Διαχωρισμός PDF ανά εύρος σελίδων, μέγεθος ή κεφάλαιο

Οι περισσότεροι αναζητούν διαχωρισμό PDF επειδή ένα μόνο αρχείο κάνει τη δουλειά πολλών. Μια επιτροπή διπλωματικής θέλει το κεφάλαιο 3 χωριστά, ένας λογιστής θέλει το τιμολόγιο κάθε πελάτη ως ξεχωριστό συνημμένο, ή ένας τροφοδότης φύλλων μετέτρεψε ένα πρωινό σάρωσης σε ένα αρχείο 80 σελίδων που αναμειγνύει μισθωτήριο, δύο μισθοδοσίες και μια στοίβα αποδείξεις. Σε κάθε περίπτωση οι σελίδες δεν έχουν κανένα πρόβλημα. Το πρόβλημα είναι μόνο πού τελειώνει ένα έγγραφο και πού αρχίζει το επόμενο, και ο διαχωρισμός μετακινεί αυτά τα όρια χωρίς να αγγίξει το περιεχόμενο.

Η τέταρτη περίπτωση αφορά το μέγεθος και όχι τη δομή. Οι φόρμες μεταφόρτωσης για αιτήσεις εργασίας, ασφαλιστικές αποζημιώσεις και εισαγωγή σε πανεπιστήμια συχνά περιορίζουν κάθε αρχείο στα 2 MB, 5 MB ή 10 MB, και το Gmail επιτρέπει 25 MB ανά μήνυμα, συνημμένα συμπεριλαμβανομένων. Μια σάρωση 40 σελίδων στα 300 DPI μπορεί εύκολα να ξεπεράσει τα 20 MB. Ο διαχωρισμός σε μέρη που χωρούν το καθένα είναι συχνά καλύτερος από τη συμπίεση ολόκληρου του αρχείου μέχρι να θολώσουν τα μικρά γράμματα, γιατί κάθε σελίδα κρατά την αρχική της ανάλυση.

Τα εύρη σελίδων είναι ο πιο ευέλικτος διαχωρισμός, γιατί ορίζετε ακριβώς πού γίνεται κάθε κοπή. Η συνήθης σύνταξη είναι μια λίστα χωρισμένη με κόμματα, όπου η παύλα ενώνει την πρώτη και την τελευταία σελίδα ενός εύρους, άρα το 1-3, 7, 9-12 σημαίνει σελίδες 1 έως 3, τη σελίδα 7 μόνη της και τις σελίδες 9 έως 12. Ορισμένα εργαλεία κάνουν κάθε εύρος ξεχωριστό αρχείο, δίνοντας εδώ τρία αρχεία· άλλα συγκεντρώνουν όλες τις σελίδες της λίστας σε ένα PDF 8 σελίδων. Διαβάστε πρώτα την ετικέτα του πεδίου, γιατί το ίδιο κείμενο δίνει διαφορετικά αποτελέσματα.

Ένα αρχείο ανά σελίδα και ανά N σελίδες είναι οι μηχανικές επιλογές. Δεν χρειάζονται σχεδιασμό, μόνο τον αριθμό σελίδων, και ταιριάζουν σε στοίβες όπου κάθε έγγραφο έχει το ίδιο μήκος. Μια σάρωση 60 σελίδων με φόρμες δύο σελίδων, χωρισμένη ανά 2 σελίδες, δίνει 30 αρχεία, και αν το σύνολο δεν διαιρείται ακριβώς, το τελευταίο μέρος κρατά απλώς το υπόλοιπο. Ο διαχωρισμός κατά μέγεθος αρχείου δουλεύει αντίστροφα: το εργαλείο προσθέτει σελίδες σε ένα μέρος μέχρι η επόμενη σελίδα να το ξεπεράσει το όριο, και τότε ξεκινά νέο μέρος· έτσι τα μέρη έχουν διαφορετικό αριθμό σελίδων, αλλά το καθένα χωρά στη φόρμα μεταφόρτωσης.

