Slik passordbeskytter du en PDF: passord, tillatelser, AES

PDF-formatet definerer to passord, og mesteparten av forvirringen kommer av at de behandles som ett. Passordet for å åpne filen, som spesifikasjonen kaller brukerpassordet, er det som betyr noe for personvernet. Når det er satt, er hver side, bilde, skjemafelt og vedlegg kryptert, og bytene i filen er bare støy til noen skriver det inn. Hvis filen videresendes til feil person, eller en bærbar PC blir stjålet, avsløres ingenting så lenge passordet holdes hemmelig.

Passordet for tillatelser, kalt eierpassordet, fungerer annerledes. Det lar forfatteren slå av utskrift, kopiering av tekst, utfylling av skjemaer, kommentarer eller redigering av sider. Dokumentet åpnes fortsatt uten noen forespørsel, så leseren kan se hvert ord. Begrensningene er flagg lagret i filen, og det er opp til visningsprogrammet å respektere dem. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox og Preview gjør det, og gråer ut de aktuelle menyvalgene. Et program eller bibliotek som velger å ignorere flaggene, kan skrive ut og kopiere likevel, fordi innholdet aldri var skjult for det.

I praksis gir det tre kombinasjoner. Bruk bare passord for å åpne for alt som er privat: lønnsslipper, skattemeldinger, legebrev, kontrakter under forhandling. Bruk bare passord for tillatelser for dokumenter som skal være offentlige, men som det er upraktisk å endre, for eksempel en signert prisliste. Bruk begge når bare navngitte personer skal kunne lese filen og ikke skal kunne redigere den, og lag to ulike passord, ellers kan alle som kan åpne filen også fjerne begrensningene.

PDF-kryptering er revidert flere ganger siden den første versjonen i 1994, og eldre metoder kan fortsatt leses av hensyn til kompatibilitet. Den 40-bits RC4-nøkkelen i PDF 1.1 kan knekkes med brute force på en vanlig datamaskin, og 128-bits RC4 fra PDF 1.4 bruker en chiffer som ikke lenger regnes som trygg. AES-128 kom med PDF 1.6 og Acrobat 7. AES-256 kom med Acrobat 9, og Acrobat X erstattet Adobes første 256-bits-ordning med en sterkere passordkontroll, som er versjonen ISO 32000-2, PDF 2.0-standarden, beholder samtidig som den avvikler RC4.

For nesten alle er valget enkelt: AES-256. Alle gjeldende lesere på Windows, macOS, iOS, Android og i de store nettleserne åpner den. Gå bare ned til AES-128 når en bestemt mottaker bruker programvare som er for gammel for 256-bits filer, for eksempel et dokumentsystem som ikke er oppdatert på femten år. I Acrobat tar menyen Compatibility valget for deg: Acrobat X og nyere betyr AES-256, Acrobat 7 og nyere betyr AES-128, og alt eldre betyr RC4.

Du har kanskje allerede programvare som kan kryptere en PDF. Betalte Acrobat Standard og Pro har de mest komplette kontrollene, blant annet egne passord for å åpne og for tillatelser og kompatibilitetsmenyen beskrevet ovenfor. macOS Preview kan legge til begge passordene i eksportdialogen; på nyere macOS-versjoner ligger valget bak en knapp for Tillatelser, på eldre er det en enkel avmerkingsboks for Krypter. Word for Windows kan kryptere en PDF mens den opprettes, men bare med et passord for å åpne på 6 til 32 tegn og uten innstillinger for tillatelser.

To vanlige verktøy har ingen passordfunksjon i det hele tatt. Microsoft Print to PDF, den virtuelle skriveren som er innebygd i Windows 10 og 11, skriver en ubeskyttet fil uten sikkerhetsvalg, og Chromes mål Lagre som PDF i utskriftsdialogen er likedan. Kommer PDF-en din fra en av dem, krypter den i et ekstra trinn. Uansett hva du bruker, åpne resultatet én gang og kontroller at det ber om passord; i Acrobat Reader viser Fil > Egenskaper > Sikkerhet metoden og tillatelsene.

På en Chromebook, en jobb-PC uten Acrobat eller en telefon gjør et nettleserverktøy den samme jobben. Passordbeskytt PDF-en ved å laste opp én fil på opptil 95 MB; UltKit krypterer den med AES-256 som standard og sletter både opplastingen og resultatet 30 minutter etter behandlingen. Det er ingenting å installere og ingen konto å opprette, noe som er viktig på en låst kontor-PC.

