Slå ihop PDF-filer på Mac, Windows och i webbläsaren

Den vanligaste anledningen att slå ihop PDF-filer är ett uppladdningsfält som bara tar en fil. Jobbportaler har ofta en enda plats för "CV och personligt brev", visum- och universitetsansökningar vill ha alla underlag som en PDF, och utläggssystem vill ha utläggsblanketten och alla kvitton tillsammans. Om du bifogar fem filer där en förväntas kan granskaren bara öppna den första, eller så behåller formuläret i tysthet bara den sist uppladdade. En ihopslagen fil tar bort den risken och låter dig bestämma vad läsaren ser först.

Den andra anledningen är mottagarens bekvämlighet. En redovisningskonsult som får tolv månadsfakturor som tolv bilagor måste öppna, skriva ut och arkivera var och en. Samma fakturor ihopslagna i datumordning är ett dokument att bläddra i och ett utskriftsjobb. Detsamma gäller kapitel som skannats ett i taget ur en bok, de separata PDF-filer en skanningsapp skapar för varje tillfälle, eller en portfölj som sammanställts av projektblad exporterade från olika program.

Att slå ihop filer är också ett sätt att arkivera. En färdig projektmapp med ett signerat avtal, tre ändringsorder och slutfakturan är lättare att hitta flera år senare som en PDF döpt efter kund och datum. De enda fall där du bör behålla filerna separata är dokument som måste kunna verifieras för sig, till exempel digitalt signerade avtal, och filer som olika personer ska få var för sig. Båda tas upp igen längre ned.

Alla verktyg för sammanslagning, även Preview och Acrobat, lägger sidorna i samma ordning som filerna du ger dem, så tio sekunders planering sparar en ny sammanslagning. Skriv ner den tänkta ordningen om paketet är långt: till exempel personligt brev, CV och därefter intyg med de nyaste först, eller fakturor från äldsta till nyaste. Döp sedan om filerna så att själva namnet bär ordningen. Ett inledande tvåsiffrigt nummer, som 01-personligt-brev.pdf, 02-cv.pdf och 03-examen.pdf, sorteras rätt i Finder, Utforskaren och nästan alla uppladdningsdialoger.

Namnen spelar roll även efter sammanslagningen. Verktyg som skapar ett bokmärke för varje källfil hämtar oftast bokmärkets text från filnamnet, så scan0042.pdf blir ett bokmärke som ingen förstår. Ge varje fil det namn du vill se i sidofältet i den ihopslagna PDF-filen, och ge själva slutfilen ett namn som mottagaren kan arkivera utan att byta namn: ditt namn, syftet och ett datum fungerar för nästan alla ansökningar.

Av de stora datorsystemen har bara macOS en riktig funktion för att slå ihop PDF. Preview, standardläsaren för PDF på varje Mac, visar sidminiatyrer i ett sidofält, och du kan dra en hel PDF från Finder in i det fältet för att infoga dess sidor vid släppunkten. Arkiv > Infoga > Sida från fil gör samma sak via menyn. Preview sparar ändringarna i filen du öppnade, så använd Arkiv > Exportera som PDF, eller duplicera den första filen innan du börjar, om du vill behålla originalet orört.

Windows 10 och 11 saknar kommando för sammanslagning. Det närmaste inbyggda tricket är skrivaren Microsoft Print to PDF: markera flera JPG- eller PNG-bilder i Utforskaren, högerklicka och välj Skriv ut (under Visa fler alternativ i Windows 11) och välj den skrivaren för att få en PDF med flera sidor. Det fungerar bara för bilder, inte för befintliga PDF-filer. Acrobats verktyg Combine Files slår ihop vad som helst, men kräver en betald Acrobat Standard- eller Pro-prenumeration. Gratisprogrammet Acrobat Reader kan inte kombinera filer. Google Drive kan lagra och förhandsgranska PDF-filer men saknar också sammanslagning.

När datorn saknar verktyg för sammanslagning klarar webbläsaren jobbet utan att något behöver installeras. Verktyget för att slå ihop PDF tar 2 till 50 PDF-filer på upp till 95 MB vardera och fungerar likadant i Chrome på Windows, på en Chromebook eller i Safari på en iPhone, där du väljer filer i appen Filer. Det är på mobilen ett webbverktyg är som mest användbart, eftersom filerna du behöver, till exempel en nedladdad lönespecifikation och ett fotograferat ID, ofta redan ligger bland nedladdningarna i telefonen.

Det är i ordningssteget de flesta misstag sker. Slå ihop i ordning avgör sekvensen: Uppladdningsordning följer listan, som du kan ordna om genom att dra, Filnamn sorterar naturligt så att fil 2 kommer före fil 10, och Ändringsdatum följer när varje fil senast sparades. Om du numrerade filerna enligt beskrivningen ovan är Filnamn det säkraste valet, eftersom resultatet då inte längre beror på i vilken ordning du råkade markera dem.

Ett verktyg för att slå ihop PDF kombinerar PDF-filer, så allt annat måste först bli PDF. För mobilfoton av kvitton eller ett skannat ID gör du om bilderna till sidor med bild till PDF, där du också kan välja sidstorlek och marginaler så att fotot inte hamnar på en sida med kamerabildens mått. För papper du skannar nu tar guiden om att skanna dokument till PDF upp upplösning och färginställningar som gör sidorna läsbara utan att de blir enorma.

