Μετατροπή σε PDF/A για κατάθεση και αρχειοθέτηση
Όταν ένα δικαστήριο, μια αρχειακή υπηρεσία ή μια μεταπτυχιακή σχολή ζητά «μόνο PDF/A», αυτός ο μετατροπέας δημιουργεί ακριβώς το αρχείο που εννοούν, κάνει παράλληλα τις σαρωμένες σελίδες αναζητήσιμες και σας βοηθά να επιλέξετε το επίπεδο που ορίζουν οι κανόνες τους.
PDF σε PDF/A
ή σύρετε Αρχεία PDF εδώ ·
Έως 95 MB ανά αρχείο· Έως 20 αρχεία· Διαγραφή μετά από 30 λεπτά
Τα αρχεία επεξεργάζονται στους διακομιστές μας και διαγράφονται μετά από 30 λεπτά.
Η γλώσσα που είναι τυπωμένη στις σαρωμένες σελίδες.
Το PDF/A ενσωματώνει ένα προφίλ εξόδου. Το sRGB ταιριάζει σε έγγραφα που προβάλλονται σε οθόνη· το FOGRA39 ή το SWOP σε αρχεία που στέλνονται σε εκτυπωτικό στην Ευρώπη ή στις ΗΠΑ.
Το PDF/A-3 επιτρέπει συνημμένα, όπως το τμήμα XML ενός τιμολογίου ZUGFeRD ή Factur-X.
Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο
- 1
Συγκεντρώστε τα τελικά αρχεία
Ανεβάστε έως 20 ολοκληρωμένα PDF, έως 95 MB το καθένα, όπως μια εισήγηση με τα συνημμένα της. Ξεκλειδώστε πρώτα κάθε αρχείο που προστατεύεται με κωδικό.
- 2
Επιλέξτε το επίπεδο που ορίζουν οι κανόνες
Αυτή η σελίδα χρησιμοποιεί PDF/A-2b με ενεργή την επιλογή Δυνατότητα αναζήτησης στις σαρώσεις. Αλλάξτε το Μετατροπή σε σε 1b αν το ζητούν οι κανόνες και ορίστε τη Γλώσσα σάρωσης για σαρώσεις που δεν είναι στα αγγλικά.
- 3
Μετατρέψτε και μην το αλλάξετε ξανά
Πατήστε Μετατροπή σε PDF/A-2b, κάντε λήψη και ανεβάστε το αρχείο ακριβώς όπως είναι. Αν το αποθηκεύσετε ξανά σε άλλον επεξεργαστή, μπορεί να χαθεί η συμμόρφωση.
Ποιοι απαιτούν μετατροπή σε PDF/A και γιατί
Ο ISO δημοσίευσε το PDF/A το 2005 ως ISO 19005-1, με γνώμονα αρχειονόμους και δικαστήρια: ένας οργανισμός που πρέπει να φυλάξει μια κατάθεση για δεκαετίες δεν μπορεί να εξαρτάται από την εγκατάσταση μιας γραμματοσειράς ή από ένα script που θα συμπεριφέρεται το ίδιο σε κάποιο μελλοντικό πρόγραμμα προβολής. Οι απαιτήσεις εμφανίζονται σε κανόνες μεταφοράς αρχείων, κανόνες ηλεκτρονικής κατάθεσης στα δικαστήρια και οδηγούς κατάθεσης διατριβών, με ελαφρώς διαφορετική διατύπωση. Οι κανόνες αλλάζουν και πολλοί ορίζονται τοπικά, γι' αυτό ελέγξτε το ισχύον κείμενο.
| Οργανισμός | Απαίτηση | Πηγή |
|---|---|---|
| Εθνικά Αρχεία των ΗΠΑ (NARA) | Περιλαμβάνει το PDF/A στις προτιμώμενες μορφές για τη μεταφορά μόνιμων ηλεκτρονικών αρχείων | archives.gov |
| Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου | Η Δήλωση Προτεινόμενων Μορφών προτιμά το PDF/A για κειμενικά έργα | loc.gov |
| Ομοσπονδιακά δικαστήρια ΗΠΑ (CM/ECF) | Δεκτό το PDF/A· ορισμένες περιφέρειες το ενθαρρύνουν ή το απαιτούν στους τοπικούς κανόνες | uscourts.gov |
| Ηλεκτρονική κατάθεση eCourts, Ινδία | Οι οδηγίες ζητούν έγγραφα PDF/A με δυνατότητα αναζήτησης κειμένου· ελέγξτε τους ισχύοντες κανόνες του δικαστηρίου | ecourts.gov.in |
| Αποθετήρια διατριβών πανεπιστημίων | Πολλά ζητούν PDF/A για το αντίγραφο κατάθεσης, μεταξύ αυτών και το ETH Ζυρίχης | — |
| Ηλεκτρονικά τιμολόγια ZUGFeRD και Factur-X | PDF/A-3 με ενσωματωμένο το XML του τιμολογίου | — |
PDF/A για ηλεκτρονική κατάθεση σε δικαστήρια και υποβολή πανεπιστημιακών διατριβών
Οι κανόνες των δικαστηρίων συνήθως συνδυάζουν το PDF/A με άλλους όρους: κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης, χωρίς κωδικό, ενσωματωμένες γραμματοσειρές, όριο μεγέθους ανά αρχείο, ενίοτε σελιδοδείκτες για τα συνημμένα. Επειδή μια κατάθεση που απορρίπτεται λόγω μορφής μπορεί να χάσει προθεσμία, διαβάστε τους τοπικούς κανόνες ή τον οδηγό ηλεκτρονικής κατάθεσης της γραμματείας αντί για μια γενική λίστα, και μετατρέψτε μόνο την τελική εκδοχή.
