Cara Memberi Password pada PDF: Kata Sandi Buka, Izin, AES

Format PDF mengenal dua kata sandi, dan sebagian besar kebingungan muncul karena keduanya dianggap sama. Kata sandi pembuka, yang dalam spesifikasi disebut user password, adalah yang menentukan privasi. Jika kata sandi ini dipasang, setiap halaman, gambar, kolom formulir, dan lampiran dienkripsi, dan isi file hanyalah data acak sampai seseorang mengetikkannya. Penerima yang meneruskan file ke orang yang salah, atau laptop yang dicuri, tidak membocorkan apa pun selama kata sandinya tetap rahasia.

Kata sandi izin, yang disebut owner password, bekerja dengan cara lain. Kata sandi ini memungkinkan pembuat dokumen mematikan pencetakan, penyalinan teks, pengisian formulir, pemberian komentar, atau pengeditan halaman. Dokumen tetap terbuka tanpa permintaan kata sandi, jadi pembaca bisa melihat setiap katanya. Pembatasan itu hanyalah penanda yang tersimpan di file, dan aplikasi pembacalah yang memutuskan untuk mematuhinya. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox, dan Pratinjau mematuhinya dan menonaktifkan menu yang bersangkutan. Aplikasi pembaca atau pustaka yang memilih mengabaikan penanda itu tetap bisa mencetak dan menyalin, karena isinya memang tidak pernah disembunyikan darinya.

Dalam praktiknya, ada tiga kombinasi. Gunakan kata sandi pembuka saja untuk segala hal yang bersifat pribadi: slip gaji, SPT pajak, surat keterangan medis, kontrak yang masih dinegosiasikan. Gunakan kata sandi izin saja untuk dokumen yang boleh dilihat umum tetapi sebaiknya sulit diubah, misalnya daftar harga yang sudah ditandatangani. Gunakan keduanya jika hanya orang tertentu yang boleh membaca file dan mereka tidak boleh mengeditnya, dan buat kedua kata sandi itu berbeda; kalau tidak, siapa pun yang bisa membuka file juga bisa mencabut pembatasannya.

Enkripsi PDF sudah direvisi beberapa kali sejak versi pertama pada 1994, dan metode lama tetap bisa dibaca demi kompatibilitas. Kunci RC4 40-bit dari PDF 1.1 bisa dibobol dengan brute force di komputer biasa, dan RC4 128-bit dari PDF 1.4 memakai cipher yang tidak lagi dianggap aman. AES-128 hadir bersama PDF 1.6 dan Acrobat 7. AES-256 datang bersama Acrobat 9, lalu Acrobat X mengganti skema 256-bit pertama Adobe dengan pemeriksaan kata sandi yang lebih kuat; versi inilah yang dipertahankan ISO 32000-2, standar PDF 2.0, sambil menyatakan RC4 usang.

Bagi hampir semua orang, pilihannya sederhana: AES-256. Semua aplikasi pembaca terkini di Windows, macOS, iOS, Android, dan browser utama bisa membukanya. Turunkan ke AES-128 hanya jika penerima tertentu memakai perangkat lunak yang terlalu lama untuk file 256-bit, seperti sistem manajemen dokumen yang tidak diperbarui selama lima belas tahun. Di Acrobat, menu Compatibility yang menentukan pilihan ini untuk Anda: Acrobat X dan yang lebih baru berarti AES-256, Acrobat 7 dan yang lebih baru berarti AES-128, dan yang lebih lama berarti RC4.

Bisa jadi Anda sudah memiliki perangkat lunak yang mampu mengenkripsi PDF. Acrobat Standard dan Pro yang berbayar punya kontrol paling lengkap, termasuk kata sandi pembuka dan kata sandi izin yang terpisah serta menu kompatibilitas yang dijelaskan di atas. Pratinjau di macOS bisa menambahkan kedua kata sandi di dialog ekspornya; pada versi macOS terbaru opsinya ada di balik tombol Izin, sedangkan pada versi lama berupa satu kotak centang Enkripsi. Word untuk Windows bisa mengenkripsi PDF saat membuatnya, tetapi hanya dengan kata sandi pembuka sepanjang 6 sampai 32 karakter dan tanpa pengaturan izin.

Dua alat yang umum dipakai sama sekali tidak punya fitur kata sandi. Microsoft Print to PDF, printer virtual bawaan Windows 10 dan 11, menghasilkan file tanpa perlindungan dan tanpa opsi keamanan, begitu pula tujuan Simpan sebagai PDF di dialog cetak Chrome. Jika PDF Anda berasal dari salah satunya, enkripsi file itu sebagai langkah kedua. Apa pun alat yang Anda pakai, buka hasilnya sekali dan pastikan file meminta kata sandi; di Acrobat Reader, File > Properties > Security menampilkan metode enkripsi dan izinnya.

Di Chromebook, laptop kantor tanpa Acrobat, atau ponsel, alat di browser bisa melakukan pekerjaan yang sama. Beri password pada PDF dengan mengunggah satu file hingga 95 MB; UltKit mengenkripsinya dengan AES-256 secara bawaan dan menghapus file unggahan maupun hasilnya 30 menit setelah diproses. Tidak ada yang perlu dipasang dan tidak perlu membuat akun, hal yang penting di komputer kantor yang dikunci ketat.

