Cara Menggabungkan File PDF di Mac, Windows, dan Browser

Alasan paling umum untuk menggabungkan PDF adalah kolom unggahan yang hanya menerima satu file. Portal lowongan kerja sering hanya menyediakan satu slot untuk "CV dan surat lamaran", pendaftaran visa dan universitas meminta semua dokumen pendukung dalam satu PDF, dan sistem reimbursement ingin formulir klaim beserta semua kuitansinya sekaligus. Jika Anda melampirkan lima file padahal yang diminta satu, peninjau mungkin hanya membuka file pertama, atau formulir diam-diam hanya menyimpan unggahan terakhir. File gabungan menghilangkan risiko itu dan membuat Anda yang menentukan apa yang dilihat pembaca lebih dulu.

Alasan kedua adalah kenyamanan pembaca. Akuntan yang menerima dua belas faktur bulanan sebagai dua belas lampiran harus membuka, mencetak, dan mengarsipkan masing-masing; faktur yang sama, digabung urut tanggal, menjadi satu dokumen untuk digulir dan satu kali cetak. Begitu pula bab buku yang dipindai satu per satu, PDF terpisah yang dibuat aplikasi pemindai di setiap sesi, atau portofolio yang disusun dari lembar proyek hasil ekspor berbagai program.

Menggabungkan juga cara yang baik untuk mengarsipkan. Folder proyek yang sudah selesai, berisi kontrak bertanda tangan, tiga addendum, dan faktur akhir, lebih mudah ditemukan bertahun-tahun kemudian sebagai satu PDF yang dinamai menurut klien dan tanggal. Hanya ada dua kasus ketika file sebaiknya tetap terpisah: dokumen yang harus tetap dapat diverifikasi sendiri-sendiri, seperti kontrak bertanda tangan digital, dan file yang perlu diterima oleh orang yang berbeda secara terpisah. Keduanya dibahas lagi di bagian bawah.

Setiap alat penggabung, termasuk Pratinjau dan Acrobat, menyusun halaman sesuai urutan file yang Anda berikan, jadi sepuluh detik perencanaan menghemat satu kali penggabungan ulang. Tuliskan urutan yang Anda inginkan jika berkasnya panjang: misalnya surat lamaran, CV, lalu sertifikat dari yang terbaru, atau faktur dari yang terlama ke terbaru. Kemudian ganti nama file agar namanya sendiri membawa urutan itu. Awalan dua digit, seperti 01-surat-lamaran.pdf, 02-cv.pdf, dan 03-ijazah.pdf, terurut dengan benar di Finder, File Explorer, dan hampir semua dialog unggahan.

Nama file tetap penting setelah penggabungan. Alat yang membuat bookmark untuk setiap file sumber biasanya mengambil label bookmark dari nama file, sehingga scan0042.pdf menjadi bookmark yang tidak dipahami siapa pun. Beri setiap file nama yang ingin Anda lihat di bilah samping PDF gabungan, dan beri file gabungannya nama yang bisa langsung diarsipkan penerima tanpa diganti: nama Anda, keperluannya, dan tanggal sudah cukup untuk hampir semua pendaftaran.

Di antara sistem desktop besar, hanya macOS yang menyertakan penggabung PDF sungguhan. Pratinjau (Preview), penampil PDF bawaan di setiap Mac, menampilkan gambar mini halaman di bilah samping, dan Anda bisa menyeret seluruh PDF dari Finder ke bilah samping itu untuk menyisipkan halamannya di titik tempat Anda melepaskannya. Edit > Sisipkan > Halaman dari File melakukan hal yang sama lewat menu. Pratinjau menyimpan perubahan ke file yang Anda buka, jadi pakai Arsip > Ekspor sebagai PDF, atau duplikasi file pertama sebelum mulai, jika Anda ingin file aslinya tetap utuh.

Windows 10 dan 11 tidak memiliki perintah penggabungan. Trik bawaan yang paling mendekati adalah printer Microsoft Print to PDF: pilih beberapa gambar JPG atau PNG di File Explorer, klik kanan dan pilih Cetak (di bawah Tampilkan opsi lainnya pada Windows 11), lalu pilih printer itu untuk mendapatkan satu PDF berisi banyak halaman. Cara ini hanya berlaku untuk gambar, bukan untuk PDF yang sudah ada. Alat Combine Files di Acrobat bisa menggabungkan apa saja, tetapi memerlukan paket berbayar Acrobat Standard atau Pro; Acrobat Reader yang gratis tidak bisa menggabungkan file. Google Drive dapat menyimpan dan menampilkan PDF, tetapi juga tidak punya fungsi penggabungan.