Ο διαχωρισμός κατά σελιδοδείκτες βασίζεται στο περίγραμμα του εγγράφου, τον κλικαμπλ πίνακα περιεχομένων που οι περισσότεροι προβολείς δείχνουν σε πλαϊνή στήλη. Το πρότυπο PDF, ISO 32000, τον ονομάζει outline, και κάθε καταχώριση ανώτατου επιπέδου δείχνει σε μια σελίδα. Ένα εργαλείο διαχωρισμού μπορεί να ξεκινά νέο αρχείο σε καθεμία από αυτές τις σελίδες και να το ονομάζει από την καταχώριση, μετατρέποντας ένα εγχειρίδιο 400 σελίδων σε κεφάλαια χωρίς μέτρημα σελίδων. Οι σαρώσεις και πολλές εξαγόμενες αναφορές δεν έχουν περίγραμμα, και τότε επιστρέφετε στα εύρη σελίδων.

Για μία μόνο κοπή ίσως δεν χρειάζεστε ξεχωριστό εργαλείο. Κάθε λειτουργικό σύστημα υπολογιστή μπορεί να εκτυπώσει ένα εύρος σελίδων σε νέο PDF, και το Preview του macOS μπορεί επίσης να σύρει σελίδες έξω από ένα έγγραφο. Το πρόβλημα είναι ότι η εκτύπωση ξαναδημιουργεί τις σελίδες: το νέο αρχείο συνήθως χάνει σελιδοδείκτες, εσωτερικούς συνδέσμους και συμπληρώσιμα πεδία, και μια σαρωμένη σελίδα μπορεί να συμπιεστεί ξανά. Αυτό είναι αποδεκτό για ένα απόσπασμα δύο σελίδων που θα επισυνάψετε σε email, λιγότερο για ένα συμβόλαιο με πεδία φόρμας ή ένα εγχειρίδιο του οποίου οι αναγνώστες βασίζονται στο περίγραμμα.

Το Adobe Acrobat είναι η εξαίρεση ανάμεσα στις εγκατεστημένες εφαρμογές, επειδή η εντολή διαχωρισμού αντιγράφει σελίδες αντί να τις εκτυπώνει. Βρίσκεται στο εργαλείο Οργάνωση σελίδων και προσφέρει διαχωρισμό ανά αριθμό σελίδων, κατά μέγεθος αρχείου και κατά σελιδοδείκτες ανώτατου επιπέδου. Το δωρεάν Acrobat Reader ανοίγει και εκτυπώνει PDF αλλά δεν τα διαχωρίζει, οπότε η διαδρομή Οργάνωση σελίδων απαιτεί συνδρομή Acrobat. Οι καρτέλες παρακάτω δίνουν τα ακριβή κλικ για κάθε διαδρομή.

Ένα εργαλείο στο πρόγραμμα περιήγησης είναι η πρακτική λύση σε Chromebook, σε υπολογιστή εργασίας όπου δεν μπορείτε να εγκαταστήσετε λογισμικό ή σε κινητό, και κάνει ό,τι δεν κάνει το παράθυρο εκτύπωσης: πολλές κοπές με μία διέλευση, διατηρώντας τη δομή του εγγράφου. Με τον διαχωρισμό PDF του UltKit ανεβάζετε ένα PDF έως 95 MB, επιλέγετε μια Μέθοδος διαχωρισμού και συμπληρώνετε το ένα πεδίο που εμφανίζεται. Ανοίξτε πρώτα το αρχείο σε προβολέα με πλαϊνή στήλη μικρογραφιών και σημειώστε πού αρχίζει κάθε έγγραφο· οι αριθμοί σελίδων που πληκτρολογείτε είναι θέσεις στο αρχείο, μετρημένες από το 1, όχι οι αριθμοί που τυπώνονται στα υποσέλιδα.

