Sådan samler du PDF-filer på Mac, Windows og i browseren

Den hyppigste grund til at samle PDF-filer er et uploadfelt, der kun tager én fil. Jobportaler har ofte kun én plads til "CV og ansøgning", visum- og universitetsansøgninger beder om al dokumentation som én PDF, og udgiftssystemer vil have udgiftsskemaet og alle kvitteringer samlet. Hvis du vedhæfter fem filer, hvor der forventes én, åbner modtageren måske kun den første, eller formularen beholder uden varsel kun den sidste upload. En samlet fil fjerner den risiko og lader dig bestemme, hvad læseren ser først.

Den anden grund er hensynet til læseren. En bogholder, der får tolv månedlige fakturaer som tolv vedhæftede filer, skal åbne, printe og arkivere hver enkelt. Samme fakturaer samlet i datorækkefølge er ét dokument at scrolle igennem og ét print. Det samme gælder kapitler, der er scannet ét ad gangen fra en bog, de separate PDF-filer, en scanningsapp laver for hver session, eller en portefølje samlet af projektark eksporteret fra forskellige programmer.

Du kan også samle PDF-filer for at arkivere. En afsluttet projektmappe med en underskrevet kontrakt, tre ændringsordrer og slutfakturaen er nemmere at finde år senere som én PDF opkaldt efter kunden og datoen. Du bør kun holde filerne adskilt, når dokumenterne skal kunne verificeres hver for sig, som digitalt underskrevne kontrakter, og når forskellige personer skal modtage filerne hver for sig. Begge dele kommer vi tilbage til længere nede.

Alle værktøjer til sammenfletning, også Preview og Acrobat, lægger siderne i den rækkefølge, filerne gives i, så ti sekunders planlægning sparer dig for at samle igen. Skriv den ønskede rækkefølge ned, hvis pakken er lang: for eksempel ansøgning, CV og så beviser med de nyeste først, eller fakturaer fra ældste til nyeste. Omdøb derefter filerne, så selve navnet bærer rækkefølgen. Et foranstillet tocifret tal, som 01-ansogning.pdf, 02-cv.pdf og 03-eksamensbevis.pdf, sorteres rigtigt i Finder, Stifinder og næsten alle uploadvinduer.

Navnene betyder også noget efter sammenfletningen. Værktøjer, der laver et bogmærke for hver kildefil, henter normalt bogmærkets tekst fra filnavnet, så scan0042.pdf bliver til et bogmærke, ingen forstår. Giv hver fil det navn, du vil se i indholdsoversigten i den samlede PDF, og giv selve den samlede fil et navn, modtageren kan arkivere uden at omdøbe: dit navn, formålet og en dato fungerer til næsten alle ansøgninger.

Af de store computersystemer har kun macOS en rigtig PDF-samler. Preview, standardprogrammet til PDF på alle Mac'er, viser miniaturer af siderne i en indholdsoversigt, og du kan trække en hel PDF fra Finder ind i den for at indsætte siderne, hvor du slipper. Redigér > Indsæt > Side fra fil gør det samme via menuen. Preview gemmer ændringerne i den fil, du åbnede, så brug Arkiv > Eksportér som PDF, eller dupliker den første fil, før du starter, hvis originalen skal være urørt.

Windows 10 og 11 har ingen kommando til at samle PDF-filer. Det nærmeste indbyggede trick er printeren Microsoft Print to PDF: markér flere JPG- eller PNG-billeder i Stifinder, højreklik og vælg Udskriv (under Vis flere indstillinger i Windows 11), og vælg den printer for at få én PDF med flere sider. Det virker kun for billeder, ikke for eksisterende PDF-filer. Acrobats Combine Files samler alt, men kræver et betalt Acrobat Standard- eller Pro-abonnement. Gratis Acrobat Reader kan ikke samle filer. Google Drev kan gemme og vise PDF-filer, men har heller ingen samlefunktion.

Når computeren ikke har noget værktøj til at samle PDF-filer, klarer en browser opgaven uden installation. Værktøjet til at samle PDF tager 2 til 50 PDF-filer på op til 95 MB hver, og det virker ens i Chrome på Windows, på en Chromebook eller i Safari på en iPhone, hvor du vælger filer fra appen Filer. På telefonen er en samler i browseren mest nyttig, fordi de filer, du skal bruge, som en hentet lønseddel og et fotograferet ID, ofte allerede ligger i telefonens downloads.

Det er i trinnet med rækkefølgen, de fleste fejl sker. Saml i rækkefølge efter afgør rækkefølgen: Uploadrækkefølge følger listen, som du kan omarrangere ved at trække. Filnavn sorterer naturligt, så fil 2 kommer før fil 10. Ændringsdato følger, hvornår hver fil sidst blev gemt. Hvis du har nummereret filerne som beskrevet ovenfor, er Filnavn det sikreste valg, fordi resultatet ikke længere afhænger af, i hvilken rækkefølge du tilfældigvis valgte dem.

En PDF-samler kombinerer PDF-filer, så alt andet skal først blive til PDF. Til telefonfotos af kvitteringer eller et scannet ID kan du lave billederne om til sider med billede til PDF, hvor du også kan vælge sidestørrelse og margener, så fotoet ikke ligger på en side på størrelse med det oprindelige kamerabillede. Til papir, du scanner nu, gennemgår vejledningen om at scanne dokumenter til PDF opløsning og farveindstillinger, der holder siderne læselige uden at gøre dem enorme.

