Kako združiti PDF datoteke na Macu, v Windows in brskalniku

Najpogostejši razlog za združevanje je polje za nalaganje, ki sprejme samo eno datoteko. Kadrovski portali imajo pogosto eno mesto za »življenjepis in spremno pismo«, vloge za vizum in vpis na univerzo zahtevajo vsa dokazila v enem PDF-ju, sistemi za obračun stroškov pa želijo obrazec in vse račune skupaj. Če priložite pet datotek, kjer je pričakovana ena, pregledovalec morda odpre samo prvo ali pa obrazec tiho obdrži le zadnje nalaganje. Združena datoteka to tveganje odpravi in vam omogoči, da določite, kaj bralec vidi prvo.

Drugi razlog je udobje bralca. Računovodja, ki dobi dvanajst mesečnih računov kot dvanajst prilog, mora vsakega odpreti, natisniti in odložiti; isti računi, združeni po datumu, so en dokument za listanje in eno tiskanje. Enako velja za poglavja, skenirana po enega iz knjige, za ločene PDF-je, ki jih aplikacija za skeniranje ustvari ob vsaki seji, ali za portfelj, sestavljen iz projektnih listov, izvoženih iz različnih programov.

Združevanje je tudi način arhiviranja. Zaključeno projektno mapo s podpisano pogodbo, tremi spremembami naročila in končnim računom je po letih lažje najti kot en PDF, poimenovan po stranki in datumu. Datoteke naj ostanejo ločene le tam, kjer morajo ostati neodvisno preverljive, na primer digitalno podpisane pogodbe, in kadar jih morajo različni ljudje prejeti posebej. Oba primera obravnavamo spodaj.

Vsako orodje za združevanje, tudi Preview in Acrobat, razporedi strani po vrstnem redu datotek, ki mu jih podate, zato deset sekund načrtovanja prihrani ponovno združevanje. Pri daljšem paketu si zapišite želeni vrstni red: na primer spremno pismo, življenjepis, nato spričevala od najnovejšega, ali računi od najstarejšega do najnovejšega. Nato datoteke preimenujte tako, da ime samo določa vrstni red. Začetna dvomestna številka, na primer 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf in 03-degree.pdf, se pravilno razvrsti v Finderju, Raziskovalcu in skoraj vsakem pogovornem oknu za nalaganje.

Imena so pomembna tudi po združitvi. Orodja, ki za vsako izvorno datoteko ustvarijo zaznamek, običajno vzamejo oznako iz imena datoteke, zato scan0042.pdf postane zaznamek, ki ga nihče ne razume. Vsaki datoteki dajte ime, ki ga želite videti v stranskem panoju združenega PDF-ja, združeni datoteki pa ime, ki ga prejemnik lahko shrani brez preimenovanja: vaše ime, namen in datum ustrezajo skoraj vsaki vlogi.

Med velikimi namiznimi sistemi ima pravi združevalnik PDF-jev samo macOS. Preview, privzeti pregledovalnik PDF na vsakem Macu, v stranskem panoju prikazuje sličice strani, cel PDF pa lahko iz Finderja povlečete v ta pano in njegove strani se vstavijo na mesto spusta. Edit > Insert > Page from File naredi isto prek menija. Preview shrani spremembe v odprto datoteko, zato uporabite File > Export as PDF ali pred začetkom podvojite prvo datoteko, če želite original ohraniti nedotaknjen.

Windows 10 in 11 nimata ukaza za združevanje. Najbližji vgrajeni trik je tiskalnik Microsoft Print to PDF: v Raziskovalcu izberite več slik JPG ali PNG, z desnim klikom izberite Natisni (v Windows 11 pod Pokaži več možnosti) in izberite ta tiskalnik, da dobite en večstranski PDF. Deluje samo za slike, ne za obstoječe PDF-je. Orodje Combine Files v Acrobatu združi vse, vendar zahteva plačljiv paket Acrobat Standard ali Pro; brezplačni Acrobat Reader datotek ne more združevati. Google Drive lahko shranjuje in prikazuje PDF-je, a prav tako nima funkcije združevanja.

