Προστασία PDF με κωδικό: κωδικός ανοίγματος, άδειες, AES

Η μορφή PDF ορίζει δύο κωδικούς και η περισσότερη σύγχυση προέρχεται από το ότι αντιμετωπίζονται σαν ένας. Ο κωδικός ανοίγματος, που η προδιαγραφή ονομάζει κωδικό χρήστη, είναι αυτός που μετράει για το απόρρητο. Όταν οριστεί, κάθε σελίδα, εικόνα, πεδίο φόρμας και συνημμένο κρυπτογραφείται και τα byte του αρχείου είναι θόρυβος μέχρι να πληκτρολογηθεί. Αν ο παραλήπτης προωθήσει το αρχείο σε λάθος άτομο ή κλαπεί ένας φορητός υπολογιστής, δεν εκτίθεται τίποτα όσο ο κωδικός μένει μυστικός.

Ο κωδικός δικαιωμάτων, που λέγεται κωδικός ιδιοκτήτη, λειτουργεί διαφορετικά. Επιτρέπει στον δημιουργό να απενεργοποιήσει την εκτύπωση, την αντιγραφή κειμένου, τη συμπλήρωση φορμών, τα σχόλια ή την επεξεργασία σελίδων. Το έγγραφο ανοίγει κανονικά χωρίς καμία ερώτηση, οπότε ο αναγνώστης βλέπει κάθε λέξη. Οι περιορισμοί είναι σημαίες αποθηκευμένες στο αρχείο και εναπόκειται στο πρόγραμμα προβολής να τις σεβαστεί. Το Acrobat, το Chrome, το Edge, το Firefox και το Preview τις σέβονται και γκριζάρουν τα αντίστοιχα στοιχεία του μενού. Ένα πρόγραμμα ή μια βιβλιοθήκη που επιλέγει να τις αγνοήσει μπορεί να εκτυπώσει και να αντιγράψει κανονικά, επειδή το περιεχόμενο δεν κρύφτηκε ποτέ από αυτό.

Στην πράξη προκύπτουν τρεις συνδυασμοί. Χρησιμοποιήστε μόνο κωδικό ανοίγματος για οτιδήποτε ιδιωτικό: μισθοδοσίες, φορολογικές δηλώσεις, ιατρικές επιστολές, συμβάσεις υπό διαπραγμάτευση. Χρησιμοποιήστε μόνο κωδικό δικαιωμάτων για έγγραφα που πρέπει να είναι δημόσια αλλά δύσκολο να τροποποιηθούν, όπως ένας υπογεγραμμένος τιμοκατάλογος. Χρησιμοποιήστε και τους δύο όταν μόνο συγκεκριμένα πρόσωπα πρέπει να διαβάζουν το αρχείο και να μην μπορούν να το επεξεργάζονται, και κάντε τους δύο κωδικούς διαφορετικούς, αλλιώς όποιος μπορεί να ανοίξει το αρχείο μπορεί και να άρει τους περιορισμούς.

Η κρυπτογράφηση PDF έχει αναθεωρηθεί αρκετές φορές από την πρώτη έκδοση το 1994 και οι παλαιότερες μέθοδοι παραμένουν αναγνώσιμες για λόγους συμβατότητας. Το κλειδί RC4 40 bit του PDF 1.1 μπορεί να σπάσει με brute force σε έναν συνηθισμένο υπολογιστή και το RC4 128 bit του PDF 1.4 χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση που δεν θεωρείται πλέον ασφαλής. Το AES-128 ήρθε με το PDF 1.6 και το Acrobat 7. Το AES-256 ήρθε με το Acrobat 9 και το Acrobat X αντικατέστησε το πρώτο σχήμα 256 bit της Adobe με ισχυρότερο έλεγχο κωδικού, που είναι η έκδοση που διατηρεί το ISO 32000-2, το πρότυπο PDF 2.0, καταργώντας το RC4.

Για σχεδόν όλους η επιλογή είναι απλή: AES-256. Κάθε σύγχρονο πρόγραμμα ανάγνωσης σε Windows, macOS, iOS, Android και στα μεγάλα προγράμματα περιήγησης το ανοίγει. Περάστε σε AES-128 μόνο όταν ένας συγκεκριμένος παραλήπτης χρησιμοποιεί λογισμικό πολύ παλιό για αρχεία 256 bit, όπως ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που έχει να ενημερωθεί δεκαπέντε χρόνια. Στο Acrobat, το μενού Compatibility κάνει την επιλογή για εσάς: Acrobat X και νεότερο σημαίνει AES-256, Acrobat 7 και νεότερο σημαίνει AES-128 και οτιδήποτε παλαιότερο σημαίνει RC4.