Selesaikan semua pengeditan lain lebih dulu. PDF yang terenkripsi tidak bisa dikompres ulang atau digabungkan tanpa kata sandi, jadi jika file terlalu besar untuk batas lampiran email, kompres PDF sebelum Anda menguncinya. Jika file berisi jawaban formulir yang sudah diisi dan tidak boleh berubah, ratakan juga lebih dulu. Enkripsi hanya menambahkan sedikit data keamanan, sehingga salinan yang dilindungi berukuran kurang lebih sama dengan aslinya.

Kesalahan paling umum adalah mengirim kata sandi di email yang sama dengan lampirannya, atau di email kedua semenit kemudian. Siapa pun yang bisa membaca kotak masuk itu, termasuk orang yang menerima terusan utasnya, lalu memegang kedua bagiannya. Gunakan saluran yang berbeda: kirim file lewat email dan kata sandinya lewat SMS, sebutkan saat menelepon, atau sepakati secara langsung. Untuk pertukaran rutin, seperti laporan bulanan ke klien yang sama, sepakati satu aturan kata sandi sekali saja dan jangan pernah menuliskannya di pesan.

Pilih kata sandi yang bisa diketik penerima tanpa salah. Frasa sandi berisi empat atau lima kata yang tidak saling berkaitan lebih mudah didiktekan lewat telepon daripada deretan simbol, dan lebih sulit ditebak daripada nama atau tanggal lahir. Hindari detail yang bisa dicari tahu rekan kerja penerima, dan jangan memakai ulang kata sandi email atau perbankan Anda sendiri, karena Anda akan membagikannya kepada orang lain.

Dokumen yang diatur regulasi menaikkan taruhannya. Berkas SDM, rekam medis, dan dokumen hukum sering tunduk pada aturan seperti HIPAA di Amerika Serikat, yang mencantumkan enkripsi sebagai pengaman data kesehatan, atau Pasal 32 GDPR, yang menyebut enkripsi sebagai contoh langkah keamanan yang memadai. Kata sandi pembuka AES-256 pada lampiran email adalah bagian yang masuk akal dari kepatuhan itu, tetapi bukan keseluruhannya: organisasi Anda mungkin mewajibkan portal aman, pencatatan siapa menerima apa, atau jadwal retensi. Periksa kebijakan Anda sebelum memutuskan memakai email sama sekali.

Enkripsi melindungi file saat disimpan dan saat dikirim. Begitu orang yang tepat membukanya, isinya terpampang di layar mereka, dan tidak ada apa pun dalam format PDF yang bisa mencegah screenshot, foto layar dengan ponsel, atau pengenalan teks pada keduanya. Pembatasan cetak tidak berlaku di aplikasi pembaca yang mengabaikannya, dan jika pencetakan diizinkan, mencetak ke printer PDF virtual bisa menghasilkan salinan tanpa perlindungan. Anggap pembatasan sebagai sopan santun bagi pembaca yang jujur, bukan sebagai pertahanan.

Beberapa detail juga terlihat tanpa kata sandi. Nama file tidak pernah dienkripsi, jadi Budi_hasil_tes_HIV.pdf membocorkan apa yang disembunyikan isi yang terenkripsi; beri file sensitif nama yang netral. Jika Enkripsi metadata dimatikan, judul, penulis, dan kata kunci bisa dibaca siapa saja. Subjek email, pengirim dan penerima, ukuran lampiran, dan tanggalnya terlihat oleh setiap server email yang dilalui, dan arsip ZIP dengan enkripsi AES hanya menyembunyikan nama file jika formatnya mendukung enkripsi nama file.

Jika Anda tahu kata sandinya, menghapusnya adalah urusan rutin. Rekening koran yang Anda buka setiap minggu, atau dokumen yang Anda enkripsi sendiri dan kini perlu diedit, bisa dibuka kuncinya dengan kata sandi yang Anda ketahui: ketik kata sandi di Kata sandi saat ini, tekan Buka Kunci, dan simpan salinan tanpa perlindungan itu di tempat pribadi. Untuk mengganti kata sandi, buka kunci file lalu lindungi lagi dengan kata sandi baru. Hapus pembatasan saja mencabut batasan cetak dan salin sambil mempertahankan kata sandi pembuka.

Lupa kata sandi pembuka adalah perkara lain, dan jawaban jujurnya singkat. PDF yang dienkripsi dengan AES-256 dan kata sandi yang kuat tidak bisa dipulihkan oleh siapa pun, termasuk Adobe, karena tidak ada kunci induk atau pintu belakang. Program pemulihan kata sandi hanya bekerja dengan menebak, yang berhasil pada kata sandi lemah dan file RC4 lama tetapi gagal pada frasa sandi yang panjang. Mintalah kata sandi atau salinan baru kepada pengirim, cari aturan kata sandi di email yang mengantarkan file itu, dan simpan dokumen asli milik Anda sendiri tanpa enkripsi di tempat yang aman.

Telusuri daftar ini sekali untuk setiap dokumen. Hanya butuh satu menit, dan daftar ini mencakup kesalahan yang paling sering merusak pengaturan yang sebenarnya sudah kuat, mulai dari nama file yang membocorkan isi hingga kata sandi yang berada di kotak masuk yang sama dengan lampirannya.