Slå sammen PDF på Mac, Windows og i nettleseren

Den vanligste grunnen til å slå sammen PDF-er er et opplastingsfelt som bare tar én fil. Jobbportaler har ofte én plass til «CV og søknadsbrev», visum- og universitetssøknader krever all dokumentasjon som én PDF, og regnskapssystemer vil ha refusjonsskjemaet og alle kvitteringer samlet. Hvis du legger ved fem filer der det forventes én, kan saksbehandleren åpne bare den første, eller skjemaet kan stille og rolig beholde bare den siste opplastingen. En samlet fil fjerner den risikoen, og du bestemmer hva leseren ser først.

Den andre grunnen er hensynet til leseren. En regnskapsfører som får tolv månedsfakturaer som tolv vedlegg, må åpne, skrive ut og arkivere hver for seg. De samme fakturaene sammenslått i datorekkefølge er ett dokument å bla i og én utskriftsjobb. Det samme gjelder kapitler som er skannet ett om gangen fra en bok, de separate PDF-ene en skanneapp lager for hver økt, eller en portefølje satt sammen av prosjektark eksportert fra ulike programmer.

Sammenslåing er også en måte å arkivere på. En ferdig prosjektmappe med signert kontrakt, tre endringsordrer og sluttfaktura er lettere å finne år senere som én PDF oppkalt etter kunde og dato. De eneste tilfellene der du bør beholde filene adskilt, er dokumenter som må kunne verifiseres hver for seg, som digitalt signerte kontrakter, og filer som ulike personer skal motta hver for seg. Begge kommer opp igjen lenger ned.

Alle sammenslåingsverktøy, også Preview og Acrobat, setter sidene i den rekkefølgen filene gis, så ti sekunders planlegging sparer deg for en ny sammenslåing. Skriv ned ønsket rekkefølge hvis pakken er lang: for eksempel søknadsbrev, CV, så vitnemål med det nyeste først, eller fakturaer fra eldst til nyest. Gi deretter filene nye navn slik at selve navnet bærer rekkefølgen. Et tosifret tall først, som 01-soknadsbrev.pdf, 02-cv.pdf og 03-vitnemal.pdf, sorteres riktig i Finder, Filutforsker og nesten alle opplastingsvinduer.

Navnene har også betydning etter sammenslåingen. Verktøy som lager et bokmerke for hver kildefil, henter vanligvis bokmerketeksten fra filnavnet, så scan0042.pdf blir et bokmerke ingen forstår. Gi hver fil det navnet du vil se i sidepanelet i den sammenslåtte PDF-en, og gi selve den sammenslåtte filen et navn mottakeren kan arkivere uten å endre: navnet ditt, formålet og en dato fungerer for nesten alle søknader.

Av de store skrivebordssystemene har bare macOS en ekte PDF-sammenslåer. Preview, standard PDF-leser på alle Mac-er, viser miniatyrbilder av sidene i et sidepanel, og du kan dra en hel PDF fra Finder inn i panelet for å sette inn sidene der du slipper den. Rediger > Sett inn > Side fra fil gjør det samme via menyen. Preview lagrer endringer i filen du åpnet, så bruk Fil > Eksporter som PDF, eller dupliser den første filen før du begynner, hvis du vil beholde originalen urørt.

Windows 10 og 11 har ingen kommando for sammenslåing. Det nærmeste innebygde knepet er skriveren Microsoft Print to PDF: velg flere JPG- eller PNG-bilder i Filutforsker, høyreklikk og velg Skriv ut (under Vis flere alternativer i Windows 11), og velg den skriveren for å få én PDF med flere sider. Det fungerer bare for bilder, ikke for eksisterende PDF-er. Acrobats verktøy Combine Files slår sammen alt, men krever et betalt Acrobat Standard- eller Pro-abonnement. Gratisversjonen Acrobat Reader kan ikke kombinere filer. Google Drive kan lagre og forhåndsvise PDF-er, men har heller ingen sammenslåingsfunksjon.

Når datamaskinen ikke har noe verktøy for sammenslåing, klarer nettleseren jobben uten at du installerer noe. Verktøyet for å slå sammen PDF tar 2 til 50 PDF-filer på opptil 95 MB hver, og fungerer likt i Chrome på Windows, på en Chromebook eller i Safari på en iPhone, der du velger filer fra Filer-appen. Mobilen er der en sammenslåer i nettleseren er mest nyttig, fordi filene du trenger, som en nedlastet lønnsslipp og et fotografert ID-kort, ofte allerede ligger i nedlastingene på telefonen.

Rekkefølgen er der de fleste feilene skjer. Slå sammen i avgjør sekvensen: Opplastingsrekkefølge følger listen, som du kan omorganisere ved å dra. Filnavn sorterer naturlig, så fil 2 kommer før fil 10. Endringsdato følger når hver fil sist ble lagret. Hvis du har nummerert filene som beskrevet ovenfor, er Filnavn det tryggeste valget, fordi resultatet ikke lenger avhenger av hvilken rekkefølge du tilfeldigvis valgte dem i.

En PDF-sammenslåer kombinerer PDF-er, så alt annet må bli PDF først. For mobilbilder av kvitteringer eller et skannet ID-kort gjør du bildene om til sider med bilde til PDF, som også lar deg velge sidestørrelse og marger, slik at bildet ikke havner på en side på størrelse med kameraets opprinnelige bilderamme. For papir du skanner nå, tar guiden om å skanne dokumenter til PDF for seg oppløsning og fargeinnstillinger som holder sidene lesbare uten at de blir enorme.

