PDF samenvoegen op Mac, Windows en in de browser

De meest voorkomende reden om samen te voegen is een uploadveld dat maar één bestand accepteert. Vacatureportalen hebben vaak één vak voor "cv en motivatiebrief", visum- en universiteitsaanvragen vragen alle bewijsstukken als één PDF en declaratiesystemen willen het declaratieformulier en alle bonnetjes bij elkaar. Als u vijf bestanden bijvoegt waar er één wordt verwacht, opent de beoordelaar misschien alleen het eerste, of bewaart het formulier stilzwijgend alleen de laatste upload. Een samengevoegd bestand neemt dat risico weg en laat u bepalen wat de lezer als eerste ziet.

De tweede reden is het gemak van de lezer. Een boekhouder die twaalf maandfacturen als twaalf bijlagen ontvangt, moet elk bestand openen, printen en opbergen; dezelfde facturen op datum samengevoegd zijn één document om doorheen te scrollen en één printopdracht. Hetzelfde geldt voor hoofdstukken die u los uit een boek hebt gescand, de aparte PDF's die een scanapp per sessie maakt, of een portfolio dat is opgebouwd uit projectbladen uit verschillende programma's.

Samenvoegen is ook een manier om te archiveren. Een afgeronde projectmap met een getekend contract, drie meerwerkopdrachten en de eindfactuur is jaren later makkelijker terug te vinden als één PDF met de naam van de klant en de datum. U houdt bestanden alleen apart als ze onafhankelijk controleerbaar moeten blijven, zoals digitaal ondertekende contracten, en als verschillende mensen ze afzonderlijk moeten ontvangen. Beide komen verderop terug.

Elke samenvoegtool, ook Preview en Acrobat, zet pagina's in de volgorde van de bestanden die u aanlevert. Tien seconden plannen scheelt dus een nieuwe samenvoeging. Schrijf de bedoelde volgorde op als het pakket lang is: bijvoorbeeld motivatiebrief, cv en daarna de diploma's met de nieuwste eerst, of facturen van oud naar nieuw. Hernoem de bestanden daarna zodat de naam zelf de volgorde bepaalt. Een voorloopnummer van twee cijfers, zoals 01-motivatiebrief.pdf, 02-cv.pdf en 03-diploma.pdf, sorteert goed in Finder, Verkenner en bijna elk uploadvenster.

Namen zijn ook na het samenvoegen belangrijk. Tools die voor elk bronbestand een bladwijzer maken, nemen het label meestal over van de bestandsnaam, waardoor scan0042.pdf een bladwijzer wordt die niemand begrijpt. Geef elk bestand de naam die u in de zijbalk van de samengevoegde PDF wilt zien, en geef het samengevoegde bestand zelf een naam die de ontvanger kan bewaren zonder te hernoemen: uw naam, het doel en een datum werken bij bijna elke aanvraag.

Van de grote desktopsystemen heeft alleen macOS een echte PDF-samenvoeger. Preview, de standaard PDF-lezer op elke Mac, toont paginaminiaturen in een zijbalk, en u kunt een hele PDF vanuit de Finder naar die zijbalk slepen om de pagina's op de plek van loslaten in te voegen. Via Bewerken > Voeg in > Pagina uit bestand lukt hetzelfde met een menu. Preview slaat wijzigingen op in het bestand dat u hebt geopend; gebruik dus Archief > Exporteer als pdf, of dupliceer het eerste bestand voordat u begint, als u het origineel ongemoeid wilt laten.

Windows 10 en 11 hebben geen opdracht om samen te voegen. De dichtstbijzijnde ingebouwde truc is de printer Microsoft Print to PDF: selecteer meerdere JPG- of PNG-afbeeldingen in Verkenner, klik met rechts en kies Afdrukken (onder Meer opties weergeven in Windows 11) en kies die printer voor één PDF met meerdere pagina's. Dat werkt alleen voor afbeeldingen, niet voor bestaande PDF's. De tool Bestanden combineren van Acrobat voegt alles samen, maar vereist een betaald abonnement op Acrobat Standard of Pro; de gratis Acrobat Reader kan geen bestanden combineren. Google Drive kan PDF's opslaan en bekijken, maar heeft ook geen samenvoegfunctie.

