Jak podzielić PDF: zakres stron, rozmiar lub rozdział

Większość osób szuka narzędzia do dzielenia PDF, bo jeden plik pełni funkcję kilku. Komisja pracy dyplomowej chce osobno rozdział 3, księgowa chce faktury każdego klienta w osobnych załącznikach, a podajnik skanera zamienił poranek skanowania w jeden 80-stronicowy plik z umową najmu, dwoma paskami wypłat i stosem paragonów. W każdym przypadku z samymi stronami wszystko jest w porządku. Problem dotyczy tylko miejsca, w którym kończy się jeden dokument, a zaczyna następny, a podział przesuwa te granice bez ruszania treści.

Czwarte zadanie dotyczy rozmiaru, a nie struktury. Formularze rekrutacyjne, zgłoszenia szkód ubezpieczeniowych i rekrutacja na uczelnie często ograniczają każdy plik do 2 MB, 5 MB lub 10 MB, a Gmail pozwala na 25 MB na wiadomość razem z załącznikami. 40-stronicowy skan w 300 DPI łatwo przekracza 20 MB. Podział na części, z których każda się mieści, jest często lepszy niż kompresja całego pliku, aż drobny druk się rozmyje, bo każda strona zachowuje oryginalną rozdzielczość.

Zakresy stron to najelastyczniejszy podział, bo samodzielnie wskazujesz, gdzie ma przebiegać każde cięcie. Zwykle stosuje się listę rozdzieloną przecinkami, w której myślnik łączy pierwszą i ostatnią stronę zakresu, więc 1-3, 7, 9-12 oznacza strony od 1 do 3, samą stronę 7 i strony od 9 do 12. Niektóre narzędzia zamieniają każdy zakres w osobny plik, co daje tu trzy pliki, inne zbierają wszystkie wymienione strony w jeden 8-stronicowy PDF. Najpierw przeczytaj etykietę pola, bo ten sam tekst daje różne wyniki.

Jeden plik na stronę i co N stron to opcje mechaniczne. Nie wymagają planowania, tylko liczby stron, i pasują do stosów, w których każdy dokument ma tę samą długość. 60-stronicowy skan dwustronicowych formularzy podzielony co 2 strony daje 30 plików, a jeśli łączna liczba się nie dzieli, ostatnia część po prostu zawiera resztę. Podział według rozmiaru pliku działa odwrotnie: narzędzie dodaje strony do części, dopóki następna strona nie przekroczyłaby limitu, po czym zaczyna nową część, więc części mają różną liczbę stron, ale każda mieści się w formularzu przesyłania.

Podział według zakładek opiera się na spisie treści dokumentu, czyli klikalnym zarysie, który większość przeglądarek PDF pokazuje na pasku bocznym. Standard PDF, ISO 32000, nazywa go zarysem (outline), a każdy wpis najwyższego poziomu wskazuje stronę. Narzędzie może zacząć nowy plik na każdej z tych stron i nazwać go według wpisu, zamieniając 400-stronicową instrukcję w rozdziały bez liczenia stron. Skany i wiele wyeksportowanych raportów nie ma zarysu i wtedy wracasz do zakresów stron.

Przy pojedynczym cięciu możesz nie potrzebować osobnego narzędzia. Każdy system na komputery potrafi wydrukować zakres stron do nowego PDF, a macOS Preview pozwala też przeciągać strony z dokumentu. Haczyk polega na tym, że drukowanie renderuje strony od nowa: nowy plik zwykle traci zakładki, linki wewnętrzne i pola formularzy, a zeskanowana strona może zostać ponownie skompresowana. To wystarcza dla dwustronicowego fragmentu do e-maila, gorzej sprawdza się przy umowie z polami formularza lub instrukcji, w której czytelnicy korzystają ze spisu treści.

Adobe Acrobat jest wyjątkiem wśród zainstalowanych aplikacji, bo jego polecenie podziału kopiuje strony zamiast je drukować. Znajduje się w narzędziu Organizuj strony i oferuje podział według liczby stron, rozmiaru pliku i zakładek najwyższego poziomu. Darmowy Acrobat Reader otwiera i drukuje PDF, ale ich nie dzieli, więc droga przez Organizuj strony wymaga płatnego planu Acrobata. Karty poniżej pokazują dokładne kroki dla każdej metody.

Narzędzie w przeglądarce to praktyczne rozwiązanie na Chromebooku, służbowym komputerze bez możliwości instalacji oprogramowania lub telefonie, a robi to, czego nie umie okno drukowania: kilka cięć w jednym przebiegu z zachowaniem struktury dokumentu. W narzędziu UltKit do dzielenia PDF przesyłasz jeden PDF do 95 MB, wybierasz Metodę podziału i wypełniasz jedno pole, które się dla niej pojawia. Najpierw otwórz plik w dowolnej przeglądarce z panelem miniatur i zanotuj, gdzie zaczyna się każdy dokument; wpisywane numery stron to pozycje w pliku, liczone od 1, a nie numery wydrukowane w stopkach.

