Comment fusionner des PDF sur Mac, Windows et en ligne

La raison la plus courante de fusionner est un champ d'envoi qui n'accepte qu'un seul fichier. Les sites d'emploi proposent souvent un seul emplacement pour « CV et lettre de motivation », les demandes de visa et d'inscription universitaire exigent toutes les pièces justificatives dans un seul PDF, et les systèmes de notes de frais veulent le formulaire et tous les justificatifs ensemble. Si vous joignez cinq fichiers là où un seul était attendu, le lecteur risque de n'ouvrir que le premier, ou le formulaire de ne conserver que le dernier envoi sans rien dire. Un fichier fusionné écarte ce risque et vous laisse décider de ce que le lecteur voit en premier.

La deuxième raison est le confort du lecteur. Un comptable qui reçoit douze factures mensuelles en douze pièces jointes doit ouvrir, imprimer et classer chacune ; les mêmes factures fusionnées par ordre chronologique forment un seul document à faire défiler et une seule impression. Il en va de même pour les chapitres d'un livre numérisés un par un, les PDF distincts qu'une application de scan crée à chaque session, ou un portfolio composé de fiches projet exportées depuis différents logiciels.

La fusion sert aussi à archiver. Un dossier de projet terminé, avec un contrat signé, trois avenants et la facture finale, se retrouve plus facilement des années plus tard sous la forme d'un seul PDF nommé d'après le client et la date. Les seuls cas où il faut garder les fichiers séparés sont les documents qui doivent rester vérifiables indépendamment, comme les contrats signés numériquement, et les fichiers que des personnes différentes doivent recevoir chacune de leur côté. Nous y revenons plus bas.

Tous les outils de fusion, Aperçu et Acrobat compris, placent les pages dans l'ordre des fichiers que vous leur donnez : dix secondes de préparation évitent de refaire la fusion. Notez l'ordre voulu si le dossier est long : lettre de motivation, CV, puis diplômes du plus récent au plus ancien, par exemple, ou factures de la plus ancienne à la plus récente. Renommez ensuite les fichiers pour que le nom porte l'ordre. Un numéro à deux chiffres en tête, comme 01-lettre-motivation.pdf, 02-cv.pdf et 03-diplome.pdf, se trie correctement dans le Finder, l'Explorateur de fichiers et presque toutes les fenêtres d'envoi.

Les noms comptent aussi après la fusion. Les outils qui créent un signet pour chaque fichier source reprennent généralement le libellé du nom du fichier : scan0042.pdf devient alors un signet que personne ne comprend. Donnez à chaque fichier le nom que vous voudriez voir dans la barre latérale du PDF fusionné, et donnez au fichier final un nom que le destinataire peut classer sans le renommer : votre nom, l'objet et une date conviennent à presque toutes les démarches.

Parmi les grands systèmes de bureau, seul macOS propose un vrai outil de fusion de PDF. Aperçu, la visionneuse PDF par défaut de chaque Mac, affiche les miniatures des pages dans une barre latérale, et vous pouvez y faire glisser un PDF entier depuis le Finder pour insérer ses pages à l'endroit du dépôt. Édition > Insérer > Page à partir d'un fichier fait la même chose par le menu. Aperçu enregistre les modifications dans le fichier ouvert : utilisez Fichier > Exporter au format PDF, ou dupliquez le premier fichier avant de commencer, si vous voulez garder l'original intact.

Windows 10 et 11 n'ont pas de commande de fusion. L'astuce intégrée la plus proche est l'imprimante Microsoft Print to PDF : sélectionnez plusieurs images JPG ou PNG dans l'Explorateur de fichiers, faites un clic droit et choisissez Imprimer (sous Afficher plus d'options sur Windows 11), puis sélectionnez cette imprimante pour obtenir un PDF de plusieurs pages. Cela ne fonctionne que pour les images, pas pour des PDF existants. L'outil Combiner des fichiers d'Acrobat fusionne n'importe quoi, mais il exige un abonnement payant Acrobat Standard ou Pro ; Acrobat Reader, gratuit, ne peut pas combiner de fichiers. Google Drive peut stocker et afficher des PDF, mais n'a pas de fonction de fusion non plus.

Quand l'ordinateur n'a pas d'outil de fusion, un navigateur fait le travail sans rien installer. L'outil pour fusionner des PDF accepte de 2 à 50 fichiers PDF de 95 MB maximum chacun, et fonctionne de la même façon dans Chrome sous Windows, sur un Chromebook ou dans Safari sur un iPhone, où vous choisissez les fichiers depuis l'app Fichiers. C'est sur téléphone qu'un outil de fusion en ligne est le plus utile, car les fichiers dont vous avez besoin, comme une fiche de paie téléchargée et une pièce d'identité photographiée, se trouvent souvent déjà dans les téléchargements du téléphone.