Word-dokument behöver samma behandling. Exportera från Word med Arkiv > Spara som > PDF, eller använd Word till PDF om du inte har Word installerat. Om du konverterar varje dokument för sig innan du slår ihop dem, i stället för att klistra in allt i en Word-fil, behåller varje dokument sina egna typsnitt, sidhuvuden och sidnumrering precis som författarna ställde in dem, och du slipper de layoutförskjutningar som uppstår när stilar från flera filer krockar i ett dokument.

Blandade källor betyder nästan alltid blandade sidstorlekar. En US Letter-sida är 8,5 × 11 tum (216 × 279 mm), en A4-sida är 210 × 297 mm och ett mobilfoto som blivit PDF kan ha vilken form som helst. Sammanslagningen behåller som standard varje sida i sin egen storlek, vilket ser rörigt ut på skärmen och skrivs ut med udda marginaler. Ställ in Sidstorlek på A4 eller Letter med Innehåll på Anpassa till sidan så att alla sidor stämmer överens. Liggande sidor, till exempel en bred kalkylbladsexport, förblir liggande. Rotera dem i källfilen om de kommer på sidan.

Bokmärken är det PDF-specifikationen kallar dokumentets disposition: den klickbara listan i läsarens sidofält. När du slår ihop filer är den användbara inställningen ett bokmärke på toppnivå per källfil, med filens namn som text, och det är vad Bokmärke per fil skapar. Bokmärken som redan finns i en källfil, till exempel kapitelposter i en rapport, följer med och förblir kopplade till sina sidor. Länkar i ett dokument som pekar på dokumentets egna sidor fortsätter fungera, eftersom sidorna flyttas tillsammans.

Ifyllbara formulär kräver mer omsorg. Varje fält i ett PDF-formulär har ett namn, och i en PDF hänvisar ett namn till ett värde. Slår du ihop två kopior av samma skatteblankett, eller två formulär från samma utgivare, blir fält med identiska namn länkade: ett namn som skrivs på sidan 1 fyller samma ruta på sidan 9. Platta till formulär gör ifyllda svar till vanligt sidinnehåll, så att de varken kan ändras eller krocka. Platta till när formuläret är färdigt och låt det vara när mottagaren fortfarande ska fylla i det.

Digitala signaturer överlever inte en sammanslagning. En certifikatbaserad signatur gäller de exakta byten i den signerade filen, och sammanslagningen skriver en ny fil, så läsare rapporterar signaturen som ogiltig eller saknad trots att signaturbilden syns på sidan. En ritad eller skriven signatur är bara sidinnehåll och följer med oförändrad. Behöver du en platt kopia utan redigerbara fält för ett arkiv går det bra. För allt som den andra parten måste kunna verifiera skickar du den signerade PDF-filen som en egen bilaga.

En ihopslagen PDF är ungefär summan av delarna, ibland lite mindre när källorna delar typsnitt. Det går bra för ett mejl till en kollega men är ofta för mycket för uppladdningsformulär, av vilka många begränsar bilagor till 2, 5 eller 10 MB. Skannade sidor är den vanliga orsaken: en enda färgskanning med 300 DPI kan ta mer plats än ett textdokument på 50 sidor. Slå ihop först, kontrollera storleken och kör sedan resultatet genom komprimera PDF om det överskrider gränsen, eftersom det går fortare att komprimera en färdig fil än tio, och du bedömer kvaliteten bara en gång.

Om du ligger nära en gräns bör du leta efter sidor du inte behöver innan du komprimerar hårdare. Ta bort tomma sidor tar bort de tomma baksidor som duplexskannrar skapar av enkelsidiga ark, vilket kan ta bort flera sidor ur ett skannat paket, och Ta bort metadata rensar författar- och programfält från källfilerna. Ingetdera ändrar hur de återstående sidorna ser ut, så det lönar sig att slå på dem innan du byter bildkvalitet mot kilobyte.

Sammanslagning är ingen enkelriktad gata. Sidorna i en ihopslagen PDF är samma sidor som gick in, så du kan senare dela upp filen efter sidintervall, till exempel för att skicka sidorna 1 till 4 till en person och resten till en annan, eller för att byta ut ett föråldrat intyg. Följeslagaren så delar du PDF-filer går igenom delning efter intervall, efter bokmärke och till enskilda sidor. Att spara originalfilerna i en mapp bredvid den ihopslagna är fortfarande det enklaste sättet att bygga om ett paket där ett dokument har bytts ut.

Frågan är befogad, eftersom ansökningspaket ofta innehåller ID-handlingar, kontoutdrag och adresser. Det som spelar roll är vad som händer med filerna efter sammanslagningen. På UltKit skickas uppladdningar över HTTPS, den ihopslagna filen kan laddas ner i 30 minuter efter bearbetningen och därefter raderas både källfilerna och resultatet från servern. Det finns inget konto, så ingenting kopplas till en profil, och filerna används inte till något annat än att skapa din nedladdning.

För dokument som aldrig ska lämna datorn, till exempel journaler som omfattas av en arbetsgivarpolicy, använder du Preview på en Mac eller ett skrivbordsprogram i stället, och du bör kontrollera organisationens regler innan du laddar upp något på jobbet. För vardagliga paket är kort lagringstid och ingen registrering de två sakerna att leta efter i alla webbverktyg. När du har den ihopslagna filen skyddar ett öppningslösenord, som du lägger till innan du mejlar den, den även under transporten.