Word-dokumenter kræver den samme behandling. Eksportér fra Word med Arkiv > Gem som > PDF, eller brug Word til PDF, når du ikke har Word installeret. Hvis du konverterer hvert dokument for sig før sammenfletningen i stedet for at indsætte alt i én Word-fil, beholder hvert dokument sine egne skrifttyper, sidehoveder og sidenummerering præcis, som forfatterne satte dem, og du undgår de layoutskift, der opstår, når typografier fra flere filer støder sammen i ét dokument.

Blandede kilder betyder næsten altid blandede sidestørrelser. En US Letter-side er 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), en A4-side er 210 × 297 mm, og et telefonfoto lavet til PDF kan have en hvilken som helst form. Som standard beholder sammenfletningen hver side i sin egen størrelse, hvilket ser rodet ud på skærmen og printer med mærkelige margener. Sæt Sidestørrelse til A4 eller Letter med Indhold på Tilpas til siden for at få alle sider til at passe. Liggende sider, som en bred regnearkseksport, forbliver liggende. Roter dem i kildefilen, hvis de kommer sidelæns.

Bogmærker er det, PDF-specifikationen kalder dokumentets disposition: den klikbare liste i læserens indholdsoversigt. Når du samler filer, er den nyttige opsætning ét bogmærke på øverste niveau pr. kildefil, med filens navn som tekst, og det er det, Bogmærke pr. fil opretter. Bogmærker, der allerede findes i en kildefil, som kapitelpunkter i en rapport, tages med og forbliver knyttet til deres sider. Links i et dokument, der peger på dokumentets egne sider, virker stadig, fordi siderne flytter sammen.

Udfyldelige formularer kræver mere omtanke. Hvert felt i en PDF-formular har et navn, og inden for én PDF refererer et navn til én værdi. Hvis du samler to kopier af den samme skatteblanket, eller to formularer fra samme udgiver, bliver felter med identiske navne forbundet: skriver du et navn på side 1, udfyldes det samme felt på side 9. Gør formularer flade gør udfyldte svar til almindeligt sideindhold, så de ikke længere kan ændre sig eller kollidere. Gør dem flade, når formularen er færdig, og lad dem være, hvis modtageren stadig skal udfylde den.

Digitale signaturer overlever ikke en sammenfletning. En certifikatbaseret signatur dækker den underskrevne fils præcise bytes, og sammenfletning skriver en ny fil, så læsere melder signaturen som ugyldig eller manglende, selv om det synlige signaturbillede stadig står på siden. En tegnet eller skrevet underskrift er blot sideindhold og kommer uændret med. Hvis du har brug for én flad kopi uden redigerbare felter til et arkiv, er det fint. Til alt, den anden side skal kunne verificere, skal du sende den underskrevne PDF som sin egen vedhæftede fil.

En samlet PDF er nogenlunde summen af sine dele, nogle gange lidt mindre, når kilderne deler skrifttyper. Det er fint til en mail til en kollega, men ofte for meget til uploadformularer, hvoraf mange begrænser vedhæftninger til 2, 5 eller 10 MB. Scannede sider er den sædvanlige årsag: en enkelt farvescanning ved 300 DPI kan fylde mere end et tekstdokument på 50 sider. Saml først, tjek størrelsen, og kør først derefter resultatet gennem komprimer PDF, hvis det er over grænsen, for det er hurtigere at komprimere én færdig fil end ti, og du vurderer kvaliteten kun én gang.

Hvis du er tæt på en grænse, så find sider, du ikke har brug for, før du komprimerer hårdere. Fjern tomme sider fjerner de tomme bagsider, som duplexscannere laver af ensidede ark, hvilket kan spare flere sider i en scannet pakke, og Fjern metadata rydder forfatter- og softwarefelter fra kildefilerne. Ingen af delene ændrer udseendet på de resterende sider, så det er værd at slå dem til, før du ofrer billedkvalitet for kilobyte.

Sammenfletning er ikke en envejsgade. Siderne i en samlet PDF er de samme sider, som gik ind, så du kan senere skille filen ad efter sideinterval, for eksempel for at sende side 1 til 4 til én person og resten til en anden, eller for at udskifte et forældet bevis. Den tilhørende vejledning om hvordan du opdeler PDF-filer gennemgår opdeling efter interval, efter bogmærke og til enkeltsider. At gemme de oprindelige kildefiler i en mappe ved siden af den samlede fil er stadig den enkleste måde at genopbygge en pakke, hvor ét dokument er skiftet ud.

Spørgsmålet er rimeligt, da ansøgningspakker ofte indeholder ID, kontoudtog og adresser. Det afgørende er, hvad der sker med filerne efter sammenfletningen. På UltKit sendes uploads over HTTPS, den samlede fil kan downloades i 30 minutter efter behandlingen, og derefter slettes både kilderne og resultatet fra serveren. Der er ingen konto, så intet knyttes til en profil, og filerne bruges ikke til andet end at lave din download.

Til dokumenter, der aldrig må forlade din computer, som journaler omfattet af en arbejdsgiverpolitik, kan du bruge Preview på en Mac eller et program på computeren i stedet, og tjek din organisations regler, før du uploader noget på arbejdet. Til almindelige pakker er en kort opbevaringstid og ingen tilmelding de to ting, du skal lede efter i ethvert onlineværktøj. Når du har den samlede fil, beskytter en adgangskode til at åbne den, før du mailer den, den også under transport.