PDF मर्ज कैसे करें: Mac, Windows और ब्राउज़र में

मर्ज करने की सबसे आम वजह वह अपलोड फ़ील्ड है जो सिर्फ़ एक फ़ाइल लेती है। जॉब पोर्टल पर अक्सर "CV और कवर लेटर" के लिए एक ही स्लॉट होता है, वीज़ा और यूनिवर्सिटी आवेदनों में सभी सहायक सबूत एक PDF में माँगे जाते हैं, और खर्च के सिस्टम में क्लेम फ़ॉर्म और सारी रसीदें साथ चाहिए होती हैं। जहाँ एक फ़ाइल अपेक्षित हो वहाँ पाँच फ़ाइलें लगाने पर समीक्षक सिर्फ़ पहली खोल सकता है, या फ़ॉर्म चुपचाप सिर्फ़ आख़िरी अपलोड रख सकता है। मर्ज की हुई फ़ाइल से यह जोखिम खत्म हो जाता है और आप तय कर सकते हैं कि पढ़ने वाले को सबसे पहले क्या दिखे।

दूसरी वजह पढ़ने वाले की सुविधा है। जिस अकाउंटेंट को बारह महीनों के इनवॉइस बारह अटैचमेंट में मिलते हैं, उसे हर एक को खोलना, प्रिंट करना और फ़ाइल करना पड़ता है; वही इनवॉइस तारीख़ के क्रम में मर्ज हों तो एक ही डॉक्यूमेंट स्क्रॉल करना होता है और एक ही प्रिंट जॉब चलता है। यही बात किताब के एक-एक करके स्कैन किए अध्यायों, स्कैनिंग ऐप के हर सेशन की अलग PDF, या अलग-अलग प्रोग्राम से निकाली प्रोजेक्ट शीट से बने पोर्टफ़ोलियो पर भी लागू होती है।

मर्ज करना आर्काइव करने का भी एक तरीका है। हस्ताक्षर किए अनुबंध, तीन चेंज ऑर्डर और अंतिम इनवॉइस वाला पूरा प्रोजेक्ट फ़ोल्डर सालों बाद एक PDF के रूप में ढूँढना आसान होता है, जिसका नाम क्लाइंट और तारीख़ पर हो। फ़ाइलें अलग रखनी चाहिए सिर्फ़ तब, जब दस्तावेज़ स्वतंत्र रूप से सत्यापित रहने चाहिए, जैसे डिजिटल हस्ताक्षर वाले अनुबंध, और जब अलग-अलग लोगों को फ़ाइलें अलग-अलग भेजनी हों। दोनों बातें आगे फिर आएँगी।

हर मर्ज टूल, Preview और Acrobat समेत, पेजों को उसी क्रम में रखता है जिस क्रम में आप फ़ाइलें देते हैं, इसलिए दस सेकंड की योजना दोबारा मर्ज करने से बचा लेती है। पैकेट लंबा हो तो चाहा गया क्रम लिख लें: जैसे कवर लेटर, CV, फिर सर्टिफ़िकेट नए से पुराने, या इनवॉइस पुराने से नए। फिर फ़ाइलों के नाम ऐसे बदलें कि नाम में ही क्रम हो। शुरू में दो अंकों की संख्या, जैसे 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf और 03-degree.pdf, Finder, File Explorer और लगभग हर अपलोड डायलॉग में सही क्रम में लगती है।

मर्ज के बाद भी नाम मायने रखते हैं। जो टूल हर सोर्स फ़ाइल का बुकमार्क बनाते हैं, वे आम तौर पर बुकमार्क का लेबल फ़ाइल के नाम से लेते हैं, इसलिए scan0042.pdf ऐसा बुकमार्क बन जाता है जिसे कोई नहीं समझता। हर फ़ाइल को वही नाम दें जो आप मर्ज की गई PDF के साइडबार में देखना चाहेंगे, और मर्ज की गई फ़ाइल का नाम ऐसा रखें जिसे पाने वाला बिना बदले फ़ाइल कर सके: आपका नाम, मकसद और तारीख़ लगभग हर आवेदन के लिए चलते हैं।