Word-dokumenter krever samme behandling. Eksporter fra Word med Fil > Lagre som > PDF, eller bruk Word til PDF når du ikke har Word installert. Hvis du konverterer hvert dokument for seg før sammenslåing, i stedet for å lime alt inn i én Word-fil, beholder hvert dokument sine egne skrifter, topptekster og sidenummerering akkurat slik forfatterne satte dem, og du unngår layoutforskyvninger som oppstår når stiler fra flere filer kolliderer i ett dokument.

Ulike kilder betyr nesten alltid ulike sidestørrelser. En US Letter-side er 8,5 × 11 tommer (216 × 279 mm), en A4-side er 210 × 297 mm, og et mobilbilde gjort om til PDF kan ha hvilken som helst form. Sammenslåing beholder hver side i sin egen størrelse som standard, noe som ser rotete ut på skjermen og gir rare marger på utskrift. Sett Sidestørrelse til A4 eller Letter og Innhold til Skaler til å passe for å gjøre alle sider like. Liggende sider, som en bred regnearkeksport, forblir liggende. Roter dem i kildefilen hvis de kommer på siden.

Bokmerker er det PDF-spesifikasjonen kaller dokumentoversikten: den klikkbare listen i leserens sidepanel. Ved sammenslåing er det mest nyttige oppsettet ett bokmerke på øverste nivå per kildefil, merket med filnavnet, og det er det Bokmerke per fil lager. Bokmerker som allerede finnes i en kildefil, som kapitteloppføringer i en rapport, tas med og forblir knyttet til sidene sine. Lenker i et dokument som peker til dokumentets egne sider, fungerer fortsatt, fordi sidene flyttes sammen.

Utfyllbare skjemaer krever mer forsiktighet. Hvert felt i et PDF-skjema har et navn, og i én PDF viser et navn til én verdi. Slår du sammen to kopier av samme skattemelding, eller to skjemaer fra samme utgiver, blir felt med identiske navn koblet: skriver du et navn på side 1, fylles samme felt på side 9. Flat ut skjemaer gjør utfylte svar om til vanlig sideinnhold, så de ikke lenger kan endres eller kollidere. Flat ut når skjemaet er ferdig, og la det være når mottakeren fortsatt skal fylle det ut.

Digitale signaturer overlever ikke en sammenslåing. En sertifikatbasert signatur dekker de nøyaktige bytene i den signerte filen, og sammenslåing skriver en ny fil, så lesere vil melde signaturen som ugyldig eller manglende selv om signaturbildet fortsatt vises på siden. En tegnet eller skrevet signatur er bare sideinnhold og kommer uendret gjennom. Trenger du én flat kopi uten redigerbare felt til et arkiv, går det fint. For alt den andre parten må verifisere, send den signerte PDF-en som eget vedlegg.

En sammenslått PDF er omtrent summen av delene, av og til litt mindre når kildene deler skrifter. Det er greit for en e-post til en kollega, men ofte for mye for opplastingsskjemaer, mange av dem har grense på 2, 5 eller 10 MB. Skannede sider er den vanlige årsaken: én fargeskanning med 300 DPI kan ta mer plass enn et tekstdokument på 50 sider. Slå sammen først, sjekk størrelsen, og kjør først da resultatet gjennom komprimer PDF hvis det er over grensen, fordi det er raskere å komprimere én ferdig fil enn ti, og du vurderer kvaliteten bare én gang.

Er du nær en grense, se etter sider du ikke trenger før du komprimerer hardere. Fjern tomme sider fjerner de tomme baksidene som tosidige skannere lager av énsidige ark, noe som kan spare flere sider i en skannet pakke, og Fjern metadata tømmer forfatter- og programfelt fra kildefilene. Ingen av delene endrer hvordan de gjenværende sidene ser ut, så det er verdt å slå dem på før du bytter bildekvalitet mot kilobyte.

Sammenslåing er ikke en enveisdør. Sidene i en sammenslått PDF er de samme sidene som gikk inn, så du kan dele filen opp igjen senere etter sideområde, for eksempel for å sende side 1 til 4 til én person og resten til en annen, eller for å bytte ut ett utdatert sertifikat. Følgeguiden om hvordan du deler PDF-filer tar for seg deling etter område, etter bokmerke og til enkeltsider. Å beholde de opprinnelige kildefilene i en mappe ved siden av den sammenslåtte er fortsatt den enkleste måten å bygge pakken på nytt med ett dokument byttet ut.

Spørsmålet er rimelig, siden søknadspakker ofte inneholder ID-er, kontoutskrifter og adresser. Det som teller, er hva som skjer med filene etter sammenslåingen. På UltKit sendes opplastinger over HTTPS, den sammenslåtte filen er tilgjengelig for nedlasting i 30 minutter etter behandlingen, og deretter slettes både kildene og resultatet fra serveren. Det finnes ingen konto, så ingenting knyttes til en profil, og filene brukes ikke til noe annet enn å lage nedlastingen din.

For dokumenter som aldri bør forlate datamaskinen, som journaler dekket av en arbeidsgiverpolicy, bruk Preview på en Mac eller et skrivebordsprogram i stedet, og sjekk organisasjonens regler før du laster opp noe på jobb. For vanlige pakker er kort lagringstid og ingen registrering de to tingene du bør se etter i ethvert nettverktøy. Når du har den sammenslåtte filen, beskytter et åpningspassord du legger på før du sender den på e-post, den også under overføringen.