Como comprimir PDF sem perder qualidade (com e sem perda)

Um PDF é um pacote de objetos: descrições de página, fontes, imagens, anotações e uma tabela de referências cruzadas que diz ao leitor onde cada objeto começa. O texto custa quase nada, porque uma página de prosa são alguns quilobytes de códigos de caracteres mais instruções de desenho. As imagens são diferentes. Uma foto colocada em um relatório mantém a resolução que tinha quando foi inserida; assim, uma foto de celular de 12 megapixels reduzida a uma miniatura na página ainda pode pesar de 3 a 5 MB dentro do arquivo.

Os documentos escaneados são o caso extremo. Cada página escaneada é uma imagem de página inteira, e um escaneamento colorido a 300 DPI de uma folha A4 tem cerca de 2480 × 3508 px. Um app de scanner que salva essas páginas com compressão JPEG leve gera de 1 a 3 MB por página, então um contrato de aluguel de dez páginas vira um anexo de 20 MB, embora tenha talvez 30 KB de palavras de verdade.

O restante do peso se esconde onde você nunca olha. Fontes completas incorporadas podem somar de 200 a 500 KB cada, em famílias CJK ou de exibição grandes; o mesmo logotipo pode ser guardado uma vez por página; e arquivos editados várias vezes no Acrobat carregam atualizações incrementais, em que cada salvamento acrescenta alterações em vez de reescrever o arquivo. Anexos, dados de formulário e miniaturas de página pesam ainda mais.

As etapas sem perda reescrevem o arquivo sem mudar um único pixel ou glifo. Os fluxos de objetos, incluídos no PDF 1.5 em 2003, reúnem centenas de objetos pequenos em um bloco comprimido em vez de guardá-los como texto simples. A remoção de duplicatas encontra imagens e fontes idênticas e mantém uma só cópia. O subconjunto de fontes mantém apenas os caracteres que o documento usa, e a limpeza elimina metadados XMP, miniaturas de página, objetos órfãos e as revisões antigas deixadas pelos salvamentos incrementais. Juntas, essas etapas costumam tirar de 5% a 30% de um arquivo com muito texto.

As etapas com perda alteram os dados das imagens, e é aí que está a grande economia. A redução de resolução leva a imagem a uma resolução-alvo, por exemplo de 300 DPI para 150 DPI, o que elimina três quartos dos pixels. A recodificação a salva como JPEG na qualidade escolhida, e converter documentos escaneados coloridos para escala de cinza remove dois dos três canais de cor. Com números sensatos, nada disso é visível no tamanho normal de leitura, que é o que as pessoas querem dizer com comprimir sem perder qualidade.

O quanto um PDF diminui depende muito mais do que ele contém do que da ferramenta usada. Um relatório exportado do Word ou do Google Docs já é quase só texto com fontes em subconjunto, então sobra pouco para remover. Uma apresentação exportada do PowerPoint com fotos de página inteira, ou uma pilha de documentos escaneados no celular, pode perder quase todo o peso, porque as imagens nunca foram dimensionadas para a página em que estão.

Os números abaixo são faixas típicas, não medições de um arquivo específico. Use-os para decidir se vale a pena tentar comprimir e com qual configuração começar quando um documento precisa caber em um limite específico.

Os portais de envio definem um teto e recusam qualquer arquivo com um byte a mais. Com 200 KB, cabem de uma a três páginas escaneadas em escala de cinza a cerca de 150 DPI, o que mantém legível um texto de 10 pt; comprimir PDF para 200 KB parte exatamente desse limite. Com 500 KB, cabem com folga um documento de identidade escaneado em cores e algumas páginas de texto em escala de cinza. Com 1 MB e 2 MB, a questão costuma ser o número de páginas, não a qualidade, já que dez páginas escaneadas em cores cabem a 150 DPI.

Siga uma ordem fixa, deixando a qualidade por último. Remova as páginas que o formulário não pede, corte o papel vazio ao redor de documentos e recibos, passe o texto preto para escala de cinza e só então deixe a resolução cair antes da qualidade JPEG. Qualidade abaixo de cerca de 40 cria halos quadriculados em volta das letras, enquanto 120 DPI em escala de cinza ainda se lê bem. O modo de tamanho desejado faz essa busca por você; comprimir PDF para 1 MB atende ao trabalho e ao limite de inscrição mais comuns.