बड़े डेस्कटॉप सिस्टम में सिर्फ़ macOS में असली PDF मर्जर मिलता है। हर Mac का डिफ़ॉल्ट PDF व्यूअर Preview साइडबार में पेज थंबनेल दिखाता है, और आप Finder से पूरी PDF को उस साइडबार में खींचकर छोड़ सकते हैं, जिससे उसके पेज छोड़ने की जगह पर जुड़ जाते हैं। Edit > Insert > Page from File मेनू से यही काम करता है। Preview बदलाव उसी फ़ाइल में सेव करता है जो आपने खोली थी, इसलिए ओरिजिनल को जस का तस रखना हो तो File > Export as PDF इस्तेमाल करें, या शुरू करने से पहले पहली फ़ाइल की कॉपी बना लें।

Windows 10 और 11 में मर्ज का कोई कमांड नहीं है। सबसे नज़दीकी बिल्ट-इन तरीका Microsoft Print to PDF प्रिंटर है: File Explorer में कई JPG या PNG इमेज चुनें, राइट-क्लिक करके Print चुनें (Windows 11 में Show more options के नीचे), और वह प्रिंटर चुनें तो एक मल्टी-पेज PDF मिलती है। यह सिर्फ़ इमेज के लिए काम करता है, मौजूदा PDF के लिए नहीं। Acrobat का Combine Files टूल कुछ भी मर्ज कर देता है, लेकिन इसके लिए Acrobat Standard या Pro का पेड प्लान चाहिए; मुफ़्त Acrobat Reader फ़ाइलें जोड़ नहीं सकता। Google Drive PDF स्टोर और प्रीव्यू कर सकता है, पर उसमें भी मर्ज की सुविधा नहीं है।

जब कंप्यूटर में मर्ज टूल न हो, तो ब्राउज़र बिना कुछ इंस्टॉल किए यह काम कर देता है। PDF मर्ज करें टूल 2 से 50 PDF फ़ाइलें लेता है, हर एक 95 MB तक की, और यह Windows पर Chrome में, Chromebook पर, या iPhone के Safari में एक जैसा चलता है, जहाँ आप Files ऐप से फ़ाइलें चुनते हैं। फ़ोन पर ब्राउज़र मर्जर सबसे ज़्यादा काम आता है, क्योंकि जो फ़ाइलें चाहिए, जैसे डाउनलोड की हुई सैलरी स्लिप और खींची हुई ID की फोटो, अक्सर पहले से फ़ोन के डाउनलोड में होती हैं।

क्रम तय करने वाले चरण में ही सबसे ज़्यादा गलतियाँ होती हैं। मर्ज का क्रम अनुक्रम तय करता है: Upload order सूची के क्रम में चलता है, जिसे आप खींचकर बदल सकते हैं; File name स्वाभाविक ढंग से सॉर्ट करता है, यानी फ़ाइल 2 फ़ाइल 10 से पहले आती है; Date modified इस पर चलता है कि हर फ़ाइल आख़िरी बार कब सेव हुई। अगर आपने फ़ाइलों को ऊपर बताए अनुसार नंबर दिए हैं, तो File name सबसे सुरक्षित विकल्प है, क्योंकि नतीजा इस पर निर्भर नहीं रहता कि आपने फ़ाइलें किस क्रम में चुनीं।

PDF मर्जर सिर्फ़ PDF फ़ाइलों को जोड़ता है, इसलिए बाकी हर चीज़ को पहले PDF बनाना पड़ता है। रसीदों की फोन से खींची फोटो या स्कैन किए गए ID के लिए इमेज से PDF से फोटो को पेज में बदलें। इसमें आप पेज साइज़ और मार्जिन भी चुन सकते हैं, ताकि फोटो कैमरा फ्रेम जितने बड़े पेज पर न रहे। अभी स्कैन किए जा रहे कागज़ों के लिए डॉक्यूमेंट को PDF में स्कैन करने की गाइड में रेज़ोल्यूशन और कलर सेटिंग बताई गई हैं, जिनसे पेज पढ़ने लायक रहते हैं और फ़ाइल बहुत बड़ी नहीं होती।

