Ako spojiť PDF súbory na Macu, vo Windows a v prehliadači

Najčastejším dôvodom na spojenie je nahrávacie pole, ktoré prijíma iba jeden súbor. Pracovné portály majú často jedno miesto pre „životopis a motivačný list“, žiadosti o víza a na univerzity vyžadujú všetky podklady v jednom PDF a systémy na vyúčtovanie výdavkov chcú formulár aj všetky doklady pokope. Ak priložíte päť súborov tam, kde sa čaká jeden, posudzovateľ môže otvoriť len prvý alebo formulár potichu ponechá iba posledné nahratie. Zlúčený súbor toto riziko odstráni a vy rozhodnete, čo čitateľ uvidí ako prvé.

Druhým dôvodom je pohodlie čitateľa. Účtovník, ktorý dostane dvanásť mesačných faktúr ako dvanásť príloh, musí každú otvoriť, vytlačiť a zaradiť; tie isté faktúry zlúčené podľa dátumu sú jeden dokument na prelistovanie a jedna tlač. To isté platí pre kapitoly po jednej naskenované z knihy, samostatné PDF, ktoré skenovacia aplikácia vytvorí pri každom skenovaní, alebo portfólio zložené z listov projektov exportovaných z rôznych programov.

Spájanie je aj spôsob archivácie. Hotový priečinok projektu s podpísanou zmluvou, tromi dodatkami a konečnou faktúrou sa o roky neskôr nájde ľahšie ako jedno PDF pomenované podľa klienta a dátumu. Samostatne by ste mali nechať len dokumenty, ktoré musia zostať nezávisle overiteľné, napríklad digitálne podpísané zmluvy, a súbory, ktoré majú rôzni ľudia dostať zvlášť. K obom sa vrátime nižšie.

Každý nástroj na spájanie, vrátane Preview a Acrobatu, radí strany podľa poradia súborov, ktoré mu zadáte, takže desať sekúnd plánovania ušetrí opakované spájanie. Pri dlhšom balíku si zamýšľané poradie zapíšte: napríklad motivačný list, životopis a potom certifikáty od najnovšieho, alebo faktúry od najstaršej po najnovšiu. Potom súbory premenujte tak, aby poradie vyplývalo z názvu. Úvodné dvojciferné číslo, napríklad 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf a 03-degree.pdf, sa správne zoradí vo Finderi, Prieskumníkovi aj takmer v každom dialógu na nahrávanie.

Názvy záležia aj po zlúčení. Nástroje, ktoré vytvoria záložku pre každý zdrojový súbor, preberajú jej popis zvyčajne z názvu súboru, takže z scan0042.pdf sa stane záložka, ktorej nikto nerozumie. Každému súboru dajte názov, ktorý by ste chceli vidieť v bočnom paneli zlúčeného PDF, a samotný zlúčený súbor pomenujte tak, aby ho príjemca mohol uložiť bez premenovania: vaše meno, účel a dátum sa hodia takmer pre každú žiadosť.

Z veľkých desktopových systémov má skutočný nástroj na spájanie PDF iba macOS. Preview, predvolený prehliadač PDF na každom Macu, zobrazuje miniatúry strán v bočnom paneli a celé PDF z Finderu môžete pretiahnuť do tohto panela, čím sa jeho strany vložia na miesto pustenia. Edit > Insert > Page from File robí to isté cez ponuku. Preview ukladá zmeny do súboru, ktorý ste otvorili, preto použite File > Export as PDF alebo pred začatím duplikujte prvý súbor, ak chcete originál ponechať nedotknutý.

Windows 10 a 11 nemajú príkaz na zlúčenie. Najbližší vstavaný trik je tlačiareň Microsoft Print to PDF: v Prieskumníkovi vyberte niekoľko obrázkov JPG alebo PNG, kliknite pravým tlačidlom a zvoľte Tlačiť (vo Windows 11 pod Zobraziť ďalšie možnosti) a vyberte túto tlačiareň, čím získate jedno viacstranové PDF. Funguje to len pre obrázky, nie pre existujúce PDF. Nástroj Combine Files v Acrobate zlúči čokoľvek, ale vyžaduje platený plán Acrobat Standard alebo Pro; bezplatný Acrobat Reader súbory spájať nevie. Google Drive dokáže PDF ukladať a zobrazovať, ale ani on nemá funkciu zlúčenia.

