PDF Şifreleme: Açma Parolası, İzinler ve AES | UltKit

PDF biçimi iki parola tanımlar ve karışıklığın çoğu bunların tek parola sanılmasından çıkar. Belirtimde kullanıcı parolası denen açma parolası gizlilik için önemli olandır. Bu parola ayarlandığında her sayfa, resim, form alanı ve ek şifrelenir; biri parolayı yazana kadar dosyadaki baytlar anlamsız bir gürültüdür. Dosyayı yanlış kişiye ileten bir alıcı ya da çalınan bir dizüstü bilgisayar, parola gizli kaldığı sürece hiçbir şey ifşa etmez.

Sahip parolası denen izin parolası farklı çalışır. Yazarın yazdırmayı, metin kopyalamayı, form doldurmayı, yorum eklemeyi veya sayfa düzenlemeyi kapatmasını sağlar. Belge hiçbir istem çıkmadan açılır, dolayısıyla okuyucu her sözcüğü görebilir. Kısıtlamalar dosyada saklanan işaretlerdir ve bunlara uymak görüntüleyiciye bağlıdır. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox ve Önizleme uyar ve ilgili menü öğelerini soluklaştırır. İşaretleri yok sayan bir görüntüleyici veya kitaplık yine de yazdırıp kopyalayabilir, çünkü içerik ondan hiç gizlenmemiştir.

Pratikte üç birleşim ortaya çıkar. Özel her şey için yalnızca açma parolası kullanın: maaş bordroları, vergi beyannameleri, sağlık yazıları, görüşme aşamasındaki sözleşmeler. Herkese açık olması gereken ama değiştirilmesi zor olsun istenen belgeler için, örneğin imzalı bir fiyat listesinde, yalnızca izin parolası kullanın. Dosyayı yalnızca belirli kişiler okuyacaksa ve düzenleyememeleri gerekiyorsa ikisini birlikte kullanın; iki parolayı farklı yapın, yoksa dosyayı açabilen herkes kısıtlamaları da kaldırabilir.

PDF şifrelemesi 1994'teki ilk sürümden bu yana birkaç kez gözden geçirildi ve eski yöntemler uyumluluk için okunabilir kalıyor. PDF 1.1'in 40 bit RC4 anahtarı sıradan bir bilgisayarda kaba kuvvetle kırılabilir, PDF 1.4'ün 128 bit RC4'ü ise artık güvenli sayılmayan bir şifre kullanır. AES-128, PDF 1.6 ve Acrobat 7 ile geldi. AES-256 Acrobat 9 ile geldi; Acrobat X, Adobe'nin ilk 256 bit düzenini daha güçlü bir parola denetimiyle değiştirdi. PDF 2.0 standardı ISO 32000-2, RC4'ü kullanımdan kaldırırken bu sürümü korur.

Hemen herkes için seçim basit: AES-256. Windows, macOS, iOS, Android ve başlıca tarayıcılardaki güncel tüm okuyucular bunu açar. AES-128'e yalnızca belirli bir alıcının yazılımı 256 bit dosyalar için fazla eskiyse geçin; on beş yıldır güncellenmemiş bir belge yönetim sistemi gibi. Acrobat'ta Uyumluluk menüsü bu seçimi sizin yerinize yapar: Acrobat X ve sonrası AES-256, Acrobat 7 ve sonrası AES-128, daha eskisi RC4 demektir.

Elinizde PDF şifreleyebilen bir yazılım olabilir. Ücretli Acrobat Standard ve Pro, ayrı açma ve izin parolaları ile yukarıda anlatılan uyumluluk menüsü dahil en kapsamlı denetimlere sahiptir. macOS Önizleme, dışa aktarma penceresinde iki parolayı da ekleyebilir; yeni macOS sürümlerinde seçenek İzinler düğmesinin ardındadır, eskilerde tek bir Şifrele kutusudur. Windows için Word, PDF'yi oluştururken şifreleyebilir ancak yalnızca 6 ile 32 karakter arasında bir açma parolasıyla ve izin ayarları olmadan.

İki yaygın aracın hiç parola özelliği yoktur. Windows 10 ve 11'e yerleşik sanal yazıcı Microsoft Print to PDF, güvenlik seçeneği olmayan korumasız bir dosya yazar; Chrome'un yazdırma penceresindeki PDF olarak kaydet hedefi de aynıdır. PDF'niz bunlardan birinden geldiyse ikinci adım olarak şifreleyin. Ne kullanırsanız kullanın sonucu bir kez açıp parola sorduğunu kontrol edin; Acrobat Reader'da Dosya > Özellikler > Güvenlik yöntemi ve izinleri gösterir.

Chromebook'ta, Acrobat olmayan bir iş bilgisayarında veya telefonda bir tarayıcı aracı aynı işi görür. 95 MB'a kadar tek bir dosya yükleyerek PDF'yi parolayla koruyun; UltKit varsayılan olarak AES-256 ile şifreler ve hem yüklenen dosyayı hem sonucu işlemden 30 dakika sonra siler. Kurulacak bir şey ve açılacak hesap yoktur; bu, kısıtlı bir ofis bilgisayarında önemlidir.