Kadar računalnik nima orodja za združevanje, delo opravi brskalnik brez nameščanja. Orodje za združevanje PDF sprejme od 2 do 50 datotek PDF, vsako do 95 MB, in deluje enako v Chromu v Windows, na Chromebooku ali v Safariju na iPhonu, kjer datoteke izberete v aplikaciji Datoteke. Najbolj uporaben je brskalniški združevalnik na telefonih, saj so datoteke, ki jih potrebujete, na primer prenesena plačilna lista in fotografirana osebna izkaznica, pogosto že v prenosih telefona.

Pri razvrščanju se zgodi največ napak. Združi po določa zaporedje: Vrstni red nalaganja sledi seznamu, ki ga lahko prerazporedite z vlečenjem; Ime datoteke razvršča naravno, tako da je datoteka 2 pred datoteko 10; Datum spremembe sledi času zadnjega shranjevanja. Če ste datoteke oštevilčili, kot je opisano zgoraj, je Ime datoteke najvarnejša izbira, saj rezultat ni več odvisen od tega, v kakšnem vrstnem redu ste jih izbrali.

Združevalnik PDF-jev združuje PDF-je, zato mora vse drugo najprej postati PDF. Telefonske fotografije računov ali skenirano osebno izkaznico pretvorite v strani z orodjem slika v PDF, ki omogoča tudi izbiro velikosti strani in robov, da fotografija ne leži na strani velikosti prvotnega kadra kamere. Za papir, ki ga skenirate zdaj, vodnik o skeniranju dokumentov v PDF opisuje ločljivost in nastavitve barv, pri katerih strani ostanejo berljive, a ne postanejo ogromne.

Enako velja za dokumente Word. Izvozite jih iz Worda z File > Save As > PDF ali uporabite Word v PDF, kadar Worda nimate nameščenega. Če vsak dokument pretvorite posebej, preden jih združite, namesto da vse prilepite v eno datoteko Word, ohranite pisave, glave in oštevilčenje strani vsakega dokumenta natanko tako, kot so jih nastavili avtorji, izognete pa se tudi premikom postavitve, ki nastanejo, ko se slogi iz več datotek v enem dokumentu spopadejo.

Mešani viri skoraj vedno pomenijo mešane velikosti strani. Stran US Letter meri 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), stran A4 210 × 297 mm, telefonska fotografija, pretvorjena v PDF, pa je lahko poljubne oblike. Združevanje privzeto ohrani vsako stran v njeni velikosti, kar je na zaslonu videti neurejeno, pri tiskanju pa daje nenavadne robove. Nastavite Velikost strani na A4 ali Letter in Vsebina na Scale to fit, da se vse strani izenačijo. Ležeče strani, na primer širok izvoz preglednice, ostanejo ležeče; če prispejo postrani, jih zavrtite v izvorni datoteki.

Zaznamki so tisto, kar specifikacija PDF imenuje oris dokumenta: seznam s klikom v stranskem panoju pregledovalnika. Pri združevanju je koristna nastavitev en zaznamek najvišje ravni za vsako izvorno datoteko, poimenovan z njenim imenom, in prav to ustvari Zaznamek za vsako datoteko. Zaznamki, ki že obstajajo v izvorni datoteki, na primer vnosi poglavij v poročilu, se prenesejo in ostanejo vezani na svoje strani. Povezave znotraj dokumenta, ki kažejo na njegove lastne strani, še naprej delujejo, ker se strani premikajo skupaj.

