Beskyt PDF med adgangskode: åbning, tilladelser, AES

PDF-formatet definerer to adgangskoder, og det meste forvirring opstår, fordi de behandles som én. Adgangskoden til åbning, som specifikationen kalder brugeradgangskoden, er den, der betyder noget for privatlivet. Når den er sat, er alle sider, billeder, formularfelter og vedhæftede filer krypteret, og bytes i filen er blot støj, indtil nogen indtaster den. Hvis en modtager videresender filen til den forkerte person, eller en bærbar computer bliver stjålet, afsløres intet, så længe adgangskoden forbliver hemmelig.

Adgangskoden til tilladelser, også kaldet ejeradgangskoden, virker anderledes. Den lader forfatteren slå udskrivning, kopiering af tekst, udfyldning af formularer, kommentarer eller redigering af sider fra. Dokumentet åbner stadig uden nogen forespørgsel, så læseren kan se hvert ord. Begrænsningerne er flag gemt i filen, og det er op til læseprogrammet at overholde dem. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox og Preview gør det og gråtoner de tilsvarende menupunkter. Et program eller et bibliotek, der vælger at ignorere flagene, kan alligevel udskrive og kopiere, fordi indholdet aldrig var skjult for det.

I praksis giver det tre kombinationer. Brug kun en adgangskode til åbning til alt privat: lønsedler, selvangivelser, lægebreve, kontrakter under forhandling. Brug kun en adgangskode til tilladelser til dokumenter, der gerne må være offentlige, men som ikke bør ændres, f.eks. en underskrevet prisliste. Brug begge, når kun bestemte personer må læse filen, og de ikke skal kunne redigere den, og gør de to adgangskoder forskellige, ellers kan enhver, der kan åbne filen, også fjerne begrænsningerne.

PDF-kryptering er blevet revideret flere gange siden den første version i 1994, og ældre metoder kan stadig læses af hensyn til kompatibilitet. Den 40-bit RC4-nøgle fra PDF 1.1 kan brute-force'des på en almindelig computer, og 128-bit RC4 fra PDF 1.4 bruger en kryptering, der ikke længere anses for sikker. AES-128 kom med PDF 1.6 og Acrobat 7. AES-256 kom med Acrobat 9, og Acrobat X erstattede Adobes første 256-bit-ordning med en stærkere adgangskodekontrol. Det er den version, ISO 32000-2, PDF 2.0-standarden, beholder, mens RC4 udfases.

For næsten alle er valget enkelt: AES-256. Alle nuværende læseprogrammer på Windows, macOS, iOS, Android og i de store browsere åbner den. Gå kun ned til AES-128, når en bestemt modtager bruger software, der er for gammel til 256-bit-filer, f.eks. et dokumenthåndteringssystem, der ikke er opdateret i femten år. I Acrobat træffer menuen Kompatibilitet valget for dig: Acrobat X og nyere betyder AES-256, Acrobat 7 og nyere betyder AES-128, og alt ældre betyder RC4.

Du har måske allerede software, der kan kryptere en PDF. Betalt Acrobat Standard og Pro har de mest komplette funktioner, herunder separate adgangskoder til åbning og tilladelser samt kompatibilitetsmenuen beskrevet ovenfor. macOS Preview kan tilføje begge adgangskoder i eksportdialogen. I nyere macOS-versioner ligger indstillingen bag knappen Tilladelser, i ældre er det et enkelt afkrydsningsfelt, Kryptér. Word til Windows kan kryptere en PDF, mens den oprettes, men kun med en adgangskode til åbning på 6 til 32 tegn og uden tilladelsesindstillinger.

To udbredte værktøjer har slet ingen adgangskodefunktion. Microsoft Print to PDF, den virtuelle printer i Windows 10 og 11, skriver en ubeskyttet fil uden sikkerhedsindstillinger, og Chromes Gem som PDF i udskriftsdialogen er det samme. Hvis din PDF stammer fra et af dem, så kryptér den som et ekstra trin. Uanset hvad du bruger, så åbn resultatet én gang og kontrollér, at det beder om adgangskoden. I Acrobat Reader viser Filer > Egenskaber > Sikkerhed metoden og tilladelserne.

På en Chromebook, en arbejdscomputer uden Acrobat eller en telefon klarer et værktøj i browseren det samme. Beskyt PDF'en med adgangskode ved at uploade én fil på op til 95 MB. UltKit krypterer den som standard med AES-256 og sletter både den uploadede fil og resultatet 30 minutter efter behandlingen. Der er intet at installere og ingen konto at oprette, hvilket er vigtigt på en låst kontorcomputer.

