Συγχώνευση PDF σε Mac, Windows και στο πρόγραμμα περιήγησης

Ο πιο συνηθισμένος λόγος για συγχώνευση είναι ένα πεδίο μεταφόρτωσης που δέχεται ένα μόνο αρχείο. Οι πύλες εργασίας έχουν συχνά μία θέση για «βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή», οι αιτήσεις για βίζα και πανεπιστήμια ζητούν όλα τα δικαιολογητικά σε ένα PDF και τα συστήματα εξόδων θέλουν μαζί τη φόρμα και όλες τις αποδείξεις. Αν επισυνάψετε πέντε αρχεία εκεί που αναμένεται ένα, ο αξιολογητής μπορεί να ανοίξει μόνο το πρώτο ή η φόρμα να κρατήσει σιωπηλά μόνο το τελευταίο. Το συγχωνευμένο αρχείο αποκλείει αυτόν τον κίνδυνο και σας αφήνει να αποφασίσετε τι θα δει πρώτο ο αναγνώστης.

Ο δεύτερος λόγος είναι η ευκολία του αναγνώστη. Ένας λογιστής που λαμβάνει δώδεκα μηνιαία τιμολόγια ως δώδεκα συνημμένα πρέπει να ανοίξει, να εκτυπώσει και να αρχειοθετήσει το καθένα· τα ίδια τιμολόγια συγχωνευμένα με χρονολογική σειρά είναι ένα έγγραφο για κύλιση και μία εκτύπωση. Το ίδιο ισχύει για κεφάλαια βιβλίου που σαρώνονται ένα-ένα, για τα ξεχωριστά PDF που παράγει μια εφαρμογή σάρωσης σε κάθε συνεδρία ή για ένα portfolio από φύλλα έργων που εξάγονται από διαφορετικά προγράμματα.

Η συγχώνευση είναι και τρόπος αρχειοθέτησης. Ένας ολοκληρωμένος φάκελος έργου με υπογεγραμμένο συμβόλαιο, τρεις τροποποιήσεις και το τελικό τιμολόγιο βρίσκεται ευκολότερα χρόνια μετά ως ένα PDF με το όνομα του πελάτη και την ημερομηνία. Τα αρχεία πρέπει να μένουν χωριστά μόνο όταν πρόκειται για έγγραφα που πρέπει να επαληθεύονται ανεξάρτητα, όπως τα ψηφιακά υπογεγραμμένα συμβόλαια, και για αρχεία που διαφορετικά άτομα πρέπει να λάβουν μόνα τους. Και τα δύο εξετάζονται παρακάτω.

Κάθε εργαλείο συγχώνευσης, και το Preview και το Acrobat, βάζει τις σελίδες με τη σειρά των αρχείων που του δίνετε, οπότε δέκα δευτερόλεπτα προγραμματισμού γλιτώνουν μια νέα συγχώνευση. Σημειώστε την επιθυμητή σειρά αν ο φάκελος είναι μεγάλος: για παράδειγμα συνοδευτική επιστολή, βιογραφικό και μετά πιστοποιητικά από το πιο πρόσφατο, ή τιμολόγια από το παλαιότερο στο νεότερο. Μετά μετονομάστε τα αρχεία ώστε το όνομα να δείχνει τη σειρά. Ένας διψήφιος αριθμός μπροστά, όπως 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf και 03-degree.pdf, ταξινομείται σωστά στο Finder, στην Εξερεύνηση αρχείων και σχεδόν σε κάθε παράθυρο μεταφόρτωσης.

Τα ονόματα μετράνε και μετά τη συγχώνευση. Τα εργαλεία που δημιουργούν σελιδοδείκτη για κάθε αρχείο παίρνουν συνήθως την ετικέτα από το όνομα αρχείου, οπότε το scan0042.pdf γίνεται σελιδοδείκτης που κανείς δεν καταλαβαίνει. Δώστε σε κάθε αρχείο το όνομα που θέλετε να βλέπετε στην πλαϊνή στήλη του συγχωνευμένου PDF και δώστε στο ίδιο το συγχωνευμένο αρχείο όνομα που ο παραλήπτης μπορεί να αρχειοθετήσει χωρίς μετονομασία: το όνομά σας, ο σκοπός και μια ημερομηνία ταιριάζουν σχεδόν σε κάθε αίτηση.