Word डॉक्यूमेंट के साथ भी यही करना होगा। Word में File > Save As > PDF से एक्सपोर्ट करें, या Word इंस्टॉल न हो तो Word को PDF में बदलें इस्तेमाल करें। सब कुछ एक Word फ़ाइल में पेस्ट करने के बजाय हर डॉक्यूमेंट को अलग से कन्वर्ट करके मर्ज करने पर हर डॉक्यूमेंट के अपने फ़ॉन्ट, हेडर और पेज नंबर वैसे ही रहते हैं जैसे लेखक ने रखे थे, और कई फ़ाइलों के स्टाइल टकराने से लेआउट नहीं बिगड़ता।

अलग-अलग स्रोतों का मतलब लगभग हमेशा अलग-अलग पेज साइज़ होता है। US Letter पेज 8.5 × 11 in (216 × 279 mm) का होता है, A4 पेज 210 × 297 mm का, और फोन की फोटो से बना PDF किसी भी आकार का हो सकता है। मर्ज करने पर हर पेज डिफ़ॉल्ट रूप से अपने साइज़ में रहता है, जो स्क्रीन पर बेतरतीब दिखता है और प्रिंट में अजीब मार्जिन आते हैं। सभी पेज एक जैसे करने के लिए पेज साइज़ को A4 या Letter पर रखें और कंटेंट में Scale to fit चुनें। लैंडस्केप पेज, जैसे चौड़ी स्प्रेडशीट का एक्सपोर्ट, लैंडस्केप ही रहते हैं; अगर वे आड़े आएँ तो स्रोत फ़ाइल में ही रोटेट करें।

PDF स्पेसिफ़िकेशन में बुकमार्क का मतलब डॉक्यूमेंट आउटलाइन है: व्यूअर की साइडबार में क्लिक करने लायक सूची। मर्ज करते समय सबसे काम का सेटअप है हर स्रोत फ़ाइल के नाम वाला एक टॉप-लेवल बुकमार्क, और हर फ़ाइल का बुकमार्क यही बनाता है। स्रोत फ़ाइल में पहले से मौजूद बुकमार्क, जैसे रिपोर्ट के चैप्टर, साथ आ जाते हैं और अपने पेजों से जुड़े रहते हैं। डॉक्यूमेंट के भीतर अपने ही पेजों के लिंक भी काम करते रहते हैं, क्योंकि पेज साथ ही चलते हैं।

भरे जाने वाले फ़ॉर्म में ज़्यादा सावधानी चाहिए। PDF फ़ॉर्म की हर फ़ील्ड का एक नाम होता है, और एक PDF में एक नाम एक ही वैल्यू को दर्शाता है। एक ही टैक्स फ़ॉर्म की दो कॉपी, या एक ही प्रकाशक के दो फ़ॉर्म मर्ज करें तो एक जैसे नाम वाली फ़ील्ड आपस में जुड़ जाती हैं: पेज 1 पर नाम लिखने से पेज 9 का वही बॉक्स भर जाता है। फ़ॉर्म फ़्लैटन करें भरे हुए जवाबों को सामान्य पेज कंटेंट बना देता है, ताकि वे न बदलें और न टकराएँ। फ़ॉर्म पूरा होने पर फ़्लैटन करें; अगर पाने वाले को अभी भरना है तो उसे वैसे ही रखें।

डिजिटल सिग्नेचर मर्ज के बाद नहीं बचते। सर्टिफ़िकेट वाला सिग्नेचर साइन की गई फ़ाइल के सटीक बाइट्स को कवर करता है, और मर्ज एक नई फ़ाइल लिखता है, इसलिए पेज पर सिग्नेचर की इमेज दिखने पर भी व्यूअर सिग्नेचर को अमान्य या गायब बताएँगे। हाथ से बनाया या टाइप किया सिग्नेचर बस पेज कंटेंट है और जस का तस आ जाता है। अगर आर्काइव के लिए आपको बिना एडिट होने वाली फ़ील्ड वाली एक फ़्लैट कॉपी चाहिए तो यह ठीक है; जिस चीज़ की जाँच दूसरे पक्ष को करनी है, उसके लिए साइन किया PDF अलग अटैचमेंट में भेजें।