Izpolnljivi obrazci zahtevajo več pozornosti. Vsako polje v obrazcu PDF ima ime, znotraj enega PDF-ja pa ime pomeni eno vrednost. Če združite dve kopiji istega davčnega obrazca ali dva obrazca istega izdajatelja, se polja z enakimi imeni povežejo: ime, vpisano na strani 1, izpolni isto polje na strani 9. Splošči obrazce spremeni izpolnjene odgovore v navadno vsebino strani, da se ne morejo več spreminjati ali trčiti. Sploščite, ko je obrazec dokončan; pustite nesploščen, če ga mora prejemnik še izpolniti.

Digitalni podpisi združevanja ne preživijo. Podpis na podlagi potrdila pokriva točne bajte podpisane datoteke, združevanje pa zapiše novo datoteko, zato bodo pregledovalniki podpis prikazali kot neveljaven ali manjkajoč, čeprav je vidna slika podpisa še na strani. Narisan ali natipkan podpis je samo vsebina strani in se prenese nespremenjen. Če za arhiv potrebujete eno ploščato kopijo brez polj za urejanje, je to v redu; za vse, kar mora druga stran preveriti, pošljite podpisani PDF kot ločeno prilogo.

Združeni PDF je približno vsota svojih delov, včasih nekoliko manjši, če viri delijo pisave. To je v redu za e-pošto sodelavcu, pogosto pa preveč za obrazce za nalaganje, ki priloge večkrat omejijo na 2, 5 ali 10 MB. Običajni krivci so skenirane strani: ena barvna skenirana stran pri 300 DPI lahko zavzame več prostora kot 50-stranski besedilni dokument. Najprej združite, preverite velikost in šele nato rezultat pošljite skozi stiskanje PDF, če presega omejitev, saj je stiskanje ene končane datoteke hitrejše kot stiskanje desetih in kakovost presodite samo enkrat.

Če ste blizu omejitve, poiščite strani, ki jih ne potrebujete, preden stisnete močneje. Odstrani prazne strani odstrani prazne hrbtne strani, ki jih dvostranski skenerji ustvarijo pri enostranskih listih, kar lahko skenirani paket skrajša za več strani, Odstrani metapodatke pa iz izvornih datotek počisti polja avtorja in programa. Nobeno ne spremeni videza preostalih strani, zato ju vklopite, preden kakovost slike zamenjate za kilobajte.

Združevanje ni enosmerna vrata. Strani v združenem PDF-ju so iste strani, ki so šle vanj, zato lahko datoteko pozneje razdelite po obsegu strani, na primer da strani 1 do 4 pošljete eni osebi, preostale drugi, ali da zamenjate eno zastarelo potrdilo. Spremljevalni vodnik kako razdeliti datoteke PDF opisuje razdelitev po obsegu, po zaznamkih in na posamezne strani. Izvorne datoteke v mapi ob združeni še vedno ostajajo najpreprostejši način, da paket znova sestavite z zamenjanim dokumentom.

Vprašanje je upravičeno, saj paketi vlog pogosto vsebujejo osebne izkaznice, bančne izpiske in naslove. Pomembno je, kaj se z datotekami zgodi po združitvi. Na UltKit nalaganja potekajo prek HTTPS, združena datoteka je na voljo za prenos 30 minut po obdelavi, nato pa se z strežnika izbrišejo tako viri kot rezultat. Računa ni, zato ni nič povezano s profilom, datoteke pa se ne uporabljajo za nič drugega kot za pripravo vašega prenosa.

Za dokumente, ki nikoli ne smejo zapustiti vašega računalnika, na primer zdravstvene zapise, zajete s pravilnikom delodajalca, raje uporabite Preview na Macu ali namizno aplikacijo, in pred nalaganjem česar koli v službi preverite pravila svoje organizacije. Pri vsakdanjih paketih sta pri vsakem spletnem orodju pomembna kratek čas hrambe in odsotnost registracije. Ko imate združeno datoteko, jo z geslom za odpiranje pred pošiljanjem po e-pošti zaščitite tudi med prenosom.