Nazwy metod odpowiadają pięciu podziałom powyżej. Własne zakresy zamieniają każdy zakres w polu Zakresy w osobny PDF, więc 1-3, 7, 9-12 daje trzy pliki. Wyodrębnij strony przyjmuje taką samą listę i buduje z niej jeden nowy PDF. Każda strona, Co N stron, Maks. rozmiar pliku i Według zakładek (rozdziały) obejmują resztę, przy czym Stron na plik przyjmuje od 1 do 1000, a Maksymalny rozmiar pliku od 1 do 100 MB.

Skaner dwustronny rejestruje obie strony każdej kartki, więc stos 20 kartek zamienia się w 40-stronicowy PDF, w którym strona 1 to przód kartki 1, strona 2 jej tył, strona 3 przód kartki 2 i tak dalej. Ta kolejność ma znaczenie przy podziale. Jeśli każda kartka to osobny dokument, np. stos dwustronnych formularzy, dziel co 2 strony, a każda kartka stanie się osobnym plikiem razem ze swoim tyłem. Jeśli wszystkie tyły są puste, prawdopodobnie potrzebujesz tylko stron nieparzystych, co usuwa wszystkie puste tyły jednym krokiem.

Wyciągnięcie stron nieparzystych to zadanie zakresowe. W Wyodrębnij strony lista taka jak 1, 3, 5, 7 buduje jeden PDF z przodów, a wszystkie nieparzyste strony 100-stronicowego skanu mieszczą się swobodnie w limicie 300 znaków. Okno drukowania Acrobata ma osobne ustawienie podzbioru, Strony nieparzyste lub parzyste w Więcej opcji, które można połączyć z drukarką PDF, gdy dokument nie ma linków ani pól do zachowania. Strony parzyste dają same tyły, co jest przydatne, gdy ktoś zapisał notatki na odwrocie wydrukowanego formularza.

Skanery jednostronne powodują inny problem. Jeśli zeskanowano wszystkie przody, odwrócono stos i zeskanowano tyły, plik zawiera przody, a po nich tyły w odwrotnej kolejności. Podział tego nie naprawi; przody i tyły trzeba przeplatać, a to zadanie łączenia. Podziel plik na połowę z przodami i połowę z tyłami, połącz je ponownie i sprawdź ostatnią kartkę, na której odwrócone stosy zwykle się mylą.

Podział, który kopiuje strony zamiast je drukować, może przenieść strukturę dokumentu do każdej części, ale część z niej zależy od stron, których dana część już nie zawiera. Zakładka wskazująca stronę 45 należy do części ze stroną 45 i nigdzie indziej. Link ze strony 3 do strony 60 nie ma dokąd prowadzić, gdy te strony są w różnych plikach, więc pozostaje widoczny, ale nic nie robi. Podpisy cyfrowe to przypadek najbardziej restrykcyjny: podpis obejmuje bajty całego podpisanego pliku, więc część wycięta z podpisanej umowy nie przejdzie weryfikacji jako podpisana.

Nazwy plików to element, który ludzie pomijają, a potem żałują. Części nazwane split_1.pdf do split_12.pdf zmuszają odbiorcę do otwierania każdej, by dowiedzieć się, co zawiera. Nazywaj części według zakresu stron, gdy trzeba je powiązać z oryginałem, według numeru części, gdy kolejność ważniejsza jest niż treść, i według tytułu zakładki, gdy części to rozdziały. Poniższa lista opisuje każdy element i ustawienie, które nim steruje.

Podział jest w pełni odwracalny, o ile zachowasz części. Ponieważ strony są kopiowane bez zmian, scalenie części z powrotem w kolejności daje plik z tymi samymi stronami, tekstem i obrazami co oryginał. Różnić może się zarys, bo każda część niosła tylko zakładki własnych stron. Jeśli podzielisz plik na cztery części z powodu limitu 2 MB, urząd odbierający może połączyć części PDF z powrotem w jeden plik bez strat, a nasz poradnik jak połączyć pliki PDF opisuje szczegółowo kolejność i zakładki.

Zachowaj oryginał, dopóki nie otworzysz każdej części. To jedyna kopia, która nadal ma pełny zarys, linki między częściami i ewentualny podpis cyfrowy, a ponowny podział oryginału jest dużo łatwiejszy niż odbudowa z dwunastu kawałków. Jeśli część nadal jest za duża dla portalu, skompresuj PDF tylko tę jedną część zamiast całego dokumentu, aby pozostałe części zachowały oryginalną jakość obrazów.

Przy podziale często pojawiają się dokładnie te pliki, których najmniej chcesz ujawnić: wyciągi bankowe, dokumentacja medyczna i umowy. W UltKit pliki są usuwane 30 minut po przetworzeniu, nie trzeba zakładać konta i niczego się nie instaluje. W przypadku dokumentów, których nie wolno udostępniać żadnej osobie trzeciej, użyj lokalnie Preview lub Acrobata i zaakceptuj opisane wyżej ograniczenia.

Większość nieudanych podziałów wynika z czterech przyczyn: hasła na pliku, numerów stron niezgodnych z faktyczną liczbą stron pliku, pustych stron ze skanera albo strony większej niż żądany rozmiar. Każda ma proste rozwiązanie i żadna nie wymaga ponownego skanowania.