Lösenordsskydda PDF: öppningslösenord, behörighet och AES

PDF-formatet har två lösenord, och det mesta av förvirringen beror på att man ser dem som ett. Lösenordet för att öppna filen, som specifikationen kallar användarlösenord, är det som räknas för integriteten. När det är satt krypteras varje sida, bild, formulärfält och bilaga, och bytena i filen är brus tills någon skriver in det. Om filen skickas vidare till fel person eller en laptop stjäls avslöjas ingenting så länge lösenordet hålls hemligt.

Behörighetslösenordet, som kallas ägarlösenord, fungerar annorlunda. Det låter upphovspersonen stänga av utskrift, textkopiering, ifyllning av formulär, kommentarer eller redigering av sidor. Dokumentet öppnas ändå utan fråga, så läsaren ser varje ord. Begränsningarna är flaggor som sparas i filen, och det är upp till läsprogrammet att respektera dem. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox och Förhandsvisning gör det och gråar ut motsvarande menyval. Ett program eller bibliotek som väljer att ignorera flaggorna kan skriva ut och kopiera ändå, eftersom innehållet aldrig dolts för det.

I praktiken ger det tre kombinationer. Använd bara lösenord för att öppna för allt privat: lönebesked, självdeklarationer, läkarbrev, avtal under förhandling. Använd bara behörighetslösenord för dokument som ska vara offentliga men svåra att ändra, som en signerad prislista. Använd båda när bara namngivna personer ska få läsa filen och inte ska kunna redigera den, och gör lösenorden olika, annars kan alla som kan öppna filen också ta bort begränsningarna.

PDF-kryptering har setts över flera gånger sedan första versionen 1994, och äldre metoder går fortfarande att läsa av kompatibilitetsskäl. Den 40-bitars RC4-nyckel som användes i PDF 1.1 kan knäckas med brute force på en vanlig dator, och 128-bitars RC4 från PDF 1.4 använder en chiffer som inte längre anses säker. AES-128 kom med PDF 1.6 och Acrobat 7. AES-256 kom med Acrobat 9, och Acrobat X ersatte Adobes första 256-bitarsschema med en starkare lösenordskontroll, vilket är den version som ISO 32000-2, PDF 2.0-standarden, behåller medan RC4 avråds från.

För nästan alla är valet enkelt: AES-256. Alla aktuella läsprogram i Windows, macOS, iOS, Android och de stora webbläsarna öppnar det. Gå ned till AES-128 bara när en specifik mottagare kör programvara som är för gammal för 256-bitarsfiler, till exempel ett dokumenthanteringssystem som inte uppdaterats på femton år. I Acrobat gör menyn Kompatibilitet valet åt dig: Acrobat X och senare ger AES-256, Acrobat 7 och senare ger AES-128, och allt äldre ger RC4.

Du kan redan ha program som kan kryptera en PDF. Betalversionerna Acrobat Standard och Pro har de mest kompletta funktionerna, inklusive separata lösenord för att öppna och för behörigheter samt kompatibilitetsmenyn som beskrivs ovan. Förhandsvisning i macOS kan lägga till båda lösenorden i exportdialogen; i senare macOS-versioner ligger alternativet bakom en knapp för Behörigheter, i äldre är det en enda kryssruta, Kryptera. Word för Windows kan kryptera en PDF när den skapas, men bara med ett lösenord för att öppna på 6 till 32 tecken och utan behörighetsinställningar.

Två vanliga verktyg saknar lösenordsfunktion helt. Microsoft Print to PDF, den virtuella skrivaren i Windows 10 och 11, skriver en oskyddad fil utan säkerhetsalternativ, och Chromes mål Spara som PDF i utskriftsdialogen är likadant. Om din PDF kommer från någon av dem ska du kryptera den i ett andra steg. Oavsett vad du använder bör du öppna resultatet en gång och kontrollera att det frågar efter lösenordet; i Acrobat Reader visar Arkiv > Egenskaper > Säkerhet metoden och behörigheterna.

På en Chromebook, en jobbdator utan Acrobat eller en mobil gör ett webbverktyg samma jobb. Lösenordsskydda PDF-filen genom att ladda upp en fil på upp till 95 MB; UltKit krypterar den med AES-256 som standard och raderar både uppladdningen och resultatet 30 minuter efter bearbetningen. Inget behöver installeras och inget konto behöver skapas, vilket är viktigt på en låst jobbdator.