Keď počítač nemá nástroj na spájanie, prehliadač to zvládne bez inštalácie. Nástroj na spojenie PDF prijme 2 až 50 súborov PDF s veľkosťou do 95 MB každý a funguje rovnako v Chrome na Windowse, na Chromebooku aj v Safari na iPhone, kde súbory vyberáte z aplikácie Súbory. Najužitočnejší je na telefónoch, pretože súbory, ktoré potrebujete, napríklad stiahnutý výplatný lístok a odfotený doklad totožnosti, často už ležia v priečinku stiahnutých súborov.

Pri určovaní poradia sa robí najviac chýb. Poradie určuje voľba Zlúčiť v poradí: Poradie nahrania sleduje zoznam, ktorý môžete usporiadať presúvaním; Názov súboru zoraďuje prirodzene, takže súbor 2 je pred súborom 10; Dátum úpravy sleduje, kedy bol každý súbor naposledy uložený. Ak ste súbory očíslovali podľa opisu vyššie, najbezpečnejší je Názov súboru, pretože výsledok už nezávisí od toho, v akom poradí ste ich náhodou vybrali.

Nástroj na spájanie PDF spája PDF, takže všetko ostatné sa musí najprv stať PDF. Fotky dokladov z telefónu alebo naskenovaný preukaz premeňte na strany pomocou nástroja obrázok do PDF, ktorý umožňuje zvoliť aj veľkosť strany a okraje, aby fotka neležala na strane s rozmermi pôvodného záberu fotoaparátu. Pre papier, ktorý práve skenujete, sprievodca skenovaním dokumentov do PDF popisuje rozlíšenie a nastavenia farieb, ktoré udržia strany čitateľné bez toho, aby boli obrovské.

Dokumenty Wordu vyžadujú rovnaký postup. Exportujte z Wordu cez File > Save As > PDF alebo použite Word do PDF, ak Word nemáte nainštalovaný. Prevod každého dokumentu zvlášť pred spojením, namiesto vkladania všetkého do jedného súboru Wordu, zachová vlastné písma, hlavičky a číslovanie strán každého dokumentu presne tak, ako ich nastavili autori, a vyhne sa posunom rozloženia, ktoré vznikajú, keď sa v jednom dokumente stretnú štýly z viacerých súborov.

Zmiešané zdroje takmer vždy znamenajú zmiešané veľkosti strán. Strana US Letter má 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), strana A4 má 210 × 297 mm a fotka z telefónu premenená na PDF môže mať akýkoľvek tvar. Spájanie štandardne ponecháva každú stranu v jej vlastnej veľkosti, čo na obrazovke vyzerá neupravene a tlačí sa s nezvyčajnými okrajmi. Nastavte Veľkosť strany na A4 alebo Letter a Obsah na Prispôsobiť veľkosti, aby všetky strany zodpovedali. Strany na šírku, napríklad export širokej tabuľky, zostanú na šírku; ak prídu otočené bokom, otočte ich v zdrojovom súbore.

Záložky sú to, čo špecifikácia PDF nazýva osnova dokumentu: klikateľný zoznam v bočnom paneli prehliadača. Pri zlúčení je užitočné nastavenie s jednou záložkou najvyššej úrovne pre každý zdrojový súbor, označenou jeho názvom, a presne to vytvára Záložka pre každý súbor. Záložky, ktoré už v zdrojovom súbore existujú, napríklad položky kapitol v správe, sa prenesú a zostanú pripojené k svojim stranám. Odkazy v dokumente, ktoré ukazujú na jeho vlastné strany, fungujú ďalej, pretože strany sa presúvajú spolu.

