Jak połączyć pliki PDF na Macu, w Windows i w przeglądarce

Najczęstszy powód łączenia to pole przesyłania, które przyjmuje tylko jeden plik. Portale z ofertami pracy często mają jedno miejsce na „CV i list motywacyjny”, wnioski wizowe i uczelniane wymagają wszystkich dokumentów w jednym PDF, a systemy rozliczania wydatków chcą mieć formularz i wszystkie paragony razem. Jeśli dołączysz pięć plików tam, gdzie oczekiwano jednego, osoba oceniająca może otworzyć tylko pierwszy, a formularz może po cichu zachować tylko ostatnio przesłany. Połączony plik eliminuje to ryzyko i pozwala zdecydować, co czytelnik zobaczy najpierw.

Drugi powód to wygoda odbiorcy. Księgowy, który dostaje dwanaście miesięcznych faktur w dwunastu załącznikach, musi otworzyć, wydrukować i zarchiwizować każdą z nich; te same faktury połączone według dat to jeden dokument do przewijania i jedno zlecenie druku. Podobnie jest z rozdziałami książki skanowanymi pojedynczo, osobnymi plikami PDF tworzonymi przez aplikację skanującą przy każdej sesji czy portfolio złożonym z kart projektów wyeksportowanych z różnych programów.

Łączenie służy też do archiwizacji. Zakończony folder projektu z podpisaną umową, trzema aneksami i fakturą końcową łatwiej znaleźć po latach jako jeden PDF nazwany według klienta i daty. Osobno warto zostawić tylko dokumenty, które muszą pozostać niezależnie weryfikowalne, np. umowy podpisane cyfrowo, oraz pliki, które różne osoby mają otrzymać oddzielnie. Oba przypadki wracają niżej.

Każde narzędzie do łączenia, także Podgląd i Acrobat, ustawia strony w kolejności podanych plików, więc dziesięć sekund planowania oszczędza ponowne łączenie. Przy długim komplecie zapisz zamierzoną kolejność: na przykład list motywacyjny, CV, a potem certyfikaty od najnowszego, albo faktury od najstarszej do najnowszej. Następnie zmień nazwy plików tak, by sama nazwa niosła kolejność. Dwucyfrowy numer na początku, np. 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf i 03-degree.pdf, sortuje się poprawnie w Finderze, Eksploratorze plików i prawie każdym oknie przesyłania.

Nazwy mają znaczenie także po połączeniu. Narzędzia tworzące zakładkę dla każdego pliku źródłowego zwykle biorą jej etykietę z nazwy pliku, więc scan0042.pdf staje się zakładką, której nikt nie rozumie. Nadaj każdemu plikowi nazwę, którą chcesz zobaczyć na pasku bocznym połączonego PDF, a samemu połączonemu plikowi taką, którą odbiorca może zarchiwizować bez zmiany: imię i nazwisko, cel i data pasują do niemal każdego wniosku.

Spośród dużych systemów stacjonarnych tylko macOS ma prawdziwą funkcję łączenia PDF. Podgląd, domyślna przeglądarka PDF na każdym Macu, pokazuje miniatury stron na pasku bocznym i możesz przeciągnąć cały PDF z Findera na ten pasek, aby wstawić jego strony w miejscu upuszczenia. Edycja > Wstaw > Strona z pliku robi to samo przez menu. Podgląd zapisuje zmiany w otwartym pliku, więc jeśli chcesz zachować oryginał, użyj Plik > Eksportuj jako PDF albo zduplikuj pierwszy plik przed rozpoczęciem.

Windows 10 i 11 nie mają polecenia łączenia. Najbliższy wbudowany sposób to drukarka Microsoft Print to PDF: zaznacz kilka obrazów JPG lub PNG w Eksploratorze plików, kliknij prawym przyciskiem i wybierz Drukuj (w Windows 11 w sekcji Pokaż więcej opcji), a następnie wybierz tę drukarkę, aby otrzymać jeden wielostronicowy PDF. Działa to tylko dla obrazów, nie dla istniejących plików PDF. Narzędzie Combine Files w Acrobacie łączy wszystko, ale wymaga płatnego planu Acrobat Standard lub Pro; darmowy Acrobat Reader nie potrafi łączyć plików. Dysk Google może przechowywać i wyświetlać PDF-y, ale też nie ma funkcji łączenia.