Jika komputer tidak punya alat penggabung, browser bisa mengerjakannya tanpa perlu memasang apa pun. Alat gabungkan PDF menerima 2 hingga 50 file PDF berukuran masing-masing hingga 95 MB, dan bekerja sama baiknya di Chrome pada Windows, di Chromebook, maupun di Safari pada iPhone, tempat Anda memilih file dari app File. Di HP-lah penggabung berbasis browser paling berguna, karena file yang Anda perlukan, seperti slip gaji yang diunduh dan foto KTP, sering sudah ada di folder unduhan ponsel.

Langkah pengurutan adalah tempat kesalahan paling sering terjadi. Gabungkan menurut menentukan urutannya: Urutan unggahan mengikuti daftar, yang dapat Anda susun ulang dengan menyeret; Nama file mengurutkan secara alami, sehingga file 2 muncul sebelum file 10; Tanggal diubah mengikuti kapan setiap file terakhir disimpan. Jika Anda sudah memberi nomor pada file seperti dijelaskan di atas, Nama file adalah pilihan paling aman karena hasilnya tidak lagi bergantung pada urutan Anda memilih file.

Penggabung PDF menggabungkan PDF, jadi file lain harus diubah menjadi PDF terlebih dahulu. Untuk foto kuitansi dari HP atau KTP hasil pindaian, ubah gambar menjadi halaman dengan gambar ke PDF, yang juga memungkinkan Anda memilih ukuran halaman dan margin agar foto tidak berada di halaman seukuran bingkai kamera aslinya. Untuk kertas yang akan Anda pindai sekarang, panduan memindai dokumen ke PDF membahas pengaturan resolusi dan warna yang membuat halaman tetap terbaca tanpa membuatnya berukuran besar.

Dokumen Word memerlukan perlakuan yang sama. Ekspor dari Word dengan File > Simpan Sebagai > PDF, atau gunakan Word ke PDF jika Word tidak terpasang. Mengonversi setiap dokumen secara terpisah sebelum digabungkan, alih-alih menempelkan semuanya ke satu file Word, menjaga font, header, dan penomoran halaman setiap dokumen persis seperti yang diatur penulisnya, dan menghindari pergeseran tata letak yang terjadi ketika gaya dari beberapa file bertabrakan dalam satu dokumen.

Sumber yang beragam hampir selalu berarti ukuran halaman yang beragam. Halaman US Letter berukuran 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), halaman A4 berukuran 210 × 297 mm, dan foto HP yang dijadikan PDF bisa berbentuk apa saja. Secara bawaan, penggabungan mempertahankan ukuran asli setiap halaman, yang tampak berantakan di layar dan tercetak dengan margin aneh. Atur Ukuran halaman ke A4 atau Letter dengan Konten pada Sesuaikan skala agar semua halaman seragam. Halaman lanskap, seperti ekspor spreadsheet yang lebar, tetap lanskap; putar halaman itu di file sumber jika datang dalam posisi miring.

Bookmark adalah apa yang dalam spesifikasi PDF disebut kerangka dokumen (outline): daftar yang bisa diklik di bilah samping penampil. Saat menggabungkan, susunan yang berguna adalah satu bookmark tingkat atas untuk setiap file sumber, berlabel nama file tersebut, dan itulah yang dibuat oleh Bookmark untuk setiap file. Bookmark yang sudah ada di dalam file sumber, seperti entri bab dalam sebuah laporan, ikut terbawa dan tetap menempel pada halamannya. Tautan di dalam dokumen yang mengarah ke halamannya sendiri tetap berfungsi, karena halaman-halaman itu berpindah bersama.