Από τα μεγάλα επιτραπέζια συστήματα, μόνο το macOS έχει πραγματικό εργαλείο συγχώνευσης PDF. Το Preview, η προεπιλεγμένη εφαρμογή προβολής PDF σε κάθε Mac, δείχνει μικρογραφίες σελίδων σε μια πλαϊνή στήλη και μπορείτε να σύρετε ένα ολόκληρο PDF από το Finder σε αυτήν για να εισαχθούν οι σελίδες του στο σημείο απόθεσης. Το Edit > Insert > Page from File κάνει το ίδιο μέσω μενού. Το Preview αποθηκεύει τις αλλαγές στο αρχείο που ανοίξατε, οπότε χρησιμοποιήστε File > Export as PDF ή αντιγράψτε το πρώτο αρχείο πριν ξεκινήσετε, αν θέλετε το πρωτότυπο ανέγγιχτο.

Τα Windows 10 και 11 δεν έχουν εντολή συγχώνευσης. Το πιο κοντινό ενσωματωμένο κόλπο είναι ο εκτυπωτής Microsoft Print to PDF: επιλέξτε πολλές εικόνες JPG ή PNG στην Εξερεύνηση αρχείων, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Εκτύπωση (στα Windows 11 κάτω από το «Εμφάνιση περισσότερων επιλογών») και διαλέξτε αυτόν τον εκτυπωτή για να πάρετε ένα PDF πολλών σελίδων. Λειτουργεί μόνο για εικόνες, όχι για υπάρχοντα PDF. Το εργαλείο Combine Files του Acrobat συγχωνεύει τα πάντα, αλλά απαιτεί συνδρομή Acrobat Standard ή Pro· το δωρεάν Acrobat Reader δεν μπορεί να συνδυάσει αρχεία. Το Google Drive αποθηκεύει και προβάλλει PDF αλλά δεν έχει ούτε αυτό λειτουργία συγχώνευσης.

Όταν ο υπολογιστής δεν έχει εργαλείο συγχώνευσης, το πρόγραμμα περιήγησης κάνει τη δουλειά χωρίς εγκατάσταση. Το εργαλείο συγχώνευσης PDF δέχεται από 2 έως 50 αρχεία PDF έως 95 MB το καθένα και λειτουργεί το ίδιο στο Chrome σε Windows, σε Chromebook ή στο Safari σε iPhone, όπου επιλέγετε αρχεία από την εφαρμογή Αρχεία. Στα κινητά ένα εργαλείο συγχώνευσης online είναι το πιο χρήσιμο, επειδή τα αρχεία που χρειάζεστε, όπως μια μισθοδοσία που κατεβάσατε και μια φωτογραφία ταυτότητας, βρίσκονται συχνά ήδη στις λήψεις του κινητού.

Το βήμα της σειράς είναι εκεί που γίνονται τα περισσότερα λάθη. Η επιλογή Συγχώνευση κατά ορίζει την ακολουθία: η σειρά μεταφόρτωσης ακολουθεί τη λίστα, που μπορείτε να αναδιατάξετε με σύρσιμο· το όνομα αρχείου ταξινομεί φυσικά, ώστε το αρχείο 2 να προηγείται του 10· η ημερομηνία τροποποίησης ακολουθεί το πότε αποθηκεύτηκε τελευταία φορά κάθε αρχείο. Αν αριθμήσατε τα αρχεία όπως περιγράφεται παραπάνω, το όνομα αρχείου είναι η ασφαλέστερη επιλογή, επειδή το αποτέλεσμα δεν εξαρτάται πια από τη σειρά με την οποία τα επιλέξατε.

Ένα εργαλείο συγχώνευσης PDF συνδυάζει PDF, οπότε οτιδήποτε άλλο πρέπει πρώτα να γίνει PDF. Για φωτογραφίες αποδείξεων από το κινητό ή μια σαρωμένη ταυτότητα, μετατρέψτε τις εικόνες σε σελίδες με το εικόνα σε PDF, που σας επιτρέπει επίσης να διαλέξετε μέγεθος σελίδας και περιθώρια, ώστε η φωτογραφία να μην κάθεται σε σελίδα με το μέγεθος του αρχικού κάδρου της κάμερας. Για χαρτί που σαρώνετε τώρα, ο οδηγός για τη σάρωση εγγράφων σε PDF καλύπτει ρυθμίσεις ανάλυσης και χρώματος που κρατούν τις σελίδες ευανάγνωστες χωρίς να τις κάνουν τεράστιες.

Τα έγγραφα Word θέλουν την ίδια μεταχείριση. Εξαγάγετε από το Word με File > Save As > PDF ή χρησιμοποιήστε το Word σε PDF όταν δεν έχετε εγκατεστημένο Word. Η μετατροπή κάθε εγγράφου χωριστά πριν τη συγχώνευση, αντί να επικολλήσετε τα πάντα σε ένα αρχείο Word, διατηρεί τις γραμματοσειρές, τις κεφαλίδες και την αρίθμηση σελίδων κάθε εγγράφου ακριβώς όπως τα όρισαν οι συντάκτες τους και αποφεύγει τις μετατοπίσεις διάταξης που συμβαίνουν όταν συγκρούονται τα στιλ πολλών αρχείων σε ένα έγγραφο.