Gör alla andra ändringar först. En krypterad PDF kan inte komprimeras om eller slås ihop utan lösenordet, så om filen är för stor för en e-postgräns bör du komprimera PDF-filen innan du skyddar den. Om den innehåller ifyllda formulärsvar som inte får ändras ska du platta till den först också. Kryptering lägger bara till en liten säkerhetsordlista, så den skyddade kopian är ungefär lika stor som originalet.

Det vanligaste misstaget är att skicka lösenordet i samma e-post som bilagan, eller i ett andra mejl en minut senare. Alla som kan läsa den brevlådan, även någon som vidarebefordrar tråden, har då båda halvorna. Använd en annan kanal: mejla filen och skicka lösenordet i sms, läs upp det i ett samtal eller kom överens om det personligen. För ett återkommande utbyte, som månatliga utdrag till samma kund, kan ni komma överens om en lösenordsregel en gång och aldrig skriva ner den i meddelandet.

Välj ett lösenord som mottagaren kan skriva utan fel. En lösenfras på fyra eller fem orelaterade ord är lättare att diktera i telefon än en följd av symboler, och svårare att gissa än ett namn eller ett födelsedatum. Undvik uppgifter som mottagarens kollegor kan slå upp, och återanvänd inte ditt eget e-post- eller bankinloggningslösenord, eftersom du ska dela det med någon annan.

Reglerade dokument höjer insatserna. Personalakter, journaler och juridiska handlingar omfattas ofta av regler som HIPAA i USA, som nämner kryptering som skydd för hälsodata, eller artikel 32 i GDPR, som nämner kryptering som exempel på lämplig säkerhet. Ett AES-256-lösenord på en e-postbilaga är en vettig del av det, men inte hela lösningen: din organisation kan kräva en säker portal, loggning av vem som fått vad eller en gallringsplan. Kontrollera din policy innan du överhuvudtaget väljer e-post.

Kryptering skyddar filen när den lagras och skickas. När rätt person har öppnat den finns innehållet på dennes skärm, och inget i PDF-formatet kan stoppa en skärmdump, ett foto av skärmen med mobilen eller textigenkänning av någondera. Utskriftsbegränsningar hjälper inte mot ett program som ignorerar dem, och om utskrift är tillåten kan utskrift till en virtuell PDF-skrivare ge en oskyddad kopia. Se begränsningar som en artighet mot ärliga läsare, inte som ett försvar.

Vissa uppgifter syns också utan lösenordet. Filnamnet krypteras aldrig, så Smith_HIV_results.pdf avslöjar det som ett krypterat innehåll döljer; ge känsliga filer neutrala namn. Med Kryptera metadata avstängt kan titel, författare och nyckelord läsas av vem som helst. E-postens ämnesrad, avsändare och mottagare, bilagans storlek och datum syns för varje e-postserver på vägen, och ett ZIP-arkiv med AES-kryptering döljer bara filnamn när formatet stöder kryptering av dem.

När du känner till lösenordet är det enkelt att ta bort det. Ett kontoutdrag du öppnar varje vecka, eller ett dokument du krypterat själv och nu behöver redigera, kan låsas upp med lösenordet du känner till: skriv det i Nuvarande lösenord, tryck på Lås upp och spara den oskyddade kopian på en privat plats. För att byta lösenord låser du upp filen och skyddar den igen med det nya. Ta endast bort begränsningar tar bort utskrifts- och kopieringsbegränsningar men behåller lösenordet för att öppna.

Ett bortglömt lösenord för att öppna är en annan sak, och det ärliga svaret är kort. En PDF krypterad med AES-256 och ett starkt lösenord kan inte återställas av någon, inte ens Adobe, eftersom det inte finns någon huvudnyckel eller bakdörr. Program för lösenordsåterställning fungerar bara genom att gissa, vilket lyckas mot svaga lösenord och gamla RC4-filer men misslyckas mot en lång lösenfras. Be avsändaren om lösenordet eller en ny kopia, leta efter lösenordsregeln i mejlet som levererade filen och förvara dina egna original okrypterade på ett säkert ställe.

Gå igenom listan en gång per dokument. Det tar en minut och täcker de misstag som oftast förstör en annars stark lösning, från ett avslöjande filnamn till ett lösenord i samma inkorg som bilagan.