Vyplniteľné formuláre vyžadujú väčšiu opatrnosť. Každé pole vo formulári PDF má názov a v jednom PDF názov odkazuje na jednu hodnotu. Ak zlúčite dve kópie rovnakého daňového formulára alebo dva formuláre od rovnakého vydavateľa, polia s rovnakými názvami sa prepoja: meno napísané na strane 1 sa vyplní aj v rovnakom políčku na strane 9. Zploštiť formuláre zmení vyplnené odpovede na bežný obsah strany, takže sa už nemôžu meniť ani kolidovať. Zploštite hotový formulár; nechajte ho nezploštený, ak ho má príjemca ešte vyplniť.

Digitálne podpisy zlúčenie neprežijú. Podpis založený na certifikáte pokrýva presné bajty podpísaného súboru a zlúčenie zapisuje nový súbor, takže prehliadače ohlásia podpis ako neplatný alebo chýbajúci, aj keď je viditeľný obrázok podpisu stále na strane. Nakreslený alebo napísaný podpis je len obsah strany a prejde nezmenený. Ak potrebujete jednu plochú kópiu bez upraviteľných polí na archiváciu, je to v poriadku; pre všetko, čo musí druhá strana overiť, pošlite podpísané PDF ako samostatnú prílohu.

Zlúčené PDF má približne súčet veľkostí svojich častí, niekedy o niečo menej, keď zdroje zdieľajú písma. Pre e-mail kolegovi je to v poriadku, no pre nahrávacie formuláre je to často priveľa, pretože mnohé obmedzujú prílohy na 2, 5 alebo 10 MB. Zvyčajnou príčinou sú naskenované strany: jediné farebné skenovanie pri 300 DPI môže zabrať viac miesta ako 50-stranový textový dokument. Najprv zlúčte, skontrolujte veľkosť a až potom výsledok prepustite nástrojom komprimovať PDF, ak je nad limitom, pretože komprimácia jedného hotového súboru je rýchlejšia ako komprimácia desiatich a kvalitu posúdite iba raz.

Ak ste blízko limitu, pred silnejšou kompresiou hľadajte strany, ktoré nepotrebujete. Odstrániť prázdne strany vyhodí prázdne zadné strany, ktoré duplexné skenery vytvárajú pre jednostranné listy, čo môže z naskenovaného balíka uberať niekoľko strán, a Odstrániť metadáta vymaže polia autora a softvéru zo zdrojových súborov. Ani jedno nemení vzhľad zostávajúcich strán, takže ich stojí za to zapnúť skôr, než začnete obetovať kvalitu obrazu za kilobajty.

Spájanie nie je jednosmerná cesta. Strany v zlúčenom PDF sú tie isté strany, ktoré do neho vstúpili, takže súbor môžete neskôr rozobrať podľa rozsahu strán, napríklad na odoslanie strán 1 až 4 jednej osobe a zvyšku inej, alebo na výmenu jedného zastaraného certifikátu. Sprievodca ako rozdeliť PDF súbory popisuje rozdelenie podľa rozsahu, podľa záložky aj na jednotlivé strany. Uchovanie pôvodných zdrojových súborov v priečinku vedľa zlúčeného je stále najjednoduchší spôsob, ako balík zostaviť znova s jedným vymeneným dokumentom.

Otázka je oprávnená, pretože balíky žiadostí často obsahujú doklady totožnosti, bankové výpisy a adresy. Dôležité je, čo sa so súbormi stane po zlúčení. V UltKit sa nahrávané súbory prenášajú cez HTTPS, zlúčený súbor je k dispozícii na stiahnutie 30 minút po spracovaní a potom sa zdrojové súbory aj výsledok zo servera odstránia. Neexistuje účet, takže nič nie je spojené s profilom, a súbory sa nepoužívajú na nič iné než na vytvorenie vášho súboru na stiahnutie.

Dokumenty, ktoré nemajú nikdy opustiť váš počítač, napríklad zdravotné záznamy chránené politikou zamestnávateľa, spracujte radšej v Preview na Macu alebo v desktopovej aplikácii a pred nahrávaním čohokoľvek v práci si overte pravidlá svojej organizácie. Pri bežných balíkoch sú dve veci, na ktoré sa pri online nástroji oplatí zamerať, krátka doba uchovania a žiadna registrácia. Keď už máte zlúčený súbor, pridanie hesla na otvorenie pred odoslaním e-mailom ho ochráni aj počas prenosu.