Excel kuwa Word: orodha za mail merge na majedwali

Q: Je, seli zilizounganishwa na rangi hubaki?

Ukiweka **Uumbizaji** kuwa Weka vyote, visanduku vya kichwa vilivyounganishwa, rangi za kujaza, mipaka na maandishi yaliyokolezwa huhamia kwenye jedwali la Word. Uumbizaji wa masharti hutumika kama rangi zilizoonekana wakati wa ubadilishaji, si kama kanuni.

Lahajedwali hufika kwenye Word kwa njia moja kati ya mbili: kama chanzo cha data cha mail merge, au kama jedwali lililokamilika linalobandikwa kwenye ripoti. Ukurasa huu hubadilisha kitabu cha kazi kuwa jedwali la .docx na kueleza wakati gani unapaswa kuacha kubadilisha na badala yake kufanya mail merge.

au buruta Faili za PDF, DOC, DOCX … hapa ·

Hadi MB 95 kwa faili· Hadi faili 20· Hufutwa baada ya dakika 30

Matokeo

Badilisha kuwa

Uumbizaji

Faili huchakatwa kwenye seva zetu na kufutwa baada ya dakika 30.

Jinsi ya kutumia zana hii

1
Pakia kitabu cha kazi
Weka faili moja au zaidi za .xlsx, .xls au .ods. Kila faili inaweza kuwa hadi MB 95, na unaweza kupanga foleni ya faili 20 kwa wakati mmoja.
2
Chagua laha
Ukurasa huu hubadilisha laha ya kwanza tu, ambako orodha nyingi za anwani na mawasiliano huhifadhiwa. Badilisha Laha za lahajedwali kuwa Laha zote ili kupata sehemu moja kwa kila laha.
3
Badilisha na ufungue kwenye Word
Bonyeza Badilisha kuwa DOCX. Safu mlalo zitafika kama jedwali la Word linaloweza kuhaririwa, huku upana wa safu wima, vichwa vilivyokolezwa na rangi za visanduku vikidumishwa.

Jibu

Ninawezaje kupeleka data ya Excel kwenye Word?

Kwa barua, bahasha au lebo, tunza .xlsx na uendeshe mail merge kutoka kichupo cha Mailings cha Word. Kwa jedwali utakalohariri ndani ya hati, pakia kitabu cha kazi hapa na ubonyeze Badilisha kuwa DOCX.

Mail merge kutoka Excel hadi Word, hatua kwa hatua

Mail merge ni ya zamani zaidi kuliko muundo wa .xlsx; programu za kuandika hati zilikuwa nayo mapema miaka ya 1980. Kwenye Word, mtiririko wa sasa uko kwenye kichupo cha Mailings kilichoanzishwa na Office 2007, toleo lile lile lililofanya XLSX na DOCX kuwa miundo chaguomsingi. Wazo ni rahisi: safu mlalo moja ya Excel ni sawa na barua, bahasha au lebo moja kwenye Word.

Andaa laha kwanza. Safu mlalo ya 1 lazima iwe na majina ya safu wima kama FirstName, Street na City, bila safu mlalo tupu juu yake na bila visanduku vilivyounganishwa kwenye kichwa. Kisha kwenye Word chagua Start Mail Merge, chagua Letters au Labels, tumia Select Recipients > Use an Existing List kufungua kitabu cha kazi na uchague laha. Weka sehemu kwa Insert Merge Field, kagua rekodi chache kwa Preview Results, na umalize kwa Finish & Merge ili kuchapisha au kuunda hati moja kwa kila safu mlalo.

Orodha ikielekea kwenye simu au programu ya barua pepe badala ya karatasi, merge si zana sahihi. Excel kuwa VCF hugeuza safu mlalo zile zile kuwa kadi za mawasiliano ambazo simu huziingiza moja kwa moja.

Mail merge au jedwali la Word lililobadilishwa: lipi unalohitaji

Mail merge

Excel inabaki chanzo cha data

Word husoma kitabu cha kazi na kurudia kiolezo chako mara moja kwa kila safu mlalo.

Matokeo ni barua, bahasha au lebo nyingi
Hariri orodha kwenye Excel, kisha unganisha tena
Inahitaji Word kwenye Windows au Mac

Badilisha

Laha inakuwa jedwali

Safu mlalo hunakiliwa mara moja kwenye .docx kama jedwali la kawaida la Word.