Τα πανεπιστήμια συνήθως ζητούν PDF/A για το αντίγραφο που μπαίνει στο ιδρυματικό αποθετήριο ή σε εθνική βιβλιοθήκη, όχι για το προσχέδιο που στέλνετε με email στην επιτροπή. Οι μεταπτυχιακές σχολές συχνά απαγορεύουν και ρυθμίσεις ασφαλείας, και κάποιες επικυρώνουν το αρχείο κατά το ανέβασμα. Μια διατριβή σε LaTeX ή Word μετατρέπεται χωρίς προβλήματα· τα δύσκολα σημεία είναι τα σχήματα με διαφάνεια και τα παραρτήματα από σαρωμένες σελίδες, γι' αυτό η σελίδα ενεργοποιεί τη Δυνατότητα αναζήτησης στις σαρώσεις. Για το τι αλλάζει η ίδια η μετατροπή μέσα στο αρχείο, δείτε το PDF σε PDF/A.
Πριν ανεβάσετε σε πύλη δικαστηρίου ή αποθετηρίου
- Κάντε πρώτα όλες τις επεξεργασίες και μετατρέψτε σε PDF/A τελευταίο.
- Ισοπεδώστε τις συμπληρωμένες φόρμες ώστε οι απαντήσεις να μονιμοποιηθούν στη σελίδα· δείτε πώς να ισοπεδώσετε ένα PDF.
- Αφαιρέστε κωδικούς και περιορισμούς δικαιωμάτων, αφού το PDF/A απαγορεύει την κρυπτογράφηση.
- Ελέγξτε το όριο μεγέθους ανά αρχείο της πύλης και χωρίστε τα υπερβολικά μεγάλα συνημμένα.
- Χρησιμοποιήστε τα ονόματα αρχείων που ζητά η πύλη· κάποιες απορρίπτουν κενά ή μεγάλα ονόματα.
- Εκτελέστε Μόνο έλεγχος ή έναν validator στο ακριβές αρχείο που θα ανεβάσετε.
Ερωτήσεις για τη μετατροπή σε PDF/A
Ποιο επίπεδο PDF/A δέχονται τα ομοσπονδιακά δικαστήρια των ΗΠΑ;
Το ομοσπονδιακό σύστημα CM/ECF δέχεται PDF/A, όμως κάθε περιφερειακό δικαστήριο και πτωχευτικό δικαστήριο ορίζει τους δικούς του τοπικούς κανόνες, και ορισμένοι είναι πιο συγκεκριμένοι από άλλους. Αν οι κανόνες δεν ορίζουν επίπεδο, ρωτήστε τη γραμματεία ή χρησιμοποιήστε PDF/A-1b, που το δέχεται κάθε σύστημα με υποστήριξη PDF/A.
Η διατριβή μου χρειάζεται PDF/A-1b ή PDF/A-2b;
Ακολουθήστε τον οδηγό της μεταπτυχιακής σχολής σας· πολλές δέχονται και τα δύο και κάποιες ορίζουν ένα. Το PDF/A-1b δεν μπορεί να διατηρήσει διαφάνεια, οπότε τα γραφήματα με σκιασμένες περιοχές ισοπεδώνονται, ενώ το PDF/A-2b τα κρατά όπως σχεδιάστηκαν. Αν ο οδηγός λέει απλώς PDF/A, το 2b ταιριάζει καλύτερα σε σύγχρονα σχήματα.
Μπορώ να μετατρέψω όλα τα συνημμένα μιας κατάθεσης σε μία παρτίδα;
Ναι, έως 20 PDF ανά παρτίδα και έως 95 MB το καθένα, όλα μετατρεπόμενα στο ίδιο επίπεδο, ώστε τα ονόματα και η αρίθμηση των συνημμένων να μένουν όπως τα ορίσατε.
Γιατί η πύλη απέρριψε το αρχείο PDF/A μου;
Συνήθως το αρχείο άλλαξε μετά τη μετατροπή, με νέα αποθήκευση, σφραγίδα ή εργαλείο υπογραφής χωρίς υποστήριξη PDF/A, ή η πύλη ελέγχει αυστηρότερο επίπεδο από αυτό που επιλέξατε. Μετατρέψτε ξανά από την τελική εκδοχή και εκτελέστε Μόνο έλεγχος πριν από το ανέβασμα.
Γίνεται δεκτό ένα αρχείο PDF/A-3 όπου απαιτείται PDF/A;
Όχι πάντα. Το PDF/A-3 επιτρέπει οποιονδήποτε τύπο αρχείου ως συνημμένο και μερικά αρχεία το απορρίπτουν, επειδή το συνημμένο μπορεί να μην είναι αρχειακό. Εκτός αν υποβάλλετε ηλεκτρονικό τιμολόγιο ZUGFeRD ή Factur-X, χρησιμοποιήστε το 2b.
| PDF σε PDF/A | Ισοπέδωση PDF online | OCR σε PDF |
| Συγχώνευση PDF | Ξεκλείδωμα PDF | Συμπίεση PDF σε 5 MB |