Οι μικτές πηγές σημαίνουν σχεδόν πάντα μικτά μεγέθη σελίδων. Μια σελίδα US Letter είναι 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), μια σελίδα A4 είναι 210 × 297 mm και μια φωτογραφία κινητού που έγινε PDF μπορεί να έχει οποιοδήποτε σχήμα. Η συγχώνευση κρατά εξ ορισμού κάθε σελίδα στο δικό της μέγεθος, κάτι που φαίνεται ατημέλητο στην οθόνη και εκτυπώνεται με περίεργα περιθώρια. Ορίστε Μέγεθος σελίδας A4 ή Letter με Περιεχόμενο Προσαρμογή στη σελίδα, ώστε να ταιριάζουν όλες οι σελίδες. Οι οριζόντιες σελίδες, όπως μια εξαγωγή πλατιού υπολογιστικού φύλλου, μένουν οριζόντιες· περιστρέψτε τις στο αρχικό αρχείο αν φτάνουν πλάγια.

Οι σελιδοδείκτες είναι αυτό που η προδιαγραφή PDF ονομάζει περίγραμμα εγγράφου: η λίστα με κλικ στην πλαϊνή στήλη μιας εφαρμογής προβολής. Στη συγχώνευση, η χρήσιμη ρύθμιση είναι ένας σελιδοδείκτης ανώτατου επιπέδου ανά αρχείο, με ετικέτα το όνομά του, και αυτό δημιουργεί η επιλογή Σελιδοδείκτης ανά αρχείο. Οι σελιδοδείκτες που υπάρχουν ήδη μέσα σε ένα αρχείο, όπως οι καταχωρίσεις κεφαλαίων μιας αναφοράς, μεταφέρονται και μένουν συνδεδεμένοι με τις σελίδες τους. Οι σύνδεσμοι μέσα σε ένα έγγραφο που οδηγούν στις δικές του σελίδες συνεχίζουν να λειτουργούν, επειδή οι σελίδες μετακινούνται μαζί.

Οι συμπληρώσιμες φόρμες θέλουν περισσότερη προσοχή. Κάθε πεδίο μιας φόρμας PDF έχει όνομα και μέσα σε ένα PDF ένα όνομα αντιστοιχεί σε μία τιμή. Αν συγχωνεύσετε δύο αντίγραφα της ίδιας φορολογικής φόρμας ή δύο φόρμες του ίδιου εκδότη, τα πεδία με ίδια ονόματα συνδέονται: όταν πληκτρολογείτε ένα όνομα στη σελίδα 1, συμπληρώνεται το ίδιο πλαίσιο στη σελίδα 9. Η Ισοπέδωση φορμών μετατρέπει τις συμπληρωμένες απαντήσεις σε κανονικό περιεχόμενο σελίδας, ώστε να μην αλλάζουν ούτε να συγκρούονται. Ισοπεδώστε όταν η φόρμα έχει ολοκληρωθεί· αφήστε την ως έχει όταν ο παραλήπτης πρέπει ακόμη να τη συμπληρώσει.

Οι ψηφιακές υπογραφές δεν επιβιώνουν της συγχώνευσης. Μια υπογραφή βάσει πιστοποιητικού καλύπτει τα ακριβή byte του υπογεγραμμένου αρχείου και η συγχώνευση γράφει νέο αρχείο, οπότε οι εφαρμογές προβολής θα αναφέρουν την υπογραφή ως μη έγκυρη ή ως απούσα, ακόμη κι αν η ορατή εικόνα της υπογραφής βρίσκεται ακόμη στη σελίδα. Μια σχεδιασμένη ή πληκτρολογημένη υπογραφή είναι απλό περιεχόμενο σελίδας και περνά αναλλοίωτη. Αν χρειάζεστε ένα επίπεδο αντίγραφο χωρίς επεξεργάσιμα πεδία για αρχείο, δεν υπάρχει πρόβλημα· για ό,τι πρέπει να επαληθεύσει η άλλη πλευρά, στείλτε το υπογεγραμμένο PDF ως ξεχωριστό συνημμένο.