Ίσως έχετε ήδη λογισμικό που μπορεί να κρυπτογραφήσει ένα PDF. Τα επί πληρωμή Acrobat Standard και Pro έχουν τα πληρέστερα εργαλεία ελέγχου, μαζί με ξεχωριστούς κωδικούς ανοίγματος και δικαιωμάτων και το μενού συμβατότητας που περιγράφηκε παραπάνω. Το Preview του macOS μπορεί να προσθέσει και τους δύο κωδικούς στο παράθυρο εξαγωγής· στις πρόσφατες εκδόσεις του macOS η επιλογή βρίσκεται πίσω από το κουμπί Permissions, ενώ στις παλαιότερες είναι ένα μόνο πλαίσιο Encrypt. Το Word για Windows μπορεί να κρυπτογραφήσει ένα PDF κατά τη δημιουργία του, αλλά μόνο με κωδικό ανοίγματος 6 έως 32 χαρακτήρων και χωρίς ρυθμίσεις δικαιωμάτων.

Δύο συνηθισμένα εργαλεία δεν έχουν καθόλου δυνατότητα κωδικού. Το Microsoft Print to PDF, ο εικονικός εκτυπωτής των Windows 10 και 11, γράφει ένα απροστάτευτο αρχείο χωρίς επιλογές ασφαλείας και το ίδιο ισχύει για τον προορισμό Save as PDF του Chrome στο παράθυρο εκτύπωσης. Αν το PDF σας προέρχεται από κάποιο από τα δύο, κρυπτογραφήστε το σε δεύτερο βήμα. Όποιο εργαλείο κι αν χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε το αποτέλεσμα μία φορά και ελέγξτε ότι ζητά τον κωδικό· στο Acrobat Reader, το File > Properties > Security δείχνει τη μέθοδο και τα δικαιώματα.

Σε Chromebook, σε εταιρικό φορητό χωρίς Acrobat ή σε κινητό, ένα εργαλείο στο πρόγραμμα περιήγησης κάνει την ίδια δουλειά. Προστατέψτε το PDF με κωδικό ανεβάζοντας ένα αρχείο έως 95 MB· το UltKit το κρυπτογραφεί από προεπιλογή με AES-256 και διαγράφει τόσο το αρχείο που ανεβάσατε όσο και το αποτέλεσμα 30 λεπτά μετά την επεξεργασία. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση ούτε δημιουργία λογαριασμού, κάτι που μετράει σε κλειδωμένο υπολογιστή γραφείου.

Κάντε πρώτα τυχόν άλλες επεξεργασίες. Ένα κρυπτογραφημένο PDF δεν μπορεί να συμπιεστεί ξανά ή να συγχωνευθεί χωρίς τον κωδικό, οπότε αν το αρχείο είναι πολύ μεγάλο για το όριο ενός email, συμπιέστε το PDF πριν το προστατέψετε. Αν περιέχει συμπληρωμένες απαντήσεις φόρμας που δεν πρέπει να αλλάξουν, ισοπεδώστε το πρώτα. Η κρυπτογράφηση προσθέτει μόνο ένα μικρό λεξικό ασφαλείας, οπότε το προστατευμένο αντίγραφο έχει περίπου το ίδιο μέγεθος με το πρωτότυπο.

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να στέλνετε τον κωδικό στο ίδιο email με το συνημμένο ή σε δεύτερο email ένα λεπτό αργότερα. Όποιος μπορεί να διαβάσει εκείνο το γραμματοκιβώτιο, μαζί με όποιον προωθήσει τη συνομιλία, έχει τότε και τα δύο μισά. Χρησιμοποιήστε διαφορετικό κανάλι: στείλτε το αρχείο με email και τον κωδικό με SMS, πείτε τον σε τηλεφωνική κλήση ή συμφωνήστε τον από κοντά. Για τακτική ανταλλαγή, όπως μηνιαίες καταστάσεις προς τον ίδιο πελάτη, συμφωνήστε μία φορά σε κανόνα κωδικού και μην τον γράφετε ποτέ στο μήνυμα.

Επιλέξτε κωδικό που ο παραλήπτης μπορεί να πληκτρολογήσει χωρίς λάθη. Μια φράση-κωδικός από τέσσερις ή πέντε άσχετες λέξεις υπαγορεύεται ευκολότερα στο τηλέφωνο από μια σειρά συμβόλων και είναι δυσκολότερο να μαντευτεί από ένα όνομα ή μια ημερομηνία γέννησης. Αποφύγετε στοιχεία που οι συνάδελφοι του παραλήπτη θα μπορούσαν να βρουν και μη χρησιμοποιείτε ξανά τον κωδικό του email ή της τράπεζάς σας, επειδή πρόκειται να τον μοιραστείτε με κάποιον άλλον.

