Slik deler du PDF etter sider, størrelse eller kapittel

De fleste trenger en PDF-deler fordi én fil gjør jobben til flere. En sensorkomité vil ha kapittel 3 for seg, en regnskapsfører vil ha hver kundes faktura som eget vedlegg, eller en arkmater har gjort en formiddags skanning til én fil på 80 sider med en leiekontrakt, to lønnsslipper og en bunke kvitteringer. I alle tilfellene er ingenting galt med sidene. Problemet er bare hvor ett dokument slutter og det neste begynner, og deling flytter disse skillene uten å røre innholdet.

Den fjerde oppgaven handler om størrelse, ikke struktur. Opplastingsskjemaer for jobbsøknader, forsikringskrav og opptak til universitet har ofte en grense på 2 MB, 5 MB eller 10 MB per fil, og Gmail tillater 25 MB per melding, vedlegg inkludert. En skanning på 40 sider med 300 DPI kan lett passere 20 MB. Å dele den i deler som hver passer, er ofte bedre enn å komprimere hele filen til liten skrift blir uskarp, fordi hver side beholder opprinnelig oppløsning.

Sideområder er den mest fleksible delingen, fordi du bestemmer nøyaktig hvor hvert snitt går. Vanlig syntaks er en kommadelt liste der en bindestrek forbinder første og siste side i et område, så 1-3, 7, 9-12 betyr side 1 til 3, side 7 alene og side 9 til 12. Noen verktøy gjør hvert område til en egen fil, her tre filer; andre samler alle de oppførte sidene i én PDF på 8 sider. Les feltetiketten først, for den samme teksten gir ulike resultater.

Én fil per side og hver N. side er de mekaniske valgene. De krever ingen planlegging, bare et sideantall, og passer for bunker der alle dokumentene er like lange. En skanning på 60 sider med skjemaer på to sider, delt hver 2. side, gir 30 filer, og hvis totalen ikke går opp, får den siste delen resten. Deling etter filstørrelse virker motsatt: verktøyet legger til sider i en del til neste side ville sprengt grensen, og starter så en ny del. Delene får dermed ulikt antall sider, men hver passer i opplastingsskjemaet.

Deling etter bokmerker bruker dokumentets disposisjon, det klikkbare innholdsregisteret de fleste visere viser i en sidefelt. PDF-standarden ISO 32000 kaller det disposisjon, og hvert oppslag på øverste nivå peker til en side. Et delingsverktøy kan starte en ny fil på hver av disse sidene og navngi den etter oppslaget, slik at en manual på 400 sider blir til kapitler uten at du teller sider. Skanninger og mange eksporterte rapporter har ingen disposisjon, og da er du tilbake til sideområder.

Du trenger kanskje ikke et eget verktøy for ett enkelt snitt. Alle skrivebordsoperativsystemer kan skrive ut et sideområde til en ny PDF, og macOS Forhåndsvisning kan også dra sider ut av et dokument. Haken er at utskrift tegner sidene på nytt: den nye filen mister vanligvis bokmerker, interne lenker og utfyllbare felt, og en skannet side kan bli komprimert på nytt. Det går fint for et utdrag på to sider du skal legge ved en e-post, mindre fint for en kontrakt med skjemafelt eller en manual der leserne er avhengige av disposisjonen.

Adobe Acrobat er unntaket blant installerte programmer, fordi delingskommandoen kopierer sider i stedet for å skrive dem ut. Den ligger i verktøyet Organiser sider og kan dele etter antall sider, etter filstørrelse og etter bokmerker på øverste nivå. Gratisversjonen Acrobat Reader kan åpne og skrive ut PDF-er, men ikke dele dem, så veien via Organiser sider krever et betalt Acrobat-abonnement. Fanene under viser de nøyaktige trinnene for hver løsning.

Et nettleserverktøy er den praktiske løsningen på en Chromebook, en jobb-PC der du ikke kan installere programmer, eller en telefon, og det gjør det utskriftsdialogen ikke kan: flere snitt i én omgang med dokumentstrukturen bevart. Med UltKit PDF-deler laster du opp én PDF på opptil 95 MB, velger en Delingsmetode og fyller ut det ene feltet som vises for den. Åpne først filen i en viser med miniatyrpanel og noter hvor hvert dokument starter; sidetallene du skriver er posisjoner i filen, talt fra 1, ikke tallene som er trykt i bunnteksten.