Τα ονόματα των μεθόδων αντιστοιχούν στους πέντε διαχωρισμούς παραπάνω. Η επιλογή Προσαρμοσμένα εύρη κάνει κάθε εύρος του πεδίου Εύρη ξεχωριστό PDF, άρα το 1-3, 7, 9-12 δίνει τρία αρχεία. Η Εξαγωγή σελίδων παίρνει τέτοια λίστα και φτιάχνει από αυτήν ένα νέο PDF. Οι επιλογές Κάθε σελίδα, Ανά N σελίδες, Μέγιστο μέγεθος ανά αρχείο και Κατά σελιδοδείκτες (κεφάλαια) καλύπτουν τα υπόλοιπα, με τις Σελίδες ανά αρχείο να δέχονται από 1 έως 1.000 και το Μέγιστο μέγεθος αρχείου από 1 έως 100 MB.

Ένας σαρωτής διπλής όψης καταγράφει και τις δύο πλευρές κάθε φύλλου, άρα μια στοίβα 20 φύλλων γίνεται PDF 40 σελίδων, όπου η σελίδα 1 είναι η πρόσθια όψη του φύλλου 1, η σελίδα 2 η πίσω και η σελίδα 3 η πρόσθια του φύλλου 2 κ.ο.κ. Η σειρά αυτή μετράει στον διαχωρισμό. Αν κάθε φύλλο είναι ξεχωριστό έγγραφο, όπως μια στοίβα φορμών διπλής όψης, κάντε διαχωρισμό ανά 2 σελίδες και κάθε φύλλο γίνεται δικό του αρχείο με την πίσω όψη του. Αν οι πίσω όψεις είναι όλες λευκές, πιθανότατα θέλετε μόνο τις μονές σελίδες, που αφαιρούν όλες τις κενές πίσω όψεις με ένα βήμα.

Η εξαγωγή μονών σελίδων είναι δουλειά εύρους. Με την Εξαγωγή σελίδων, μια λίστα όπως 1, 3, 5, 7 φτιάχνει ένα PDF από τις πρόσθιες όψεις, και όλες οι μονές σελίδες μιας σάρωσης 100 σελίδων χωρούν άνετα στο όριο των 300 χαρακτήρων. Το παράθυρο εκτύπωσης του Acrobat έχει ειδική ρύθμιση υποσυνόλου, Odd or Even Pages στο More Options, που μπορείτε να συνδυάσετε με εκτυπωτή PDF όταν το έγγραφο δεν έχει συνδέσμους ή πεδία προς διατήρηση. Οι ζυγές σελίδες δίνουν μόνες τους τις πίσω όψεις, χρήσιμο όταν κάποιος έγραψε σημειώσεις στην πλάτη ενός τυπωμένου εντύπου.

Οι σαρωτές μίας όψης δημιουργούν διαφορετικό πρόβλημα. Αν σαρώσατε όλες τις πρόσθιες όψεις, γυρίσατε τη στοίβα και σαρώσατε τις πίσω, το αρχείο περιέχει τις πρόσθιες και μετά τις πίσω με αντίστροφη σειρά. Ο διαχωρισμός δεν το διορθώνει· οι πρόσθιες και οι πίσω όψεις πρέπει να διαπλεχθούν, κάτι που είναι δουλειά συγχώνευσης. Χωρίστε το αρχείο σε μισό με τις πρόσθιες και μισό με τις πίσω, συνδυάστε τα ξανά και ελέγξτε το τελευταίο φύλλο, εκεί που συνήθως πάνε στραβά οι ανεστραμμένες στοίβες.

Ένας διαχωρισμός που αντιγράφει σελίδες, αντί να τις εκτυπώνει, μπορεί να μεταφέρει τη δομή του εγγράφου σε κάθε τμήμα, αλλά ένα μέρος της εξαρτάται από σελίδες που το τμήμα δεν περιέχει πια. Ένας σελιδοδείκτης που δείχνει στη σελίδα 45 ανήκει στο τμήμα που έχει τη σελίδα 45 και πουθενά αλλού. Ένας σύνδεσμος από τη σελίδα 3 στη σελίδα 60 δεν έχει πού να οδηγήσει όταν οι σελίδες βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία, οπότε παραμένει ορατός αλλά δεν κάνει τίποτα. Οι ψηφιακές υπογραφές είναι η πιο αυστηρή περίπτωση: μια υπογραφή καλύπτει τα bytes ολόκληρου του υπογεγραμμένου αρχείου, επομένως ένα τμήμα από υπογεγραμμένο συμβόλαιο δεν θα επικυρωθεί ως υπογεγραμμένο.