Τα ρυθμιζόμενα έγγραφα ανεβάζουν τα διακυβεύματα. Φάκελοι προσωπικού, ιατρικά αρχεία και νομικά έγγραφα υπόκεινται συχνά σε κανόνες όπως ο HIPAA στις Ηνωμένες Πολιτείες, που αναφέρει την κρυπτογράφηση ως δικλίδα ασφαλείας για δεδομένα υγείας, ή το άρθρο 32 του GDPR, που κατονομάζει την κρυπτογράφηση ως παράδειγμα κατάλληλης ασφάλειας. Ένας κωδικός ανοίγματος AES-256 σε συνημμένο email είναι λογικό μέρος της λύσης, αλλά όχι ολόκληρη: ο οργανισμός σας μπορεί να απαιτεί ασφαλή πύλη, καταγραφή του ποιος έλαβε τι ή πολιτική διατήρησης. Ελέγξτε την πολιτική σας πριν επιλέξετε καν το email.

Η κρυπτογράφηση προστατεύει το αρχείο όταν είναι αποθηκευμένο και κατά τη μεταφορά. Μόλις το ανοίξει το σωστό πρόσωπο, το περιεχόμενο βρίσκεται στην οθόνη του και τίποτα στη μορφή PDF δεν μπορεί να εμποδίσει ένα στιγμιότυπο οθόνης, μια φωτογραφία της οθόνης με κινητό ή αναγνώριση κειμένου σε οποιοδήποτε από τα δύο. Οι περιορισμοί εκτύπωσης δεν ισχύουν σε πρόγραμμα που τους αγνοεί και, αν επιτρέπεται η εκτύπωση, η εκτύπωση σε εικονικό εκτυπωτή PDF μπορεί να δώσει απροστάτευτο αντίγραφο. Αντιμετωπίστε τους περιορισμούς ως ευγένεια προς τους έντιμους αναγνώστες και όχι ως άμυνα.

Ορισμένα στοιχεία είναι ορατά και χωρίς τον κωδικό. Το όνομα του αρχείου δεν κρυπτογραφείται ποτέ, οπότε το Smith_HIV_results.pdf αποκαλύπτει όσα κρύβει το κρυπτογραφημένο περιεχόμενο· δώστε στα ευαίσθητα αρχεία ουδέτερα ονόματα. Με απενεργοποιημένη την Κρυπτογράφηση μεταδεδομένων, ο τίτλος, ο συντάκτης και οι λέξεις-κλειδιά διαβάζονται από οποιονδήποτε. Το θέμα του email, ο αποστολέας και ο παραλήπτης, το μέγεθος του συνημμένου και η ημερομηνία είναι ορατά σε κάθε διακομιστή αλληλογραφίας στη διαδρομή και ένα αρχείο ZIP με κρυπτογράφηση AES κρύβει τα ονόματα αρχείων μόνο όταν η μορφή του υποστηρίζει την κρυπτογράφησή τους.

Όταν γνωρίζετε τον κωδικό, η αφαίρεσή του είναι μια απλή διαδικασία. Ένα τραπεζικό extrait που ανοίγετε κάθε εβδομάδα ή ένα έγγραφο που κρυπτογραφήσατε εσείς και τώρα πρέπει να επεξεργαστείτε μπορεί να ξεκλειδωθεί με τον κωδικό που γνωρίζετε: πληκτρολογήστε τον στο πεδίο Τρέχων κωδικός πρόσβασης, πατήστε Ξεκλείδωμα και κρατήστε το μη προστατευμένο αντίγραφο σε ιδιωτικό χώρο. Για να αλλάξετε κωδικό, ξεκλειδώστε το αρχείο και προστατέψτε το ξανά με τον νέο. Η επιλογή Αφαίρεση μόνο των περιορισμών άρει τους περιορισμούς εκτύπωσης και αντιγραφής, διατηρώντας τον κωδικό ανοίγματος.

Ένας ξεχασμένος κωδικός ανοίγματος είναι διαφορετική υπόθεση, και η ειλικρινής απάντηση είναι σύντομη. Ένα PDF που έχει κρυπτογραφηθεί με AES-256 και ισχυρό κωδικό δεν μπορεί να ανακτηθεί από κανέναν, ούτε από την Adobe, επειδή δεν υπάρχει γενικό κλειδί ή κερκόπορτα. Τα προγράμματα ανάκτησης κωδικών λειτουργούν μόνο με δοκιμές και εικασίες, που πετυχαίνουν σε αδύναμους κωδικούς και παλιά αρχεία RC4 και αποτυγχάνουν απέναντι σε μια μακριά φράση πρόσβασης. Ζητήστε τον κωδικό ή νέο αντίγραφο από τον αποστολέα, ψάξτε στο email που έφερε το αρχείο για οδηγία σχετικά με τον κωδικό και κρατήστε τα δικά σας πρωτότυπα χωρίς κρυπτογράφηση σε ασφαλές μέρος.

Περάστε από αυτή τη λίστα μία φορά για κάθε έγγραφο. Παίρνει ένα λεπτό και καλύπτει τα λάθη που συχνότερα υπονομεύουν μια κατά τα άλλα ισχυρή ρύθμιση, από ένα αποκαλυπτικό όνομα αρχείου μέχρι έναν κωδικό που βρίσκεται στο ίδιο εισερχόμενο με το συνημμένο.