Ένα συγχωνευμένο PDF έχει περίπου το άθροισμα των μεγεθών των αρχείων που το αποτελούν, και κάποιες φορές λίγο μικρότερο όταν τα αρχικά αρχεία χρησιμοποιούν κοινές γραμματοσειρές. Αυτό δεν πειράζει για ένα email σε συνάδελφο, αλλά συχνά είναι υπερβολικό για φόρμες υποβολής, πολλές από τις οποίες περιορίζουν τα συνημμένα στα 2, 5 ή 10 MB. Συνήθης αιτία είναι οι σαρωμένες σελίδες: μία έγχρωμη σάρωση στα 300 DPI μπορεί να πιάνει περισσότερο χώρο από ένα έγγραφο κειμένου 50 σελίδων. Συγχωνεύστε πρώτα, ελέγξτε το μέγεθος και μόνο μετά περάστε το αποτέλεσμα από τη συμπίεση PDF, αν ξεπερνά το όριο, γιατί η συμπίεση ενός ολοκληρωμένου αρχείου είναι ταχύτερη από τη συμπίεση δέκα αρχείων και σας επιτρέπει να κρίνετε την ποιότητα μία φορά.

Αν βρίσκεστε κοντά στο όριο, αναζητήστε σελίδες που δεν χρειάζεστε πριν συμπιέσετε περισσότερο. Η επιλογή Αφαίρεση κενών σελίδων αφαιρεί τις κενές πίσω όψεις που παράγουν οι σαρωτές διπλής όψης για φύλλα μίας όψης, κάτι που μπορεί να αφαιρέσει αρκετές σελίδες από ένα σαρωμένο φάκελο, ενώ η επιλογή Αφαίρεση μεταδεδομένων καθαρίζει τα πεδία συγγραφέα και λογισμικού από τα αρχικά αρχεία. Καμία από τις δύο δεν αλλάζει την εμφάνιση των υπόλοιπων σελίδων, γι' αυτό αξίζει να τις ενεργοποιήσετε πριν θυσιάσετε ποιότητα εικόνας για λίγα kilobyte.

Η συγχώνευση δεν είναι μονόδρομος. Οι σελίδες μέσα σε ένα συγχωνευμένο PDF είναι οι ίδιες που εισήχθησαν, οπότε μπορείτε να διαχωρίσετε το αρχείο αργότερα ανά εύρος σελίδων, για παράδειγμα για να στείλετε τις σελίδες 1 έως 4 σε έναν παραλήπτη και τις υπόλοιπες σε άλλον, ή για να αντικαταστήσετε ένα παλιό πιστοποιητικό. Ο συνοδευτικός οδηγός πώς να διαχωρίσετε αρχεία PDF καλύπτει τον διαχωρισμό ανά εύρος, ανά σελιδοδείκτη και σε μεμονωμένες σελίδες. Η φύλαξη των αρχικών αρχείων σε έναν φάκελο δίπλα στο συγχωνευμένο παραμένει ο πιο απλός τρόπος να ξαναχτίσετε έναν φάκελο με ένα έγγραφο αλλαγμένο.

Η ερώτηση είναι εύλογη, αφού οι φάκελοι αιτήσεων περιέχουν συχνά ταυτότητες, κινήσεις λογαριασμών και διευθύνσεις. Σημασία έχει τι συμβαίνει με τα αρχεία μετά τη συγχώνευση. Στο UltKit, οι μεταφορτώσεις γίνονται μέσω HTTPS, το συγχωνευμένο αρχείο είναι διαθέσιμο για λήψη για 30 λεπτά μετά την επεξεργασία και στη συνέχεια διαγράφονται από τον διακομιστή τόσο τα αρχικά αρχεία όσο και το αποτέλεσμα. Δεν υπάρχει λογαριασμός, επομένως τίποτα δεν συνδέεται με προφίλ, και τα αρχεία δεν χρησιμοποιούνται για κανέναν άλλο σκοπό πέρα από τη δημιουργία της λήψης σας.

Για έγγραφα που δεν πρέπει ποτέ να φύγουν από τον υπολογιστή σας, όπως ιατρικοί φάκελοι που καλύπτονται από πολιτική εργοδότη, χρησιμοποιήστε την Προεπισκόπηση (Preview) σε Mac ή μια εφαρμογή υπολογιστή, και ελέγξτε τους κανόνες του οργανισμού σας πριν ανεβάσετε οτιδήποτε στη δουλειά. Για τους καθημερινούς φακέλους, σε κάθε διαδικτυακό εργαλείο αναζητήστε σύντομο διάστημα διατήρησης και καμία εγγραφή. Όταν έχετε το συγχωνευμένο αρχείο, η προσθήκη κωδικού ανοίγματος πριν το στείλετε με email το προστατεύει και κατά τη μεταφορά.