Als de computer geen samenvoegtool heeft, doet een browser het werk zonder dat u iets hoeft te installeren. De tool om PDF samen te voegen accepteert 2 tot 50 PDF-bestanden van elk maximaal 95 MB en werkt hetzelfde in Chrome op Windows, op een Chromebook of in Safari op een iPhone, waar u bestanden kiest in de app Bestanden. Op telefoons is een online samenvoeger het nuttigst, omdat de bestanden die u nodig hebt, zoals een gedownload loonstrookje en een gefotografeerd identiteitsbewijs, vaak al in de downloads van de telefoon staan.

De volgorde is de stap waarbij de meeste fouten ontstaan. Samenvoegen op bepaalt de volgorde: Uploadvolgorde volgt de lijst, die u door te slepen kunt herschikken; Bestandsnaam sorteert natuurlijk, zodat bestand 2 voor bestand 10 komt; Wijzigingsdatum volgt het moment waarop elk bestand voor het laatst is opgeslagen. Hebt u de bestanden genummerd zoals hierboven beschreven, dan is Bestandsnaam de veiligste keuze, omdat het resultaat dan niet meer afhangt van de volgorde waarin u de bestanden toevallig selecteerde.

Een PDF-samenvoeger combineert PDF's, dus al het andere moet eerst een PDF worden. Zet foto's van bonnetjes of een gescand identiteitsbewijs om in pagina's met afbeelding naar PDF; daarmee kiest u ook een paginaformaat en marges, zodat de foto niet op een pagina ter grootte van het oorspronkelijke camerabeeld staat. Voor papier dat u nu scant, behandelt de gids over documenten scannen naar PDF de resolutie en kleurinstellingen waarmee de pagina's leesbaar blijven zonder enorm te worden.

Word-documenten hebben dezelfde behandeling nodig. Exporteer vanuit Word met Bestand > Opslaan als > PDF, of gebruik Word naar PDF als u Word niet hebt geïnstalleerd. Als u elk document eerst apart converteert voordat u samenvoegt, in plaats van alles in één Word-bestand te plakken, behouden de lettertypen, kopteksten en paginanummering van elk document precies wat de auteurs hebben ingesteld, en voorkomt u de opmaakverschuivingen die ontstaan als stijlen van meerdere bestanden in één document botsen.

Gemengde bronnen betekenen bijna altijd gemengde paginaformaten. Een US Letter-pagina is 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), een A4-pagina is 210 × 297 mm en een telefoonfoto die een PDF wordt, kan elke vorm hebben. Samenvoegen houdt standaard elke pagina op zijn eigen formaat, wat er op het scherm rommelig uitziet en met vreemde marges wordt afgedrukt. Stel Paginaformaat in op A4 of Letter met Inhoud op Passend schalen om alle pagina's gelijk te maken. Liggende pagina's, zoals een brede spreadsheetexport, blijven liggend; draai ze in het bronbestand als ze zijwaarts binnenkomen.

Bladwijzers heten in de PDF-specificatie de documentstructuur: de klikbare lijst in de zijbalk van een viewer. Bij het samenvoegen is de handigste opzet één bladwijzer op het hoogste niveau per bronbestand, met de bestandsnaam als label, en dat maakt Bladwijzer per bestand. Bladwijzers die al in een bronbestand staan, zoals hoofdstukken in een rapport, gaan mee en blijven aan hun pagina's gekoppeld. Koppelingen in een document naar zijn eigen pagina's blijven werken, omdat de pagina's samen verhuizen.

