怎么把文件扫描成PDF：手机、Windows电脑和Mac | UltKit

iPhone 的扫描功能藏在两个地方。在备忘录中打开一条备忘录，点按附件按钮（根据 iOS 版本显示为相机或回形针图标），选择扫描文稿。相机会自动识别页面边缘、校正透视，并在页面稳定时拍摄；继续拍下去，所有页面都会进入同一份扫描件。备忘录自 iOS 11 起就有此功能，自 iOS 13 起，文件 App 也能通过三点菜单使用同样的扫描功能，并把 PDF 直接保存到文件夹，而不是备忘录里。

在安卓上，Google Drive 是大多数手机已有的扫描工具。点按相机图标或 新建 → 扫描，拍摄每一页，裁剪并选择滤镜后保存；Drive 会把结果以 PDF 形式存入你的云端硬盘。在连接平板扫描仪或多功能一体机的电脑上，Windows 可从 Microsoft Store 免费获取 Windows Scan 应用，每台 Mac 的“应用程序”文件夹里都有图像捕捉。两者都能在不安装厂商软件的情况下连接大多数扫描仪。

凡是要打印、归档或仔细查看的文件，平板扫描仪仍是更好的选择。玻璃台面能让纸页完全平整，整张纸的光线均匀，分辨率也很精确：300 dpi 下，A4 页面每次都是 2480 × 3508 px，US Letter 页面是 2550 × 3300 px。装订的书、较厚的护照以及带小字或钢印的文件都能扫得清晰。多功能一体机的进纸器还能在你做别的事时处理 30 页的合同。

手机胜在速度快、随手可用，对大多数日常文件来说效果同样不错。近年手机常见的 1200 万像素相机能拍出 4032 × 3024 px，足以清晰呈现整页文字。手机较难控制的是光线和角度，所以阴影、反光和纸页轻微弯曲是常见瑕疵。扫描应用能校正透视，但无法还原被阴影遮住的细节。

光线比相机更重要。把纸放在桌面或书皮等深色素面上，应用才能找到边缘；站位让窗户或台灯在侧面，而不是在身后，否则自己的影子会落在纸上。拍光面纸和塑料卡片时关掉闪光灯，否则正好在需要的文字上留下亮斑。手机与纸面保持平行并让纸占满大部分画面；如果应用显示的轮廓是歪的，就把手机摆正，不要依赖自动校正。

有意识地选择颜色模式。灰度能保留淡淡的铅笔痕迹、浅色印章和签名，而且通常比彩色小得多。纯黑白（有些应用称为“黑白”或“文档”）最小，打印文字很清晰，但可能抹掉浅色手写、灰色背景和证件上的照片。只有颜色有意义时才用彩色：红色印章、彩色表单栏、高亮段落或照片。

分辨率方面，只在屏幕上阅读的页面 200 dpi 就够了，打印、归档和文字识别则以 300 dpi 为稳妥默认值。再高多半只会让文件变大。下表列出了几乎涵盖所有文件的组合，大小按单页的典型值给出，因为纸张和内容会影响结果。

有时页面已经是照片了：相册里的一堆收据、同事发来的几张 JPG，或者没用扫描功能、直接拍下的 iPhone HEIC 照片。大多数单位要的是按顺序排好的一个 PDF，而不是十张零散图片。图片转PDF工具最多支持 50 张图片，每张最大 95 MB，支持 JPG、PNG 和 HEIC，并把每张图片放在同一个文件的单独一页上。

两项设置能让结果更像扫描件而不是相册。把页面尺寸设为 A4 或 Letter，这样即使照片形状不同，每页的纸张格式也一致；图片在页面中的位置保持为适配方式中的适配，这样每张照片按页面缩放而不裁剪。开启自动旋正，横着拍的页面就会变正。如果照片里纸张周围有大片桌面，请先裁剪；这样页面会铺满整张纸，文字也更大。

如果一部分页面已扫描成 PDF，另一部分是照片，请先转换照片，再合并文件。我们的指南如何合并 PDF 文件介绍了如何把多个 PDF 合成一个，以及如何把页面移到正确位置。你现在定下的顺序就是读者翻页的顺序，所以发送前值得检查一遍。

扫描件是每一页的图片，所以和文字处理软件导出的 PDF 相比体积很大。十页 300 dpi 的彩色扫描件很容易达到 10–20 MB，而 Gmail 每封邮件的附件上限是 25 MB，许多申请网站每份文件只接受 200 KB、500 KB 或 1 MB。最省事的节省发生在生成 PDF 之前：文字用灰度扫描，保持 200–300 dpi，并省略单面页的空白背面。

文件已经做好时，请压缩 PDF，不要重新扫描。压缩方式选推荐会重新压缩页面图片而不改变版面，发邮件往往够用。网站给出具体数字时，选择目标大小，以 KB 或 MB 输入一个略低于限制的值。对黑色文字的彩色扫描件，转为灰度是单项节省最大的办法，因为它丢掉的是本来就没有用处的颜色信息。

如果是用照片制作 PDF，可以一步完成两件事：在图片转换器中，把 PDF 文件大小设为目标大小，生成的文件就会等于或小于你的限制。极小的限制和很多页面不太兼容，所以限制 100 KB 时，只发送表格实际要求的页面。关于大小与清晰度的取舍，请阅读如何在不损失质量的情况下压缩 PDF。

扫描的 PDF 是文字的照片：看起来没问题，但无法搜索、复制句子，也不能让读屏软件朗读。光学字符识别（OCR）通过识别文字，并把它们作为不可见的文字层存放在每页图像后面来解决这个问题。页面看起来仍与扫描件完全一样，但现在按 Ctrl+F 或 Cmd+F 就能在其中查找词语。有些扫描应用会自动添加这个文字层，有些不会，所以请搜索页面上能看到的一个词来测试文件。

如果搜不到任何内容，请用 OCR PDF 处理文件，输出保持为可搜索 PDF，并选择文档语言，这对带重音符号和非拉丁文字很重要。识别质量取决于扫描质量：300 dpi、均匀光线和笔直的行能得到干净的文字，而有阴影、倾斜的手机照片会产生错误。增强对比度有助于处理褪色的原件。请在大幅压缩之前做 OCR，因为压得很狠的页面会让识别器可用的信息变少。

好的文件名能省去收件人的一次询问。使用能自动排序又说明内容的格式，例如 2026-08-26_lease_signed.pdf 或 smith_passport_bio-page.pdf，日期以年份开头，这样在任何文件夹里文件都按日期排列。避免 scan0001.pdf 或 IMG_4821.pdf 这类毫无信息的名称，也避免斜杠、冒号和表情符号，有些网站在上传时会拒绝它们。如果表格要求分别提交每份文件，请每份文件做一个 PDF，而不要把所有内容做成一个 PDF。

发送前检查页面顺序和方向：打开 PDF，从第一页翻到最后一页，确认签名页在最后、每一页都是正的、边缘没有被截掉。缺了一页是申请被退回最常见的原因。双面文件每张纸都要按先正面后背面的顺序放入两面。

身份证、银行对账单和医疗信函的扫描件包含的正是欺诈所需的信息，所以要想好它们的去向。请使用明确说明会如何处理你文件的在线工具：在 UltKit，上传的文件会在处理后 30 分钟删除，无需账号，也无需安装任何东西，详见工作原理。发送后，请从共用电脑和下载文件夹中删除残留的扫描件，并通过网站入口或私信发送 PDF，而不是公开链接。