Metodenavnene tilsvarer de fem delingene over. Egendefinerte områder gjør hvert område i feltet Områder til en egen PDF, så 1-3, 7, 9-12 gir tre filer. Hent ut sider tar samme type liste og bygger én ny PDF av den. Hver side, Hver N. side, Maks størrelse per fil og Etter bokmerker (kapitler) dekker resten, der Sider per fil godtar 1 til 1 000 og Maks filstørrelse godtar 1 til 100 MB.

En tosidig skanner fanger begge sider av hvert ark, så en bunke på 20 ark blir en PDF på 40 sider der side 1 er forsiden av ark 1, side 2 baksiden, side 3 forsiden av ark 2 og så videre. Rekkefølgen har betydning når du deler. Hvis hvert ark er et eget dokument, som en bunke tosidige skjemaer, del hver 2. side, så blir hvert ark en egen fil med baksiden på. Hvis alle baksidene er blanke, vil du sannsynligvis ha bare oddetallssidene, som fjerner alle tomme baksider i ett trinn.

Å hente ut oddetallssider er en områdeoppgave. Med Hent ut sider bygger en liste som 1, 3, 5, 7 én PDF av forsidene, og alle oddetallssidene i en skanning på 100 sider ryker godt innenfor grensen på 300 tegn. Acrobats utskriftsdialog har en egen delmengdeinnstilling, Oddetalls- eller partallssider under Flere alternativer, som du kan kombinere med en PDF-skriver når dokumentet ikke har lenker eller felt som skal bevares. Partallssidene gir deg baksidene alene, nyttig når noen har skrevet notater på baksiden av et utskrevet skjema.

Ensidige skannere skaper et annet problem. Hvis du skannet alle forsidene, snudde bunken og skannet baksidene, inneholder filen forsidene etterfulgt av baksidene i omvendt rekkefølge. Deling løser ikke dette; forsider og baksider må flettes sammen, som er en sammenslåingsoppgave. Del filen i en forsidehalvdel og en baksidehalvdel, sett dem sammen igjen, og sjekk det siste arket, der omvendte bunker vanligvis går galt.

En deling som kopierer sider i stedet for å skrive dem ut, kan ta med dokumentstrukturen inn i hver del, men noe av den avhenger av sider delen ikke lenger inneholder. Et bokmerke som peker til side 45, hører hjemme i delen med side 45 og ingen andre steder. En lenke fra side 3 til side 60 har ingen mål når sidene ligger i ulike filer, så den er synlig, men gjør ingenting. Digitale signaturer er det strengeste tilfellet: en signatur dekker bytene i hele den signerte filen, så en del klippet fra en signert kontrakt blir ikke gyldig som signert.

Filnavn er det folk hopper over og angrer på. Deler som heter split_1.pdf til split_12.pdf tvinger mottakeren til å åpne hver for å se hva den er. Navngi deler etter sideområde når noen skal spore dem tilbake til originalen, etter delnummer når rekkefølgen betyr mer enn innholdet, og etter bokmerketittel når delene er kapitler. Listen under går gjennom hvert element og innstillingen som styrer det.

Deling kan reverseres helt så lenge du beholder delene. Fordi sidene kopieres uendret, gir en sammenslåing av delene i rekkefølge en fil med samme sider, samme tekst og samme bilder som originalen. Det som kan avvike, er disposisjonen, siden hver del bare bar bokmerkene for sine egne sider. Hvis du delte en opplasting med grense på 2 MB i fire deler, kan mottakerkontoret slå sammen PDF-delene til én fil uten tap, og guiden vår om hvordan slå sammen PDF-filer tar for seg rekkefølge og bokmerker i detalj.

Behold originalen til du har åpnet alle delene. Den er den eneste kopien som fortsatt har hele disposisjonen, lenker på tvers av deler og eventuell digital signatur, og det er mye enklere å dele på nytt fra originalen enn å bygge den opp igjen av tolv biter. Hvis en del fortsatt er for stor for portalen etter delingen, kan du komprimere PDF-en for akkurat den delen i stedet for hele dokumentet, så de andre delene beholder opprinnelig bildekvalitet.

Delingsjobber gjelder ofte akkurat de filene du minst vil lekke: kontoutskrifter, journaler og kontrakter. På UltKit slettes filer 30 minutter etter behandling, du trenger ingen konto, og ingenting installeres. For dokumenter du ikke kan dele med noen tredjepart, bruk Forhåndsvisning eller Acrobat lokalt og godta begrensningene beskrevet over.

De fleste mislykkede delinger skyldes fire ting: et passord på filen, sidetall som ikke stemmer med filens eget antall, blanke sider fra skanneren, eller en side som er større enn størrelsen du ba om. Hver har en direkte løsning, og ingen krever at du skanner på nytt.