Cómo unir archivos PDF en Mac, Windows y el navegador

El motivo más habitual para unir PDF es un campo de carga que solo admite un archivo. Los portales de empleo suelen tener una única casilla para «CV y carta de presentación», las solicitudes de visa y de admisión universitaria piden todos los comprobantes en un solo PDF, y los sistemas de rendición de gastos quieren el formulario y todos los recibos juntos. Si se adjuntan cinco archivos donde se esperaba uno, quien revisa puede abrir solo el primero, o el formulario puede quedarse sin aviso con la última subida. Un archivo unido elimina ese riesgo y permite decidir qué ve primero el lector.

El segundo motivo es la comodidad de quien lo recibe. Un contador que recibe doce facturas mensuales en doce adjuntos tiene que abrir, imprimir y archivar cada una; las mismas facturas unidas por fecha son un documento que se recorre de corrido y una sola orden de impresión. Lo mismo vale para los capítulos de un libro escaneados uno por uno, los PDF separados que genera una app de escaneo en cada sesión o un portafolio armado con fichas de proyecto exportadas desde distintos programas.

Unir también sirve para archivar. La carpeta de un proyecto terminado, con el contrato firmado, tres órdenes de cambio y la factura final, es más fácil de encontrar años después como un único PDF con el nombre del cliente y la fecha. Solo conviene mantener los archivos separados en dos casos: documentos que deben poder verificarse por sí solos, como los contratos con firma digital, y archivos que distintas personas tienen que recibir por separado. Ambos casos se tratan más abajo.

Todas las herramientas para unir, incluidas Vista previa y Acrobat, colocan las páginas en el orden de los archivos que reciben, así que diez segundos de planificación ahorran repetir la unión. Si el paquete es largo, conviene anotar el orden previsto: carta de presentación, CV y luego certificados del más reciente al más antiguo, por ejemplo, o facturas de la más antigua a la más nueva. Después, renombrar los archivos para que el propio nombre indique el orden. Un número de dos cifras al principio, como 01-carta-presentacion.pdf, 02-cv.pdf y 03-titulo.pdf, se ordena bien en el Finder, en el Explorador de archivos y en casi cualquier ventana de carga.

Los nombres también importan después de unir. Las herramientas que crean un marcador por cada archivo de origen suelen tomar la etiqueta del nombre del archivo, de modo que scan0042.pdf se convierte en un marcador que nadie entiende. Conviene dar a cada archivo el nombre que se quiera ver en la barra lateral del PDF unido, y al archivo final un nombre que el destinatario pueda archivar sin cambiarlo: su nombre, el motivo y una fecha sirven para casi cualquier trámite.

De los grandes sistemas de escritorio, solo macOS incluye una herramienta real para unir PDF. Vista previa, el visor de PDF predeterminado de toda Mac, muestra miniaturas de las páginas en una barra lateral, y se puede arrastrar un PDF completo desde el Finder a esa barra para insertar sus páginas en el punto donde se suelta. Edición > Insertar > Página desde archivo hace lo mismo desde un menú. Vista previa guarda los cambios en el archivo abierto, así que, para conservar el original intacto, hay que usar Archivo > Exportar como PDF o duplicar el primer archivo antes de empezar.

Windows 10 y 11 no tienen ninguna función para unir. El truco integrado más cercano es la impresora Microsoft Print to PDF: se seleccionan varias imágenes JPG o PNG en el Explorador de archivos, se hace clic derecho, se elige Imprimir (en Windows 11, dentro de Mostrar más opciones) y se escoge esa impresora para obtener un PDF de varias páginas. Solo funciona con imágenes, no con PDF existentes. La herramienta Combinar archivos de Acrobat une cualquier cosa, pero exige un plan de pago de Acrobat Standard o Pro; el Acrobat Reader gratuito no puede combinar archivos. Google Drive guarda y muestra PDF, pero tampoco tiene función para unirlos.

Cuando la computadora no tiene herramienta para unir, el navegador hace el trabajo sin instalar nada. La herramienta para unir PDF acepta de 2 a 50 archivos PDF de hasta 95 MB cada uno, y funciona igual en Chrome en Windows, en una Chromebook o en Safari en un iPhone, donde los archivos se eligen desde la app Archivos. En el celular es donde más rinde un unificador en el navegador, porque los archivos necesarios, como un recibo de sueldo descargado o la foto de un documento de identidad, suelen estar ya en las descargas del teléfono.

El paso de ordenar es donde ocurren la mayoría de los errores. Unir en orden de decide la secuencia: Orden de carga sigue la lista, que se puede reorganizar arrastrando; Nombre de archivo ordena de forma natural, de modo que el archivo 2 va antes que el 10; Fecha de modificación sigue el momento en que se guardó cada archivo por última vez. Si los archivos se numeraron como se explicó antes, Nombre de archivo es la opción más segura, porque el resultado ya no depende del orden en que se hayan seleccionado.

Un unificador de PDF combina PDF, así que todo lo demás tiene que convertirse antes en PDF. Para fotos de recibos tomadas con el celular o un documento de identidad escaneado, las imágenes se convierten en páginas con imagen a PDF, que además permite elegir tamaño de página y márgenes para que la foto no quede en una página del tamaño del encuadre original de la cámara. Para papeles que se van a escanear ahora, la guía sobre cómo escanear documentos a PDF explica la resolución y el color que mantienen las páginas legibles sin que pesen demasiado.

