ্গেই যুক্ত থাকে। ডকুমেন্টের ভেতরে নিজের পেজের দিকে থাকা লিংকও কাজ করে, কারণ পেজগুলো একসাথেই সরে।

পূরণযোগ্য ফর্মে বেশি সতর্ক হতে হয়। PDF ফর্মের প্রতিটি ফিল্ডের একটি নাম থাকে, আর একটি PDF-এর ভেতরে একটি নাম একটি মানকেই বোঝায়। একই ট্যাক্স ফর্মের দুটি কপি বা একই প্রকাশকের দুটি ফর্ম মার্জ করলে একই নামের ফিল্ডগুলো যুক্ত হয়ে যায়: পেজ 1-এ নাম লিখলে পেজ 9-এর একই ঘরে তা বসে যায়। ফর্ম ফ্ল্যাটেন করুন পূরণ করা উত্তরগুলোকে সাধারণ পেজ কনটেন্টে পরিণত করে, ফলে সেগুলো আর বদলায় না বা সংঘর্ষ করে না। ফর্ম সম্পূর্ণ হলে ফ্ল্যাটেন করুন; প্রাপককে এখনও পূরণ করতে হলে ফ্ল্যাটেন করবেন না।

ডিজিটাল স্বাক্ষর মার্জের পরে টিকে না। সার্টিফিকেটভিত্তিক স্বাক্ষর স্বাক্ষরিত ফাইলের নির্দিষ্ট বাইটগুলোকে কভার করে, আর মার্জ একটি নতুন ফাইল লেখে, তাই পেজে স্বাক্ষরের ছবি দেখা গেলেও ভিউয়ার স্বাক্ষরকে অবৈধ বা অনুপস্থিত বলবে। হাতে আঁকা বা টাইপ করা স্বাক্ষর শুধু পেজ কনটেন্ট, তা অপরিবর্তিত থাকে। আর্কাইভের জন্য সম্পাদনাযোগ্য ফিল্ডবিহীন একটি ফ্ল্যাট কপি লাগলে সেটা ঠিক আছে; অপর পক্ষকে যা যাচাই করতে হবে, তার জন্য স্বাক্ষরিত PDF আলাদা সংযুক্তি হিসেবে পাঠান।

মার্জ করা PDF মোটামুটি অংশগুলোর যোগফলের সমান, উৎসগুলো ফন্ট শেয়ার করলে কখনও সামান্য কম। সহকর্মীকে ইমেইল করতে তা ঠিক আছে, কিন্তু আপলোড ফর্মের জন্য প্রায়ই বেশি, যেগুলোর অনেকে সংযুক্তি 2, 5 বা 10 MB-তে সীমিত রাখে। সাধারণত স্ক্যান করা পেজই কারণ: 300 DPI-তে একটি রঙিন স্ক্যান 50 পেজের টেক্সট ডকুমেন্টের চেয়েও বেশি জায়গা নিতে পারে। আগে মার্জ করুন, সাইজ দেখুন, সীমা ছাড়ালে তবেই ফলাফলটি PDF কম্প্রেস দিয়ে চালান, কারণ দশটির বদলে একটি সম্পূর্ণ ফাইল কম্প্রেস করা দ্রুত এবং কোয়ালিটিও একবারেই যাচাই করা যায়।

সীমার কাছাকাছি হলে আরও জোরে কম্প্রেস করার আগে অপ্রয়োজনীয় পেজ খুঁজুন। ফাঁকা পেজ সরান একপাশে ছাপা শিটের জন্য ডুপ্লেক্স স্ক্যানারের তৈরি ফাঁকা উল্টো পিঠ বাদ দেয়, যা স্ক্যান করা প্যাকেট থেকে কয়েকটি পেজ কমাতে পারে, আর মেটাডেটা মুছে দিন উৎস ফাইলের লেখক ও সফটওয়্যার ফিল্ড মুছে দেয়। দুটোর কোনোটিই বাকি পেজের চেহারা বদলায় না, তাই কিলোবাইটের বিনিময়ে ছবির কোয়ালিটি ছাড়ার আগে এগুলো চালু করা ভালো।

মার্জ একমুখী দরজা নয়। মার্জ করা PDF-এর পেজগুলো ঠিক সেই পেজই যা ঢুকিয়েছিলেন, তাই পরে পেজ রেঞ্জ ধরে ফাইলটি আবার খুলতে পারেন, যেমন পেজ 1 থেকে 4 একজনকে আর বাকিটা অন্যজনকে পাঠাতে, বা একটি পুরনো সার্টিফিকেট বদলাতে। PDF ফাইল কীভাবে ভাগ করবেন গাইডে রেঞ্জ, বুকমার্ক ও একক পেজ ধরে ভাগ করার নিয়ম আছে। মূল উৎস ফাইলগুলো মার্জ করা ফাইলের পাশে একটি ফোল্ডারে রাখাই একটি ডকুমেন্ট বদলে প্যাকেট আবার বানানোর সহজতম উপায়।

প্রশ্নটি যুক্তিসংগত, কারণ আবেদনের প্যাকেটে প্রায়ই আইডি, ব্যাংক স্টেটমেন্ট ও ঠিকানা থাকে। আসল বিষয় হলো মার্জের পরে ফাইলগুলোর কী হয়। UltKit-এ আপলোড HTTPS-এ যায়, মার্জ করা ফাইল প্রসেসিংয়ের পর 30 মিনিট ডাউনলোডের জন্য থাকে, তারপর উৎস ও ফলাফল দুটোই সার্ভার থেকে মুছে ফেলা হয়। কোনো অ্যাকাউন্ট নেই, তাই কিছুই প্রোফাইলের সঙ্গে যুক্ত হয় না, আর ফাইল আপনার ডাউনলোড তৈরি ছাড়া অন্য কাজে ব্যবহৃত হয় না।

যে ডকুমেন্ট কখনও আপনার কম্পিউটার ছাড়বে না, যেমন নিয়োগকর্তার নীতির আওতাভুক্ত মেডিকেল রেকর্ড, তার জন্য Mac-এ Preview বা কোনো ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করুন, আর অফিসে কিছু আপলোডের আগে প্রতিষ্ঠানের নিয়ম দেখে নিন। দৈনন্দিন প্যাকেটের জন্য যেকোনো অনলাইন টুলে দেখার দুটি বিষয় হলো অল্প সময়ের সংরক্ষণ আর সাইন-আপ ছাড়া ব্যবহার। মার্জ করা ফাইল পেলে ইমেইলের আগে ওপেন পাসওয়ার্ড যোগ করলে পাঠানোর পথেও সুরক্ষিত থাকে।