PDF σε PDF/A

Ένα συνηθισμένο PDF μπορεί να εξαρτάται από το περιβάλλον του. Μπορεί να χρησιμοποιεί γραμματοσειρά εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας αλλά όχι ενσωματωμένη, να παραπέμπει σε εικόνα σε διακομιστή, να εκτελεί script κατά το άνοιγμα ή να βασίζεται στο πρόγραμμα προβολής για τα χρώματα. Οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να κάνει ένα έγγραφο να φαίνεται διαφορετικό ή να μην ανοίγει καθόλου, χρόνια αργότερα, σε άλλο λογισμικό. Το PDF/A απαγορεύει αυτές τις εξαρτήσεις, ώστε το αρχείο να περιέχει ό,τι χρειάζεται για να αποδοθεί ακριβώς.

Γι' αυτό η μορφή εμφανίζεται παντού όπου τα αρχεία πρέπει να παραμένουν αναγνώσιμα για δεκαετίες. Τα εθνικά αρχεία δέχονται ή προτιμούν το PDF/A για τη μεταφορά μόνιμων ηλεκτρονικών εγγράφων, πολλά δικαστήρια και κτηματολόγια το ζητούν στην ηλεκτρονική κατάθεση, και οι μορφές ηλεκτρονικού τιμολογίου ZUGFeRD (Γερμανία) και Factur-X (Γαλλία) βασίζονται στο PDF/A-3, που μεταφέρει το μηχανικά αναγνώσιμο τιμολόγιο XML μέσα σε ένα αναγνώσιμο PDF.

Η μορφή ελέγχεται, δεν απλώς δηλώνεται. Το ανοιχτού κώδικα εργαλείο επικύρωσης veraPDF, με την υποστήριξη του PDF Association, ελέγχει τα αρχεία με βάση κάθε μέρος του ISO 19005, και τα αρχεία συνήθως το εκτελούν, ή παρόμοιο εργαλείο, σε κάθε ανέβασμα. Αν μετατρέπετε από Word ή εικόνες, δημιουργήστε πρώτα το PDF με μετατροπή σε PDF ή την εφαρμογή γραφείου σας και μετά μετατρέψτε το εδώ.