Los documentos de Word necesitan el mismo tratamiento. Se exportan desde Word con Archivo > Guardar como > PDF, o con Word a PDF si Word no está instalado. Convertir cada documento por separado antes de unir, en lugar de pegar todo en un solo archivo de Word, conserva las fuentes, los encabezados y la numeración de páginas de cada documento tal como los dejaron sus autores, y evita los desajustes de diseño que aparecen cuando chocan los estilos de varios archivos en un mismo documento.

Fuentes mezcladas casi siempre significan tamaños de página mezclados. Una página Carta de EE. UU. mide 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), una A4 mide 210 × 297 mm, y una foto del celular convertida en PDF puede tener cualquier forma. Al unir, cada página conserva su propio tamaño de forma predeterminada, lo que se ve desprolijo en pantalla y se imprime con márgenes raros. Para que todas las páginas coincidan, hay que poner Tamaño de página en A4 o Carta con Contenido en Ajustar a la página. Las páginas apaisadas, como la exportación de una hoja de cálculo ancha, siguen apaisadas; si llegan de lado, hay que girarlas en el archivo de origen.

Los marcadores son lo que la especificación PDF llama el esquema del documento: la lista en la que se puede hacer clic en la barra lateral del visor. Al unir, lo práctico es un marcador de primer nivel por cada archivo de origen, con su nombre como etiqueta, y eso es lo que crea Un marcador por archivo. Los marcadores que ya existen dentro de un archivo de origen, como las entradas de capítulos de un informe, se conservan y siguen vinculados a sus páginas. Los enlaces de un documento que apuntan a sus propias páginas siguen funcionando, porque esas páginas se mueven juntas.

Los formularios rellenables requieren más cuidado. Cada campo de un formulario PDF tiene un nombre, y dentro de un mismo PDF un nombre corresponde a un solo valor. Si se unen dos copias del mismo formulario de impuestos, o dos formularios del mismo emisor, los campos con nombres idénticos quedan vinculados: al escribir un nombre en la página 1 se llena la misma casilla en la página 9. Aplanar formularios convierte las respuestas escritas en contenido normal de la página, de modo que ya no pueden cambiar ni chocar entre sí. Conviene aplanar cuando el formulario está terminado y no hacerlo cuando el destinatario todavía tiene que completarlo.

Las firmas digitales no sobreviven a una unión. Una firma basada en certificado cubre los bytes exactos del archivo firmado, y unir escribe un archivo nuevo, así que los visores mostrarán la firma como no válida o ausente aunque la imagen visible de la firma siga en la página. Una firma dibujada o escrita es simple contenido de la página y pasa sin cambios. Si se necesita una copia plana sin campos editables para archivar, no hay problema; pero todo lo que la otra parte deba verificar tiene que enviarse como el PDF firmado, en un adjunto aparte.

Un PDF unido pesa más o menos la suma de sus partes, a veces un poco menos cuando los archivos de origen comparten fuentes. Eso no es problema para un correo a un colega, pero suele ser demasiado para formularios de carga, muchos de los cuales limitan los adjuntos a 2, 5 o 10 MB. Las páginas escaneadas son la causa habitual: un solo escaneo en color a 300 DPI puede ocupar más que un documento de texto de 50 páginas. Lo recomendable es unir primero, revisar el peso y solo entonces pasar el resultado por comprimir PDF si supera el límite, porque comprimir un archivo terminado es más rápido que comprimir diez y permite juzgar la calidad una sola vez.

Si se está cerca del límite, antes de comprimir más fuerte conviene buscar páginas que sobren. Quitar páginas en blanco elimina los reversos vacíos que producen los escáneres dúplex con hojas impresas de un solo lado, lo que puede quitar varias páginas a un paquete escaneado, y Quitar metadatos borra los campos de autor y de software de los archivos de origen. Ninguna de las dos cambia el aspecto de las páginas restantes, así que vale la pena activarlas antes de sacrificar calidad de imagen a cambio de kilobytes.

Unir no es un camino sin retorno. Las páginas de un PDF unido son las mismas que entraron, de modo que el archivo se puede separar más adelante por rangos de páginas, por ejemplo para enviar las páginas 1 a 4 a una persona y el resto a otra, o para reemplazar un certificado desactualizado. La guía complementaria sobre cómo dividir archivos PDF explica cómo dividir por rango, por marcador y en páginas sueltas. Aun así, guardar los archivos de origen en una carpeta junto al unido sigue siendo la forma más sencilla de rehacer un paquete cambiando un solo documento.

La pregunta es razonable, porque los paquetes de solicitud suelen incluir documentos de identidad, extractos bancarios y domicilios. Lo que importa es qué pasa con los archivos después de unirlos. En UltKit, las subidas viajan por HTTPS, el archivo unido está disponible para descargar durante 30 minutos después del procesamiento y luego se eliminan del servidor tanto los originales como el resultado. No hay cuenta, así que nada queda vinculado a un perfil, y los archivos no se usan para nada más que generar la descarga.

Para documentos que nunca deberían salir de la computadora, como historias clínicas sujetas a una política de la empresa, conviene usar Vista previa en una Mac o una aplicación de escritorio, y revisar las normas de la organización antes de subir cualquier cosa en el trabajo. Para los paquetes de todos los días, un plazo de conservación corto y no tener que registrarse son las dos cosas que hay que buscar en cualquier herramienta en línea. Una vez obtenido el archivo unido, ponerle una contraseña de apertura antes de enviarlo por correo también lo protege durante el envío.