Excel naar Word: adreslijsten voor mail merge en tabellen

Q: Blijven samengevoegde cellen en kleuren behouden?

Als **Opmaak** op Alles behouden staat, worden samengevoegde koptekstcellen, vulkleuren, randen en vetgedrukte tekst overgenomen in de Word-tabel. Voorwaardelijke opmaak wordt overgenomen als de kleuren die op het moment van converteren zichtbaar waren, niet als regel.

Een spreadsheet komt op twee manieren in Word terecht: als gegevensbron achter een mail merge, of als kant-en-klare tabel in een rapport. Op deze pagina zet u de werkmap om in een .docx-tabel en leest u wanneer u beter niet converteert, maar direct samenvoegt.

of sleep PDF, DOC, DOCX …-bestanden hierheen ·

Max. 95 MB per bestand· Tot 20 bestanden· Verwijderd na 30 minuten

Uitvoer

Converteren naar

Opmaak

Bestanden worden op onze servers verwerkt en na 30 minuten verwijderd.

Zo gebruikt u deze tool

1
Upload de werkmap
Sleep een of meer .xlsx-, .xls- of .ods-bestanden naar het uploadvak. Elk bestand mag maximaal 95 MB groot zijn en u kunt er 20 tegelijk in de wachtrij zetten.
2
Kies de werkbladen
Deze pagina converteert alleen het eerste werkblad, waar de meeste adres- en contactlijsten staan. Zet Werkbladen van de spreadsheet op Alle werkbladen als u per werkblad een eigen sectie wilt.
3
Converteer en open in Word
Klik op Converteren naar DOCX. De rijen komen terecht in een bewerkbare Word-tabel, met behoud van kolombreedtes, vetgedrukte kopteksten en celschaduw.

Antwoord

Hoe krijg ik Excel-gegevens in Word?

Voor brieven, enveloppen of etiketten houdt u het .xlsx-bestand en start u in Word via het tabblad Verzendlijsten het samenvoegen. Voor een tabel die u in een document gaat bewerken, uploadt u de werkmap hier en klikt u op Converteren naar DOCX.

Mail merge van Excel naar Word, stap voor stap

Afdrukken samenvoegen is veel ouder dan het .xlsx-formaat; tekstverwerkers boden het al begin jaren tachtig aan. In Word staat de huidige werkwijze op het tabblad Verzendlijsten, dat met Office 2007 werd geïntroduceerd, dezelfde versie die van XLSX en DOCX de standaard maakte. Het idee is simpel: één rij in Excel is één brief, envelop of etiket in Word.

Bereid eerst het werkblad voor. Rij 1 moet kolomnamen bevatten zoals Voornaam, Straat en Plaats, zonder lege rijen erboven en zonder samengevoegde cellen in de kopregel. Kies in Word daarna Afdrukken samenvoegen starten, selecteer Brieven of Etiketten, open met Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken de werkmap en kies het werkblad. Plaats velden met Samenvoegveld invoegen, controleer enkele records met Voorbeeld van resultaten en rond af met Voltooien en samenvoegen om af te drukken of per rij een document te maken.

Gaat de lijst naar een telefoon of e-mailprogramma in plaats van naar papier, dan is samenvoegen het verkeerde hulpmiddel. Excel naar VCF maakt van dezelfde rijen contactkaarten die telefoons rechtstreeks importeren.

Mail merge of een geconverteerde Word-tabel: wat u nodig hebt

Afdrukken samenvoegen

Excel blijft de gegevensbron

Word leest de werkmap en herhaalt uw sjabloon voor elke rij.

Resultaat is een reeks brieven, enveloppen of etiketten
Pas de lijst aan in Excel en voeg opnieuw samen
Vereist Word voor Windows of Mac

Converteren

Het werkblad wordt een tabel

De rijen worden eenmalig als gewone Word-tabel naar een .docx gekopieerd.