Matokeo ni hati moja
Hariri visanduku moja kwa moja kwenye Word, Google Docs au LibreOffice
Hakuna kiungo kurudi kwenye kitabu cha kazi

Kwa nini laha kubwa haitatosha kwenye jedwali moja la Word

safu mlalo kwa kila laha ya Excel tangu Excel 2007: 1,048,576
safu wima kwa kila laha ya Excel (A hadi XFD): 16,384
safu wima zinazoruhusiwa kwenye jedwali moja la Word: 63

XLSX

Kitabu cha kazi cha Microsoft Excel

XLSX ni umbizo chaguomsingi la kitabu cha kazi cha Microsoft Excel tangu Office 2007, linalotegemea kiwango cha Office Open XML. Huhifadhi karatasi nyingi, fomula, uumbizaji, chati, pivot tables na uthibitishaji wa data katika kifurushi cha ZIP cha XML. Inasaidia zaidi ya safu mlalo milioni moja kwa kila karatasi na ni umbizo chaguomsingi la kubadilishana majedwali ya biashara. Google Sheets, LibreOffice na Numbers hufungua XLSX, ingawa makro na vipengele vya hali ya juu huenda visihamie.

Ubanaji: –
Uwazi: –
Uhuishaji: –
Mwaka ulioanzishwa: 2007 · Microsoft

Kigeuzi cha XLSX

DOCX

Hati ya Microsoft Word

DOCX ni umbizo chaguomsingi la hati la Microsoft Word tangu Office 2007, linalotegemea kiwango cha Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500). Ni kifurushi cha ZIP cha faili za XML kilicho na maandishi, mitindo, picha, majedwali, maoni na mabadiliko yaliyofuatiliwa. Ndilo umbizo linalotumika zaidi kwa hati zinazohaririwa ofisini, shuleni na katika maombi ya kazi. Mpangilio unaweza kubadilika kidogo kati ya Word, Google Docs, LibreOffice na Pages, hasa kwa uumbizaji tata. Vichakataji maandishi vingi hufungua faili za DOCX.

Ubanaji: –
Uwazi: –
Uhuishaji: –
Mwaka ulioanzishwa: 2007 · Microsoft

Kigeuzi cha DOCX

Faili za Excel huhamia Word pale safu mlalo za data zinapohitaji kuwa kitu ambacho watu husoma: jedwali ndani ya ripoti, barua moja kwa kila safu mlalo kupitia mail merge, au lebo zinazochapishwa kutoka orodha ya anwani.

Punguza laha kabla ya kubadilisha

Kitabu cha kazi chenye maelfu ya safu mlalo kinakuwa jedwali la Word la mamia ya kurasa ambalo ni zito kusogeza na kuchapisha. Chuja safu mlalo unazohitaji, ziname kwenye laha mpya na ubadilishe hiyo, au tuma data yote kama Excel kuwa HTML kwa ukurasa unaosogezwa kwenye kivinjari.

Maswali kuhusu Excel kuwa Word

Je, ni lazima kubadilisha Excel kuwa Word kabla ya mail merge?

Hapana. Word husoma .xlsx moja kwa moja kama orodha ya wapokeaji kupitia Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. Badilisha tu unapotaka jedwali lenyewe liwe ndani ya hati, kwa mfano orodha ya bei kwenye pendekezo.

Kwa nini asilimia na tarehe zinaonekana vibaya kwenye barua zangu za mail merge?

Mail merge huchukua thamani iliyohifadhiwa, si inayoonyeshwa kwenye kisanduku, kwa hiyo 25% hufika kama 0.25 na tarehe inaweza kufika kwa mpangilio wa Marekani. Weka safu wima hizo kuwa Maandishi (Text) kwenye Excel kabla ya kuunganisha, au ongeza swichi ya picha kama \# "0%" kwenye sehemu ya merge.

Nini hutokea kwa fomula laha inapogeuka kuwa jedwali la Word?

Majedwali ya Word hayana fomula hai zilizounganishwa na visanduku, kwa hiyo kila fomula hubadilishwa na thamani ambayo Excel ilihesabu mara ya mwisho. Hesabu upya na uhifadhi kitabu cha kazi kwanza kama ulibadilisha data ya kuingiza.

Laha yangu ina safu wima 80. Je, itatosha?

Jedwali la Word linaweza kuwa na safu wima 63 tu, na hata safu wima 15 ni vigumu kusomeka kwenye ukurasa wima. Ficha au futa safu wima usizohitaji kwenye Excel, au badilisha kwa Excel kuwa PDF unapohitaji nakala ya kuchapisha tu.

Je, naweza kutengeneza lebo za barua kutoka orodha ya Excel?

Ndiyo, hiyo ni kazi ya mail merge badala ya ubadilishaji. Kwenye Word chagua Mailings > Start Mail Merge > Labels, chagua muuzaji wa lebo na nambari ya bidhaa iliyochapishwa kwenye karatasi, kisha ielekeze kwenye kitabu chako cha kazi.

Je, seli zilizounganishwa na rangi hubaki?

Ukiweka Uumbizaji kuwa Weka vyote, visanduku vya kichwa vilivyounganishwa, rangi za kujaza, mipaka na maandishi yaliyokolezwa huhamia kwenye jedwali la Word. Uumbizaji wa masharti hutumika kama rangi zilizoonekana wakati wa ubadilishaji, si kama kanuni.