Foretag alle andre ændringer først. En krypteret PDF kan ikke komprimeres igen eller samles uden adgangskoden, så hvis filen er for stor til en e-mailgrænse, så komprimer PDF'en, før du beskytter den. Hvis den indeholder udfyldte formularsvar, der ikke må ændres, så flad den også ud først. Kryptering tilføjer kun en lille sikkerhedsordbog, så den beskyttede kopi er omtrent lige så stor som originalen.

Den mest almindelige fejl er at sende adgangskoden i samme e-mail som vedhæftningen eller i en ny e-mail et minut senere. Enhver, der kan læse den postkasse, også en person, der videresender tråden, har så begge halvdele. Brug en anden kanal: send filen på e-mail og adgangskoden på sms, læs den op i et opkald, eller aftal den personligt. Ved tilbagevendende udveksling, f.eks. månedlige kontoudtog til samme kunde, så aftal en regel for adgangskoden én gang, og skriv den aldrig i beskeden.

Vælg en adgangskode, modtageren kan skrive uden fejl. En adgangsfrase på fire eller fem urelaterede ord er lettere at diktere i telefon end en række symboler, og den er sværere at gætte end et navn eller en fødselsdato. Undgå oplysninger, som modtagerens kolleger kan slå op, og genbrug ikke din egen e-mail- eller netbankadgangskode, for du skal til at dele den med en anden.

Regulerede dokumenter hæver indsatsen. HR-filer, patientjournaler og juridiske papirer er ofte omfattet af regler som HIPAA i USA, der nævner kryptering som en sikkerhedsforanstaltning for sundhedsdata, eller artikel 32 i GDPR, der nævner kryptering som eksempel på passende sikkerhed. En AES-256-adgangskode til åbning på en e-mailvedhæftning er en fornuftig del af det, men ikke det hele: din organisation kan kræve en sikker portal, logning af, hvem der har modtaget hvad, eller en opbevaringsplan. Tjek din politik, før du overhovedet vælger e-mail.

Kryptering beskytter filen under opbevaring og transport. Når den rette person åbner den, er indholdet på vedkommendes skærm, og intet i PDF-formatet kan forhindre et skærmbillede, et fotografi af skærmen med en telefon eller tekstgenkendelse på et af dem. Udskrivningsbegrænsninger holder ikke over for et program, der ignorerer dem, og hvis udskrivning er tilladt, kan udskrivning til en virtuel PDF-printer give en ubeskyttet kopi. Se begrænsninger som en høflighed over for ærlige læsere, ikke som et forsvar.

Nogle oplysninger er også synlige uden adgangskoden. Filnavnet krypteres aldrig, så Smith_HIV_results.pdf afslører, hvad en krypteret tekst skjuler. Giv følsomme filer neutrale navne. Hvis Kryptér metadata er slået fra, kan titel, forfatter og nøgleord læses af alle. E-mailens emne, afsender og modtager, vedhæftningens størrelse og datoen er synlige for hver mailserver undervejs, og et ZIP-arkiv med AES-kryptering skjuler kun filnavne, når formatet understøtter at kryptere dem.

Når du kender adgangskoden, er det rutine at fjerne den. Et kontoudtog, du åbner hver uge, eller et dokument, du selv har krypteret og nu skal redigere, kan låses op med den adgangskode, du kender: skriv den i Nuværende adgangskode, tryk på Lås op, og opbevar den ubeskyttede kopi et privat sted. For at skifte adgangskode skal du låse filen op og beskytte den igen med den nye. Fjern kun begrænsninger fjerner begrænsningerne for udskrivning og kopiering, men beholder adgangskoden til åbning.

En glemt adgangskode til åbning er noget andet, og det ærlige svar er kort. En PDF krypteret med AES-256 og en stærk adgangskode kan ikke gendannes af nogen, heller ikke Adobe, for der er ingen hovednøgle eller bagdør. Programmer til gendannelse af adgangskoder virker kun ved at gætte, hvilket lykkes mod svage adgangskoder og gamle RC4-filer, men fejler mod en lang adgangsfrase. Bed afsenderen om adgangskoden eller en ny kopi, led efter reglen for adgangskoden i den e-mail, der leverede filen, og opbevar dine egne originaler ukrypterede et sikkert sted.

Gennemgå denne liste én gang pr. dokument. Det tager et minut og dækker de fejl, der oftest ødelægger en ellers stærk opsætning, fra et afslørende filnavn til en adgangskode i samme indbakke som vedhæftningen.