Resultaat is één document
Bewerk cellen direct in Word, Google Docs of LibreOffice
Geen koppeling meer met de werkmap

Waarom een groot blad niet in één Word-tabel past

rijen per Excel-werkblad sinds Excel 2007: 1.048.576
kolommen per Excel-werkblad (A tot XFD): 16.384
kolommen toegestaan in één Word-tabel: 63

XLSX

Microsoft Excel-werkmap

XLSX is sinds Office 2007 het standaard werkmapformaat van Microsoft Excel, gebaseerd op de Office Open XML-standaard. Het slaat meerdere bladen, formules, opmaak, grafieken, draaitabellen en gegevensvalidatie op in een ZIP-pakket met XML. Het ondersteunt meer dan een miljoen rijen per blad en is het standaard uitwisselingsformaat voor zakelijke spreadsheets. Google Spreadsheets, LibreOffice en Numbers openen XLSX, al worden macro's en geavanceerde functies mogelijk niet overgenomen.

Compressie: –
Transparantie: –
Animatie: –
Geïntroduceerd: 2007 · Microsoft

XLSX-converter

DOCX

Microsoft Word-document

DOCX is sinds Office 2007 het standaardformaat van Microsoft Word, gebaseerd op de standaard Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500). Het is een ZIP-pakket met XML-bestanden met tekst, stijlen, afbeeldingen, tabellen, opmerkingen en bijgehouden wijzigingen. Het is het meest gebruikte formaat voor bewerkbare documenten op kantoor, op school en bij sollicitaties. De opmaak kan licht verschuiven tussen Word, Google Docs, LibreOffice en Pages, vooral bij complexe opmaak. De meeste tekstverwerkers openen DOCX-bestanden.

Compressie: –
Transparantie: –
Animatie: –
Geïntroduceerd: 2007 · Microsoft

DOCX-converter

Excel-bestanden gaan naar Word wanneer rijen met gegevens leesbaar moeten worden: een tabel in een rapport, een brief per rij via afdrukken samenvoegen, of etiketten die vanuit een adreslijst worden afgedrukt.

Maak het blad kleiner vóór het converteren

Een werkmap met duizenden rijen wordt een Word-tabel van honderden pagina's die traag scrolt en afdrukt. Filter op de rijen die u nodig hebt, kopieer ze naar een nieuw werkblad en converteer dat, of lever de volledige gegevens aan als Excel naar HTML voor een pagina die in de browser scrolt.

Vragen over Excel naar Word

Moet ik Excel naar Word converteren voor een mail merge?

Nee. Word leest het .xlsx-bestand rechtstreeks als ontvangerslijst via Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken. Converteer alleen als u de tabel zelf in het document wilt hebben, bijvoorbeeld een prijslijst in een offerte.

Waarom zien percentages en datums er verkeerd uit in mijn samengevoegde brieven?

Afdrukken samenvoegen gebruikt de opgeslagen waarde, niet wat de cel toont. Daardoor komt 25% binnen als 0,25 en kan een datum in Amerikaanse volgorde verschijnen. Zet die kolommen in Excel op Tekst voordat u samenvoegt, of voeg een beeldschakelaar zoals \# "0%" toe aan het samenvoegveld.

Wat gebeurt er met formules als het blad een Word-tabel wordt?

Word-tabellen hebben geen werkende formules die aan cellen gekoppeld zijn. Elke formule wordt daarom vervangen door de waarde die Excel het laatst heeft berekend. Herbereken de werkmap en sla die op als u invoer hebt gewijzigd.

Mijn blad heeft 80 kolommen. Past dat?

Een Word-tabel kan maximaal 63 kolommen hebben en zelfs 15 kolommen zijn op een staande pagina moeilijk leesbaar. Verberg of verwijder in Excel de kolommen die u niet nodig hebt, of converteer met Excel naar PDF als u alleen een afdrukbare kopie wilt.

Kan ik adresetiketten maken van een Excel-lijst?

Ja, maar dat is een taak voor afdrukken samenvoegen en geen conversie. Kies in Word Verzendlijsten > Afdrukken samenvoegen starten > Etiketten, selecteer de etikettenleverancier en het productnummer dat op het vel staat en koppel daarna uw werkmap.

Blijven samengevoegde cellen en kleuren behouden?

Als Opmaak op Alles behouden staat, worden samengevoegde koptekstcellen, vulkleuren, randen en vetgedrukte tekst overgenomen in de Word-tabel. Voorwaardelijke opmaak wordt overgenomen als de kleuren die op het moment van converteren zichtbaar waren, niet als regel.