मर्ज किया PDF लगभग अपने हिस्सों के जोड़ जितना होता है, फ़ॉन्ट साझा होने पर थोड़ा कम। सहकर्मी को ईमेल के लिए यह ठीक है, पर अपलोड फ़ॉर्म के लिए अक्सर ज़्यादा होता है, जिनमें से कई अटैचमेंट को 2, 5 या 10 MB तक सीमित रखते हैं। आम वजह स्कैन किए पेज हैं: 300 DPI का एक कलर स्कैन 50 पेज के टेक्स्ट डॉक्यूमेंट से ज़्यादा जगह ले सकता है। पहले मर्ज करें, साइज़ देखें, और सीमा से ऊपर हो तभी नतीजे को PDF का साइज़ कम करें से कंप्रेस करें, क्योंकि एक तैयार फ़ाइल कंप्रेस करना दस फ़ाइलों से तेज़ है और क्वालिटी भी एक बार ही परखनी पड़ती है।

अगर आप सीमा के करीब हैं तो ज़्यादा कंप्रेस करने से पहले गैर-ज़रूरी पेज ढूँढें। खाली पेज हटाएँ डुप्लेक्स स्कैनर से सिंगल-साइड शीट के खाली पिछले पेज हटा देता है, जिससे स्कैन किए पैकेट के कई पेज कम हो सकते हैं, और मेटाडेटा हटाएँ स्रोत फ़ाइलों से लेखक और सॉफ़्टवेयर की जानकारी साफ़ करता है। इनसे बाकी पेज वैसे ही दिखते हैं, इसलिए KB बचाने के लिए इमेज क्वालिटी घटाने से पहले इन्हें चालू करना ठीक है।

मर्ज करना एकतरफ़ा रास्ता नहीं है। मर्ज किए PDF के पेज वही हैं जो डाले गए थे, इसलिए आप बाद में फ़ाइल को पेज रेंज से अलग कर सकते हैं, जैसे पेज 1 से 4 एक व्यक्ति को और बाकी दूसरे को भेजना, या एक पुराना सर्टिफ़िकेट बदलना। साथ की गाइड PDF फ़ाइल को स्प्लिट कैसे करें में रेंज, बुकमार्क और अलग-अलग पेज के हिसाब से बाँटना बताया गया है। मर्ज की गई फ़ाइल के साथ मूल स्रोत फ़ाइलें एक फ़ोल्डर में रखना अब भी सबसे आसान तरीका है, ताकि एक डॉक्यूमेंट बदलकर पैकेट दोबारा बनाया जा सके।

सवाल जायज़ है, क्योंकि आवेदन के पैकेट में अक्सर ID, बैंक स्टेटमेंट और पते होते हैं। मायने यह रखता है कि मर्ज के बाद फ़ाइलों का क्या होता है। UltKit पर अपलोड HTTPS से जाते हैं, मर्ज की गई फ़ाइल प्रोसेसिंग के बाद 30 मिनट तक डाउनलोड के लिए उपलब्ध रहती है, फिर स्रोत फ़ाइलें और नतीजा दोनों सर्वर से हटा दिए जाते हैं। कोई अकाउंट नहीं है, इसलिए कुछ भी किसी प्रोफ़ाइल से नहीं जुड़ता, और फ़ाइलें आपका डाउनलोड बनाने के अलावा किसी काम में नहीं आतीं।

जिन डॉक्यूमेंट को कंप्यूटर से बाहर नहीं जाना चाहिए, जैसे नियोक्ता की नीति के दायरे में आने वाले मेडिकल रिकॉर्ड, उनके लिए Mac पर Preview या डेस्कटॉप ऐप इस्तेमाल करें, और ऑफ़िस में कुछ भी अपलोड करने से पहले अपने संगठन के नियम देखें। रोज़ के पैकेट के लिए किसी भी ऑनलाइन टूल में दो बातें देखें: डेटा कम समय तक रखा जाना और साइन-अप न होना। मर्ज की गई फ़ाइल मिलने के बाद ईमेल करने से पहले उस पर ओपन पासवर्ड लगा देने से वह रास्ते में भी सुरक्षित रहती है।