Excel para Word: listas de mala direta e tabelas

Q: As células mescladas e as cores são mantidas?

Com **Formatação** em Keep all, células de cabeçalho mescladas, preenchimentos, bordas e texto em negrito passam para a tabela do Word. A formatação condicional é aplicada como as cores exibidas no momento da conversão, e não como uma regra.

Uma planilha chega ao Word de duas formas: como fonte de dados de uma mala direta ou como tabela pronta colada em um relatório. Esta página converte a pasta de trabalho em uma tabela .docx e explica quando vale a pena pular a conversão e fazer a mala direta.

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Como usar esta ferramenta

1
Envie a pasta de trabalho
Solte um ou mais arquivos .xlsx, .xls ou .ods. Cada um pode ter até 95 MB, e você pode colocar 20 na fila de uma vez.
2
Escolha as planilhas
Esta página converte somente a primeira planilha, onde ficam a maioria das listas de endereços e contatos. Mude Planilhas da pasta de trabalho para All sheets para obter uma seção por planilha.
3
Converta e abra no Word
Clique em Converter para DOCX. As linhas chegam como uma tabela editável do Word, com larguras de coluna, cabeçalhos em negrito e sombreamento de células mantidos.

Resposta

Como colocar dados do Excel no Word?

Para cartas, envelopes ou etiquetas, mantenha o .xlsx e faça uma mala direta pela guia Correspondências do Word. Para uma tabela que você vai editar dentro de um documento, envie a pasta de trabalho aqui e clique em Converter para DOCX.

Mala direta do Excel no Word, passo a passo

A mala direta é bem mais antiga que o formato .xlsx; os processadores de texto já a ofereciam no início dos anos 1980. No Word, o fluxo atual fica na guia Correspondências, introduzida no Office 2007, a mesma versão que tornou XLSX e DOCX os padrões. A ideia é simples: uma linha no Excel equivale a uma carta, envelope ou etiqueta no Word.

Prepare primeiro a planilha. A linha 1 deve conter nomes de colunas como FirstName, Street e City, sem linhas em branco acima e sem células mescladas no cabeçalho. Depois, no Word, escolha Iniciar Mala Direta, selecione Cartas ou Etiquetas, use Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente para abrir a pasta de trabalho e escolha a planilha. Insira os campos com Inserir Campo de Mesclagem, confira alguns registros com Visualizar Resultados e conclua com Concluir e Mesclar para imprimir ou criar um documento por linha.

Se a lista vai para um celular ou um cliente de e-mail, e não para o papel, a mala direta é a ferramenta errada. Excel para VCF transforma as mesmas linhas em cartões de contato que os celulares importam diretamente.

Mala direta ou tabela do Word convertida: qual você precisa

Mala direta

O Excel continua sendo a fonte de dados

O Word lê a pasta de trabalho e repete o seu modelo uma vez por linha.

O resultado são várias cartas, envelopes ou etiquetas
Edite a lista no Excel e mescle de novo
Precisa do Word no Windows ou no Mac

Converter

A planilha vira uma tabela

As linhas são copiadas uma vez para um .docx como uma tabela comum do Word.

O resultado é um único documento
Edite as células direto no Word, no Google Docs ou no LibreOffice
Sem vínculo com a pasta de trabalho

Por que uma planilha grande não cabe em uma única tabela do Word

linhas por planilha do Excel desde o Excel 2007: 1.048.576
colunas por planilha do Excel (de A a XFD): 16.384
colunas permitidas em uma tabela do Word: 63

XLSX

Pasta de trabalho do Microsoft Excel

XLSX é o formato de pasta de trabalho padrão do Microsoft Excel desde o Office 2007, baseado no padrão Office Open XML. Ele guarda várias planilhas, fórmulas, formatação, gráficos, tabelas dinâmicas e validação de dados em um pacote ZIP de XML. Aceita mais de um milhão de linhas por planilha e é o formato padrão de troca de planilhas no mundo corporativo. Google Sheets, LibreOffice e Numbers abrem XLSX, embora macros e recursos avançados possam não ser preservados.

Compressão: –
Transparência: –
Animação: –
Lançamento: 2007 · Microsoft

Conversor de XLSX

DOCX

Documento do Microsoft Word

DOCX é o formato de documento padrão do Microsoft Word desde o Office 2007, baseado no padrão Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500). É um pacote ZIP de arquivos XML com texto, estilos, imagens, tabelas, comentários e alterações controladas. É o formato mais comum para documentos editáveis em empresas, escolas e candidaturas a vagas. O layout pode mudar um pouco entre Word, Google Docs, LibreOffice e Pages, principalmente com formatação complexa. A maioria dos processadores de texto abre arquivos DOCX.

Compressão: –
Transparência: –
Animação: –
Lançamento: 2007 · Microsoft

Conversor de DOCX

Arquivos do Excel vão para o Word quando linhas de dados precisam virar algo que as pessoas leiam: uma tabela dentro de um relatório, uma carta por linha com mala direta ou etiquetas impressas a partir de uma lista de endereços.

Enxugue a planilha antes de converter

Uma pasta de trabalho com milhares de linhas vira uma tabela do Word com centenas de páginas, lenta para rolar e imprimir. Filtre as linhas de que precisa, copie-as para uma nova planilha e converta essa planilha, ou envie todos os dados com Excel para HTML para ter uma página que rola no navegador.

Perguntas sobre Excel para Word

Preciso converter o Excel para Word antes de fazer uma mala direta?

Não. O Word lê o .xlsx diretamente como lista de destinatários em Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente. Converta apenas quando quiser a tabela em si dentro do documento, por exemplo uma lista de preços em uma proposta.

Por que porcentagens e datas aparecem erradas nas cartas da mala direta?

A mala direta usa o valor armazenado, não o que a célula exibe, então 25% chega como 0,25 e uma data pode chegar na ordem americana. Formate essas colunas como Texto no Excel antes de mesclar, ou adicione ao campo de mesclagem uma opção de imagem como \# "0%".

O que acontece com as fórmulas quando a planilha vira uma tabela do Word?

As tabelas do Word não têm fórmulas ativas ligadas a células, então cada fórmula é substituída pelo último valor calculado pelo Excel. Recalcule e salve a pasta de trabalho antes, se você alterou os dados de entrada.

Minha planilha tem 80 colunas. Vai caber?

Uma tabela do Word comporta no máximo 63 colunas, e até 15 colunas já são difíceis de ler em uma página em retrato. Oculte ou exclua no Excel as colunas de que você não precisa, ou converta com Excel para PDF quando só precisar de uma cópia para imprimir.

Dá para fazer etiquetas de endereçamento a partir de uma lista do Excel?

Sim, mas isso é uma mala direta, não uma conversão. No Word, escolha Correspondências > Iniciar Mala Direta > Etiquetas, selecione o fabricante e o número do produto impressos na folha e depois aponte para a sua pasta de trabalho.

As células mescladas e as cores são mantidas?

Com Formatação em Keep all, células de cabeçalho mescladas, preenchimentos, bordas e texto em negrito passam para a tabela do Word. A formatação condicional é aplicada como as cores exibidas no momento da conversão, e não como uma regra.