Deixe uma pequena margem. Alguns portais contam um quilobyte como 1.000 bytes e outros como 1.024, então um arquivo de 200 KB no seu computador pode ter 204.800 bytes e ainda ser recusado por um formulário que considera 200.000. Mirar em 190 KB, 480 KB ou 0,95 MB evita a discussão.

Todos os aplicativos de computador conseguem diminuir um PDF, mas variam no controle que oferecem. O Acrobat Pro tem um compressor de um clique e um otimizador completo: o PDF Optimizer inclui Audit space usage, que lista exatamente quantos bytes vão para imagens, fontes, fluxos de conteúdo e marcadores, para você ver se a compressão vai ajudar antes de tentar. O Word não comprime um PDF existente, mas define o tamanho do PDF no momento em que você o exporta.

O Preview no Mac é a ferramenta que a maioria já tem e a que mais costuma decepcionar. O filtro Quartz Reduce File Size aplica uma única configuração fixa e agressiva a todas as imagens, sem controle de resolução ou qualidade. Os documentos escaneados ficam borrados e manchados, e um PDF só de texto pode até aumentar, porque o filtro reescreve o arquivo sem a limpeza em nível de objeto que um otimizador de verdade faz.

Um compressor no navegador é o caminho mais curto quando você está em um notebook do trabalho sem Acrobat, no celular ou ajudando alguém por chamada. O compressor de PDF online do UltKit aceita até 20 PDFs de uma vez, cada um com até 95 MB, sem instalar nada e sem criar conta, e todo arquivo enviado e processado é apagado 30 minutos após o processamento.

Os padrões já priorizam a qualidade: Recomendada reduz apenas imagens grandes demais e deixa texto e vetores como estão, enquanto Subconjunto de fontes e Remover metadados já vêm ativados. Só mude algo quando o resultado precisar caber em um número.

O tamanho do arquivo não prova qualidade, então abra o PDF comprimido antes de enviar. Aplique zoom de 200% no menor texto do documento, como notas de rodapé, números de tabelas ou as letras miúdas sob uma assinatura, e compare com o mesmo ponto do original. Com 200%, halos de JPEG, traços borrados e bordas serrilhadas ficam evidentes, enquanto no ajuste à largura eles se escondem.

Depois, verifique o que a compressão nunca deve tocar. O texto que você podia selecionar e copiar antes deve continuar selecionável, porque uma ferramenta que transforma as páginas em imagens não comprimiu o documento; ela o substituiu. Links, marcadores e campos de formulário devem continuar funcionando, e o número de páginas deve ser o mesmo.

Alguns arquivos já estão tão pequenos quanto podem honestamente ficar. Um manual de texto de 300 páginas com fontes em subconjunto, um desenho técnico feito de caminhos vetoriais ou um documento escaneado em preto e branco salvo com JBIG2 não têm imagens grandes demais para reduzir, então qualquer compressor devolve mais ou menos o mesmo tamanho. Forçar mais só piora: passar um desenho vetorial por rasterização o deixa maior e mais borrado ao mesmo tempo.

Quando o limite é por arquivo e não por envio, divida o documento. Separe um contrato longo em páginas de assinatura e anexos, uma tese em capítulos ou um conjunto de extratos bancários em um mês por arquivo, e comprima cada parte só se ainda for necessário. Dividir PDF corta por intervalo de páginas ou em partes de tamanho fixo, e o guia para dividir arquivos PDF mostra qual divisão serve para cada portal.

Dividir também ajuda com e-mail. O Gmail limita os anexos a 25 MB no total por mensagem, e muitos servidores de empresas têm limites menores, então duas partes de 15 MB muitas vezes passam onde um arquivo de 30 MB é devolvido. Para documentos que você ainda vai escanear, a melhor solução vem antes: escaneie texto a 200–300 DPI em escala de cinza, como descrito em escanear documentos para PDF, e você raramente precisará comprimir.