Gdy komputer nie ma narzędzia do łączenia, przeglądarka wykona zadanie bez instalowania czegokolwiek. Narzędzie do łączenia PDF przyjmuje od 2 do 50 plików PDF po maksymalnie 95 MB każdy i działa tak samo w Chrome na Windowsie, na Chromebooku czy w Safari na iPhonie, gdzie pliki wybiera się z aplikacji Pliki. Na telefonach łączenie w przeglądarce przydaje się najbardziej, bo potrzebne pliki, takie jak pobrany pasek wypłaty i sfotografowany dowód, często już leżą w pobranych na telefonie.

Najwięcej błędów powstaje na etapie ustalania kolejności. Kolejność łączenia określa sekwencję: Kolejność przesłania podąża za listą, którą można zmieniać przeciąganiem; Nazwa pliku sortuje naturalnie, więc plik 2 jest przed plikiem 10; Data modyfikacji opiera się na czasie ostatniego zapisu każdego pliku. Jeśli ponumerowano pliki zgodnie z opisem powyżej, Nazwa pliku jest najbezpieczniejszym wyborem, bo wynik nie zależy już od tego, w jakiej kolejności je zaznaczono.

Narzędzie do łączenia PDF łączy pliki PDF, więc wszystko inne musi najpierw stać się PDF-em. Zdjęcia paragonów z telefonu lub skan dowodu zamień na strony za pomocą zdjęcia do PDF, które pozwala też wybrać rozmiar strony i marginesy, aby zdjęcie nie leżało na stronie wielkości oryginalnego kadru aparatu. Przy papierze skanowanym teraz poradnik o skanowaniu dokumentów do PDF opisuje rozdzielczość i ustawienia kolorów, które zachowują czytelność stron bez tworzenia ogromnych plików.

Dokumenty Worda wymagają tego samego. Wyeksportuj je z Worda przez Plik > Zapisz jako > PDF albo użyj Worda do PDF, gdy nie masz zainstalowanego Worda. Konwersja każdego dokumentu osobno przed połączeniem, zamiast wklejania wszystkiego do jednego pliku Worda, zachowuje czcionki, nagłówki i numerację stron każdego dokumentu dokładnie tak, jak ustawili je autorzy, i omija przesunięcia układu, do których dochodzi, gdy style z kilku plików zderzają się w jednym dokumencie.

Mieszane źródła niemal zawsze oznaczają mieszane rozmiary stron. Strona US Letter ma 8,5 × 11 cali (216 × 279 mm), strona A4 ma 210 × 297 mm, a zdjęcie z telefonu zamienione na PDF może mieć dowolny kształt. Domyślnie łączenie zachowuje każdą stronę w jej własnym rozmiarze, co wygląda niechlujnie na ekranie i drukuje się z dziwnymi marginesami. Ustaw Rozmiar strony na A4 lub Letter, a Zawartość na Skaluj do dopasowania, aby wszystkie strony były jednakowe. Strony poziome, takie jak szeroki eksport arkusza, pozostają poziome; jeśli trafiły bokiem, obróć je w pliku źródłowym.

Zakładki to to, co specyfikacja PDF nazywa konspektem dokumentu: klikalna lista na pasku bocznym przeglądarki. Przy łączeniu przydatne jest ustawienie z jedną zakładką najwyższego poziomu dla każdego pliku źródłowego, opisaną jego nazwą, i właśnie to tworzy Zakładka dla każdego pliku. Zakładki, które już istnieją w pliku źródłowym, np. pozycje rozdziałów w raporcie, są zachowywane i pozostają przypisane do swoich stron. Linki wewnątrz dokumentu wskazujące jego własne strony nadal działają, bo strony przesuwają się razem.