Gjør eventuelle andre endringer først. En kryptert PDF kan ikke komprimeres på nytt eller slås sammen uten passordet, så hvis filen er for stor for grensen i e-post, komprimer PDF-en før du beskytter den. Hvis den inneholder utfylte skjemasvar som ikke må endres, flat den ut først også. Kryptering legger bare til en liten sikkerhetsordbok, så den beskyttede kopien er omtrent like stor som originalen.

Den vanligste feilen er å sende passordet i samme e-post som vedlegget, eller i en ny e-post et minutt senere. Alle som kan lese den postboksen, også noen som videresender tråden, har da begge halvdelene. Bruk en annen kanal: send filen på e-post og passordet på SMS, les det opp i en samtale, eller avtal det ansikt til ansikt. Ved gjentatt utveksling, for eksempel månedlige kontoutskrifter til samme kunde, avtal en passordregel én gang og skriv den aldri i meldingen.

Velg et passord mottakeren kan skrive uten feil. En passfrase på fire eller fem urelaterte ord er lettere å diktere over telefon enn en rekke symboler, og vanskeligere å gjette enn et navn eller en fødselsdato. Unngå opplysninger som mottakerens kolleger kan slå opp, og ikke gjenbruk ditt eget e-post- eller nettbankpassord, siden du er i ferd med å dele det med noen andre.

Regulerte dokumenter hever innsatsen. HR-filer, journaler og juridiske dokumenter omfattes ofte av regler som HIPAA i USA, som nevner kryptering som et sikringstiltak for helsedata, eller artikkel 32 i GDPR, som nevner kryptering som eksempel på egnet sikkerhet. Et AES-256-passord for å åpne på et e-postvedlegg er en fornuftig del av dette, men ikke det hele: organisasjonen din kan kreve en sikker portal, logging av hvem som har mottatt hva, eller en oppbevaringsplan. Sjekk retningslinjene dine før du i det hele tatt velger e-post.

Kryptering beskytter filen i hvile og under overføring. Når riktig person har åpnet den, er innholdet på skjermen deres, og ingenting i PDF-formatet kan stoppe et skjermbilde, et mobilbilde av skjermen eller tekstgjenkjenning på noen av dem. Utskriftsbegrensninger holder ikke mot et program som ignorerer dem, og hvis utskrift er tillatt, kan utskrift til en virtuell PDF-skriver gi en ubeskyttet kopi. Se på begrensninger som en høflighet overfor ærlige lesere, ikke som et forsvar.

Noen detaljer er også synlige uten passordet. Filnavnet krypteres aldri, så Smith_HIV_results.pdf avslører det en kryptert fil skjuler; gi sensitive filer nøytrale navn. Med Krypter metadata slått av kan tittel, forfatter og nøkkelord leses av alle. E-postens emnefelt, avsender og mottaker, vedleggets størrelse og datoen er synlige for hver e-postserver underveis, og et ZIP-arkiv med AES-kryptering skjuler bare filnavn hvis formatet støtter kryptering av dem.

Når du kjenner passordet, er det rutine å fjerne det. En kontoutskrift du åpner hver uke, eller et dokument du selv har kryptert og nå må redigere, kan låses opp med passordet du kjenner: skriv det inn i Nåværende passord, trykk Lås opp og oppbevar den ubeskyttede kopien et privat sted. For å bytte passord låser du opp filen og beskytter den på nytt med det nye. Fjern bare begrensninger opphever utskrifts- og kopieringsbegrensninger og beholder passordet for å åpne.

Et glemt passord for å åpne er en annen sak, og det ærlige svaret er kort. En PDF kryptert med AES-256 og et sterkt passord kan ikke gjenopprettes av noen, heller ikke Adobe, fordi det ikke finnes noen hovednøkkel eller bakdør. Programmer for passordgjenoppretting fungerer bare ved å gjette, noe som lykkes mot svake passord og gamle RC4-filer og mislykkes mot en lang passfrase. Be avsenderen om passordet eller en ny kopi, se etter passordregelen i e-posten som leverte filen, og behold dine egne originaler ukrypterte på et trygt sted.

Gå gjennom denne listen én gang per dokument. Det tar et minutt og dekker feilene som oftest ødelegger et ellers sterkt oppsett, fra et avslørende filnavn til et passord i samme innboks som vedlegget.