Τα ονόματα αρχείων είναι αυτό που οι περισσότεροι παραβλέπουν και μετανιώνουν. Τμήματα με ονόματα από split_1.pdf έως split_12.pdf αναγκάζουν τον παραλήπτη να ανοίξει το καθένα για να δει τι είναι. Ονομάστε τα τμήματα με βάση το εύρος σελίδων όταν χρειάζεται να εντοπιστούν στο πρωτότυπο, με βάση τον αριθμό τμήματος όταν μετράει περισσότερο η σειρά από το περιεχόμενο, και με βάση τον τίτλο σελιδοδείκτη όταν τα τμήματα είναι κεφάλαια. Η παρακάτω λίστα καλύπτει κάθε στοιχείο και τη ρύθμιση που το ελέγχει.

Ο διαχωρισμός είναι πλήρως αναστρέψιμος εφόσον κρατήσετε τα τμήματα. Επειδή οι σελίδες αντιγράφονται αμετάβλητες, η συγχώνευση των τμημάτων με τη σωστή σειρά δίνει αρχείο με τις ίδιες σελίδες, το ίδιο κείμενο και τις ίδιες εικόνες με το πρωτότυπο. Ό,τι μπορεί να διαφέρει είναι το περίγραμμα, αφού κάθε τμήμα μετέφερε μόνο τους σελιδοδείκτες των δικών του σελίδων. Αν χωρίσατε ένα αρχείο με όριο 2 MB σε τέσσερα τμήματα, η υπηρεσία που το παραλαμβάνει μπορεί να συγχωνεύσει τα τμήματα PDF ξανά σε ένα αρχείο χωρίς απώλεια, και ο οδηγός μας για το πώς να ενώσετε αρχεία PDF καλύπτει αναλυτικά τη σειρά και τους σελιδοδείκτες.

Κρατήστε το πρωτότυπο μέχρι να ανοίξετε κάθε τμήμα. Είναι το μόνο αντίγραφο που διατηρεί ακόμη το πλήρες περίγραμμα, τους συνδέσμους ανάμεσα στα τμήματα και κάθε ψηφιακή υπογραφή, και είναι πολύ πιο εύκολο να το διαχωρίσετε ξανά παρά να το ξαναχτίσετε από δώδεκα κομμάτια. Αν ένα τμήμα εξακολουθεί να είναι πολύ μεγάλο για την πύλη μετά τον διαχωρισμό, συμπιέστε το PDF μόνο για αυτό το τμήμα και όχι για ολόκληρο το έγγραφο, ώστε τα άλλα τμήματα να κρατήσουν την αρχική ποιότητα εικόνας.

Οι διαχωρισμοί αφορούν συχνά ακριβώς τα αρχεία που θα θέλατε λιγότερο να διαρρεύσουν: τραπεζικές καταστάσεις, ιατρικά αρχεία και συμβόλαια. Στο UltKit τα αρχεία διαγράφονται 30 λεπτά μετά την επεξεργασία, δεν χρειάζεται λογαριασμός και δεν εγκαθίσταται τίποτα. Για αρχεία που δεν επιτρέπεται να μοιραστείτε με τρίτους, χρησιμοποιήστε τοπικά το Preview ή το Acrobat και αποδεχτείτε τους περιορισμούς που περιγράφονται παραπάνω.

Οι περισσότεροι αποτυχημένοι διαχωρισμοί οφείλονται σε τέσσερις αιτίες: κωδικό στο αρχείο, αριθμούς σελίδων που δεν ταιριάζουν με τον πραγματικό αριθμό του αρχείου, κενές σελίδες από τον σαρωτή ή σελίδα μεγαλύτερη από το μέγεθος που ζητήσατε. Καθεμία έχει άμεση λύση και καμία δεν απαιτεί να ξανασαρώσετε το έγγραφο.