Formularze do wypełnienia wymagają większej uwagi. Każde pole formularza PDF ma nazwę, a w obrębie jednego PDF nazwa odnosi się do jednej wartości. Jeśli połączysz dwie kopie tego samego formularza podatkowego lub dwa formularze od tego samego wydawcy, pola o identycznych nazwach zostaną powiązane: wpisanie nazwiska na stronie 1 wypełni to samo pole na stronie 9. Spłaszcz formularze zamienia wpisane odpowiedzi w zwykłą zawartość strony, więc nie mogą się już zmienić ani zderzyć. Spłaszcz, gdy formularz jest gotowy; pozostaw bez spłaszczania, gdy odbiorca ma go jeszcze wypełnić.

Podpisy cyfrowe nie przetrwają łączenia. Podpis oparty na certyfikacie obejmuje dokładne bajty podpisanego pliku, a łączenie zapisuje nowy plik, więc przeglądarki zgłoszą podpis jako nieprawidłowy lub brakujący, mimo że widoczny obraz podpisu nadal jest na stronie. Podpis narysowany lub wpisany to zwykła zawartość strony i przechodzi bez zmian. Jeśli do archiwum potrzebujesz jednej płaskiej kopii bez edytowalnych pól, to w porządku; wszystko, co druga strona ma zweryfikować, wyślij jako osobny załącznik z podpisanym PDF.

Połączony PDF waży mniej więcej tyle, ile suma jego części, czasem nieco mniej, gdy źródła współdzielą czcionki. To w porządku przy e-mailu do współpracownika, ale często za dużo dla formularzy przesyłania, z których wiele ogranicza załączniki do 2, 5 lub 10 MB. Zwykle winne są skanowane strony: jeden kolorowy skan w 300 DPI może zająć więcej miejsca niż 50-stronicowy dokument tekstowy. Najpierw połącz, sprawdź rozmiar i dopiero wtedy przepuść wynik przez kompresję PDF, jeśli przekracza limit, bo kompresja jednego gotowego pliku jest szybsza niż dziesięciu i pozwala ocenić jakość raz.

Jeśli jesteś blisko limitu, poszukaj zbędnych stron, zanim zaczniesz mocniej kompresować. Usuń puste strony usuwa puste odwroty, które skanery dwustronne tworzą przy kartkach zadrukowanych jednostronnie, co może odjąć kilka stron od zeskanowanego kompletu, a Usuń metadane czyści pola autora i oprogramowania w plikach źródłowych. Żadna z tych opcji nie zmienia wyglądu pozostałych stron, więc warto je włączyć, zanim zamienisz jakość obrazu na kilobajty.

Łączenie nie jest drogą w jedną stronę. Strony w połączonym PDF to te same strony, które weszły, więc możesz później rozdzielić plik według zakresu stron, na przykład by wysłać strony 1–4 jednej osobie, a resztę innej, albo wymienić jeden nieaktualny certyfikat. Poradnik towarzyszący, jak podzielić pliki PDF, opisuje dzielenie według zakresu, zakładek i na pojedyncze strony. Trzymanie oryginalnych plików źródłowych w folderze obok połączonego to wciąż najprostszy sposób na odtworzenie kompletu z jednym wymienionym dokumentem.

Pytanie jest uzasadnione, bo komplety wniosków często zawierają dowody tożsamości, wyciągi bankowe i adresy. Liczy się to, co dzieje się z plikami po połączeniu. W UltKit przesyłanie odbywa się przez HTTPS, połączony plik jest dostępny do pobrania przez 30 minut po przetworzeniu, a potem zarówno źródła, jak i wynik są usuwane z serwera. Nie ma konta, więc nic nie jest powiązane z profilem, a pliki nie są wykorzystywane do niczego poza przygotowaniem Twojego pobrania.

W przypadku dokumentów, które nigdy nie powinny opuścić komputera, jak dokumentacja medyczna objęta polityką pracodawcy, użyj Podglądu na Macu lub aplikacji desktopowej i sprawdź zasady swojej organizacji, zanim prześlesz cokolwiek w pracy. Przy codziennych kompletach w każdym narzędziu online szukaj dwóch rzeczy: krótkiego okresu przechowywania i braku rejestracji. Gdy masz już połączony plik, dodanie hasła otwierania przed wysłaniem e-mailem chroni go także w trakcie przesyłania.