Invulbare formulieren vragen meer zorg. Elk veld in een PDF-formulier heeft een naam en binnen één PDF verwijst een naam naar één waarde. Voegt u twee exemplaren van hetzelfde belastingformulier samen, of twee formulieren van dezelfde uitgever, dan raken velden met identieke namen aan elkaar gekoppeld: een naam typen op pagina 1 vult hetzelfde vak op pagina 9. Formulieren afvlakken verandert ingevulde antwoorden in gewone paginainhoud, zodat ze niet meer kunnen veranderen of botsen. Vlak af als het formulier klaar is; laat het onaangetast als de ontvanger het nog moet invullen.

Digitale handtekeningen overleven een samenvoeging niet. Een handtekening op basis van een certificaat dekt de exacte bytes van het ondertekende bestand en bij samenvoegen wordt een nieuw bestand geschreven, dus viewers melden de handtekening als ongeldig of ontbrekend, ook al staat het zichtbare handtekeningbeeld nog op de pagina. Een getekende of getypte handtekening is gewoon paginainhoud en komt ongewijzigd mee. Hebt u voor een archief één platte kopie zonder bewerkbare velden nodig, dan is dat prima; stuur voor alles wat de andere partij moet controleren de ondertekende PDF als aparte bijlage.

Een samengevoegde PDF is ongeveer de som van zijn delen, soms iets kleiner als de bronnen lettertypen delen. Dat is prima voor een e-mail aan een collega, maar vaak te groot voor uploadformulieren, waarvan velen bijlagen beperken tot 2, 5 of 10 MB. Gescande pagina's zijn meestal de oorzaak: één kleurenscan van 300 DPI kan meer ruimte innemen dan een tekstdocument van 50 pagina's. Voeg eerst samen, controleer de grootte en haal het resultaat pas dan door PDF comprimeren als het boven de limiet zit, want het comprimeren van één afgerond bestand gaat sneller dan het comprimeren van tien en u beoordeelt de kwaliteit maar één keer.

Zit u dicht bij een limiet, zoek dan eerst naar pagina's die u niet nodig hebt voordat u harder comprimeert. Lege pagina's verwijderen haalt de lege achterkanten weg die duplexscanners van enkelzijdige vellen maken, wat een gescand pakket enkele pagina's kan schelen, en Metadata verwijderen wist auteur- en softwarevelden uit de bronbestanden. Geen van beide verandert hoe de overige pagina's eruitzien, dus het loont om ze aan te zetten voordat u beeldkwaliteit inruilt voor kilobytes.

Samenvoegen is geen eenrichtingsverkeer. De pagina's in een samengevoegde PDF zijn dezelfde pagina's die erin zijn gegaan, dus u kunt het bestand later op paginabereik weer uit elkaar halen, bijvoorbeeld om pagina 1 tot en met 4 naar de een te sturen en de rest naar een ander, of om één verouderd certificaat te vervangen. De bijbehorende gids over PDF-bestanden splitsen behandelt splitsen op bereik, op bladwijzer en in losse pagina's. De oorspronkelijke bronbestanden bewaren in een map naast het samengevoegde bestand blijft de eenvoudigste manier om een pakket opnieuw op te bouwen met één document vervangen.

De vraag is terecht, want aanvraagpakketten bevatten vaak identiteitsbewijzen, bankafschriften en adressen. Waar het om gaat, is wat er na het samenvoegen met de bestanden gebeurt. Bij UltKit gaan uploads via HTTPS, is het samengevoegde bestand 30 minuten na de verwerking beschikbaar om te downloaden en worden daarna zowel de bronbestanden als het resultaat van de server verwijderd. Er is geen account, dus niets is gekoppeld aan een profiel, en de bestanden worden nergens anders voor gebruikt dan om uw download te maken.

Gebruik voor documenten die uw computer nooit mogen verlaten, zoals medische dossiers die onder een beleid van uw werkgever vallen, Preview op een Mac of een desktopapp, en controleer de regels van uw organisatie voordat u op het werk iets uploadt. Let bij elke onlinetool voor alledaagse pakketten op twee dingen: een korte bewaartermijn en geen registratie. Hebt u het samengevoegde bestand, dan beschermt een wachtwoord om te openen het ook onderweg als u het e-mailt.