Formulir yang bisa diisi memerlukan perhatian lebih. Setiap kolom dalam formulir PDF punya nama, dan di dalam satu PDF, satu nama merujuk ke satu nilai. Gabungkan dua salinan formulir pajak yang sama, atau dua formulir dari penerbit yang sama, dan kolom dengan nama identik akan saling terhubung: mengetik nama di halaman 1 ikut mengisi kotak yang sama di halaman 9. Ratakan formulir mengubah jawaban yang sudah diisi menjadi konten halaman biasa, sehingga tidak bisa lagi berubah atau bertabrakan. Ratakan formulir yang sudah selesai; biarkan tidak diratakan jika penerima masih harus mengisinya.

Tanda tangan digital tidak bisa bertahan setelah penggabungan. Tanda tangan berbasis sertifikat mencakup byte persis dari file yang ditandatangani, sedangkan penggabungan menulis file baru, sehingga penampil akan melaporkan tanda tangan itu tidak valid atau hilang, meskipun gambar tanda tangannya masih terlihat di halaman. Tanda tangan yang digambar atau diketik hanyalah konten halaman dan terbawa tanpa perubahan. Jika Anda memerlukan satu salinan rata tanpa kolom yang bisa diedit untuk arsip, itu tidak masalah; untuk dokumen apa pun yang harus diverifikasi pihak lain, kirim PDF bertanda tangan sebagai lampiran tersendiri.

PDF gabungan kurang lebih seukuran jumlah bagian-bagiannya, kadang sedikit lebih kecil jika sumbernya memakai font yang sama. Itu wajar untuk email ke rekan kerja, tetapi sering terlalu besar untuk formulir unggahan, yang banyak di antaranya membatasi lampiran pada 2, 5, atau 10 MB. Halaman hasil pindaian biasanya penyebabnya: satu pindaian berwarna pada 300 DPI bisa memakan lebih banyak ruang daripada dokumen teks 50 halaman. Gabungkan dulu, periksa ukurannya, dan baru jalankan hasilnya melalui kompres PDF jika melebihi batas, karena mengompres satu file jadi lebih cepat daripada mengompres sepuluh file dan Anda cukup menilai kualitasnya sekali.

Jika ukurannya mendekati batas, cari halaman yang tidak Anda perlukan sebelum mengompres lebih keras. Hapus halaman kosong membuang sisi belakang kosong yang dihasilkan pemindai dupleks untuk lembar satu sisi, yang bisa memangkas beberapa halaman dari berkas pindaian, dan Hapus metadata membersihkan kolom penulis dan perangkat lunak dari file sumber. Keduanya tidak mengubah tampilan halaman yang tersisa, jadi layak diaktifkan sebelum Anda menukar kualitas gambar dengan kilobyte.

Penggabungan bukan jalan satu arah. Halaman di dalam PDF gabungan adalah halaman yang sama dengan yang dimasukkan, jadi Anda bisa memecah file itu nanti berdasarkan rentang halaman, misalnya untuk mengirim halaman 1 sampai 4 ke satu orang dan sisanya ke orang lain, atau untuk mengganti satu sertifikat yang sudah kedaluwarsa. Panduan pendamping tentang cara memisahkan file PDF membahas pemisahan berdasarkan rentang, berdasarkan bookmark, dan menjadi halaman tunggal. Menyimpan file sumber asli dalam folder di samping file gabungan tetap merupakan cara termudah untuk menyusun ulang berkas dengan satu dokumen yang diganti.

Pertanyaan ini wajar, karena berkas pendaftaran sering berisi KTP, rekening koran, dan alamat. Yang penting adalah apa yang terjadi pada file setelah digabung. Di UltKit, unggahan dikirim melalui HTTPS, file gabungan tersedia untuk diunduh selama 30 menit setelah diproses, lalu file sumber dan hasilnya dihapus dari server. Tidak ada akun, jadi tidak ada yang terhubung ke profil, dan file tidak dipakai untuk apa pun selain membuat unduhan Anda.

Untuk dokumen yang tidak boleh meninggalkan komputer Anda, seperti rekam medis yang diatur kebijakan perusahaan, gunakan Pratinjau di Mac atau aplikasi desktop, dan periksa aturan organisasi Anda sebelum mengunggah apa pun di tempat kerja. Untuk berkas sehari-hari, masa penyimpanan yang singkat dan tanpa pendaftaran adalah dua hal yang perlu dicari pada alat online mana pun. Setelah file gabungan jadi, menambahkan kata sandi pembuka sebelum mengirimkannya lewat email juga melindunginya selama pengiriman.