Diğer düzenlemeleri önce yapın. Şifreli bir PDF parola olmadan yeniden sıkıştırılamaz veya birleştirilemez; dosya e-posta sınırı için fazla büyükse korumadan önce PDF'yi sıkıştırın. Değişmemesi gereken doldurulmuş form yanıtları içeriyorsa onu da önce düzleştirin. Şifreleme yalnızca küçük bir güvenlik sözlüğü ekler, bu yüzden korumalı kopya aşağı yukarı orijinalle aynı boyuttadır.

En yaygın hata, parolayı ekle aynı e-postada ya da bir dakika sonraki ikinci bir e-postada göndermektir. O posta kutusunu okuyabilen herkes, konuşmayı ileten biri dahil, iki yarıya da sahip olur. Farklı bir kanal kullanın: dosyayı e-postayla gönderin, parolayı mesajla iletin, telefonda okuyun veya yüz yüze kararlaştırın. Aynı müşteriye aylık ekstre gibi tekrarlanan gönderimlerde bir parola kuralını bir kez kararlaştırın ve mesajda asla yazmayın.

Alıcının hatasız yazabileceği bir parola seçin. İlgisiz dört beş sözcüklü bir parola cümlesi telefonda semboller dizisinden daha kolay dikte edilir ve bir isim ya da doğum tarihinden daha zor tahmin edilir. Alıcının iş arkadaşlarının araştırabileceği bilgilerden kaçının ve kendi e-posta veya banka parolanızı yeniden kullanmayın, çünkü onu başkasıyla paylaşmak üzeresiniz.

Düzenlemeye tabi belgelerde riskler artar. İK dosyaları, sağlık kayıtları ve hukuki evraklar çoğu zaman, sağlık verileri için şifrelemeyi güvence olarak sayan ABD'deki HIPAA veya şifrelemeyi uygun güvenliğe örnek gösteren GDPR'ın 32. maddesi gibi kurallara tabidir. Bir e-posta ekinde AES-256 açma parolası bunun makul bir parçasıdır ama tamamı değildir: kuruluşunuz güvenli bir portal, kimin neyi aldığının kaydı veya bir saklama takvimi isteyebilir. E-postayı seçmeden önce politikanızı kontrol edin.

Şifreleme dosyayı durağan hâlde ve aktarım sırasında korur. Doğru kişi dosyayı açtığında içerik ekranındadır ve PDF biçiminde ekran görüntüsünü, monitörün telefonla fotoğrafını veya bunlardan birine uygulanan metin tanımayı engelleyecek hiçbir şey yoktur. Yazdırma kısıtlamaları onları yok sayan görüntüleyicide işe yaramaz ve yazdırmaya izin veriliyorsa sanal bir PDF yazıcıya yazdırmak korumasız bir kopya üretebilir. Kısıtlamaları bir savunma değil, dürüst okuyuculara yönelik bir nezaket sayın.

Bazı ayrıntılar parola olmadan da görünür. Dosya adı hiçbir zaman şifrelenmez; bu yüzden Smith_HIV_results.pdf şifreli içeriğin sakladığını ele verir, hassas dosyalara nötr adlar verin. Meta verileri şifrele kapalıyken başlık, yazar ve anahtar sözcükleri herkes okuyabilir. E-posta konusu, gönderen ve alıcı, ek boyutu ve tarih yoldaki her posta sunucusunda görünür; AES şifrelemeli bir ZIP arşivi ise dosya adlarını yalnızca biçimi bunların şifrelenmesini destekliyorsa gizler.

Parolayı biliyorsanız kaldırmak olağan bir işlemdir. Her hafta açtığınız bir banka ekstresi veya kendinizin şifrelediği ve şimdi düzenlemeniz gereken bir belge, bildiğiniz parolayla kilidi açılarak kullanılabilir: Mevcut parola alanına yazın, Kilidini aç'a basın ve korumasız kopyayı özel bir yerde saklayın. Parolayı değiştirmek için kilidi açın ve yeni parolayla yeniden koruyun. Yalnızca kısıtlamaları kaldır açma parolasını koruyarak yazdırma ve kopyalama sınırlarını kaldırır.

Unutulmuş bir açma parolası farklı bir durumdur ve dürüst cevap kısadır. AES-256 ve güçlü bir parolayla şifrelenmiş bir PDF, Adobe dahil kimse tarafından kurtarılamaz, çünkü ana anahtar ya da arka kapı yoktur. Parola kurtarma programları yalnızca tahmin ederek çalışır; bu zayıf parolalarda ve eski RC4 dosyalarında başarılı, uzun bir parola cümlesinde başarısız olur. Gönderenden parolayı ya da yeni bir kopya isteyin, dosyayı getiren e-postada parola kuralını arayın ve kendi orijinallerinizi şifresiz olarak güvenli bir yerde tutun.

Bu listeyi her belge için bir kez gözden geçirin. Bir dakika sürer ve aksi hâlde güçlü olan bir kurulumu bozan hataları, ele veren bir dosya adından ekle aynı gelen kutusundaki bir parolaya kadar kapsar.