C'est à l'étape de l'ordre que se produisent la plupart des erreurs. Fusionner par détermine la séquence : l'ordre d'import suit la liste, que vous pouvez réorganiser par glisser-déposer ; le nom de fichier trie de façon naturelle, donc le fichier 2 passe avant le fichier 10 ; la date de modification suit la dernière sauvegarde de chaque fichier. Si vous avez numéroté les fichiers comme indiqué plus haut, le nom de fichier est le choix le plus sûr, car le résultat ne dépend plus de l'ordre dans lequel vous les avez sélectionnés.

Un outil de fusion combine des PDF : tout le reste doit donc d'abord devenir un PDF. Pour des photos de justificatifs prises au téléphone ou une pièce d'identité scannée, transformez les images en pages avec image en PDF, qui permet aussi de choisir un format de page et des marges pour que la photo ne se retrouve pas sur une page aux dimensions du cadre de l'appareil photo. Pour le papier que vous numérisez maintenant, le guide pour numériser des documents en PDF présente les réglages de résolution et de couleur qui gardent les pages lisibles sans les alourdir.

Les documents Word demandent le même traitement. Exportez depuis Word avec Fichier > Enregistrer sous > PDF, ou utilisez Word en PDF si Word n'est pas installé. Convertir chaque document séparément avant la fusion, plutôt que de tout coller dans un seul fichier Word, conserve les polices, les en-têtes et la numérotation de chaque document tels que leurs auteurs les ont définis, et évite les décalages de mise en page qui surviennent quand les styles de plusieurs fichiers se heurtent dans un même document.

Des sources variées signifient presque toujours des formats de page variés. Une page US Letter mesure 8,5 × 11 in (216 × 279 mm), une page A4 mesure 210 × 297 mm, et une photo de téléphone convertie en PDF peut avoir n'importe quelle forme. Par défaut, la fusion garde chaque page à sa taille, ce qui paraît brouillon à l'écran et s'imprime avec des marges irrégulières. Réglez Format de page sur A4 ou Letter avec Contenu sur Adapter à la page pour que toutes les pages soient identiques. Les pages en paysage, comme l'export d'un grand tableur, restent en paysage ; faites-les pivoter dans le fichier source si elles arrivent de travers.

Les signets sont ce que la spécification PDF appelle le plan du document : la liste cliquable dans la barre latérale d'une visionneuse. Lors d'une fusion, la configuration utile est un signet de premier niveau par fichier source, nommé d'après lui, et c'est ce que crée Un signet par fichier. Les signets déjà présents dans un fichier source, comme les chapitres d'un rapport, sont conservés et restent rattachés à leurs pages. Les liens internes d'un document qui pointent vers ses propres pages continuent de fonctionner, car les pages se déplacent ensemble.

Les formulaires remplissables demandent plus de soin. Chaque champ d'un formulaire PDF porte un nom, et dans un même PDF un nom correspond à une seule valeur. Si vous fusionnez deux exemplaires du même formulaire fiscal, ou deux formulaires d'un même éditeur, les champs de même nom deviennent liés : saisir un nom en page 1 remplit la même case en page 9. Aplatir les formulaires transforme les réponses saisies en contenu ordinaire de la page, qui ne peut alors plus changer ni entrer en conflit. Aplatissez quand le formulaire est terminé ; gardez-le modifiable si le destinataire doit encore le remplir.

Les signatures numériques ne survivent pas à une fusion. Une signature par certificat couvre les octets exacts du fichier signé, et la fusion écrit un nouveau fichier : les visionneuses signaleront donc la signature comme invalide ou absente, même si l'image de la signature reste visible sur la page. Une signature dessinée ou saisie n'est que du contenu de page et passe sans changement. Si vous avez besoin d'une copie à plat sans champs modifiables pour des archives, c'est tout à fait possible ; pour tout ce que l'autre partie doit vérifier, envoyez le PDF signé en pièce jointe séparée.

Un PDF fusionné pèse à peu près la somme de ses parties, parfois un peu moins quand les sources partagent des polices. C'est acceptable pour un e-mail à un collègue, mais souvent trop pour les formulaires d'envoi, dont beaucoup limitent les pièces jointes à 2, 5 ou 10 MB. Les pages numérisées en sont la cause habituelle : un seul scan couleur à 300 DPI peut occuper plus de place qu'un document texte de 50 pages. Fusionnez d'abord, vérifiez la taille, puis passez le résultat dans compresser un PDF seulement s'il dépasse la limite : compresser un seul fichier terminé est plus rapide que d'en compresser dix et vous permet de juger la qualité une seule fois.

Si vous êtes proche d'une limite, cherchez les pages inutiles avant de compresser plus fort. Supprimer les pages blanches retire les versos vides que produisent les scanners recto verso pour des feuilles imprimées d'un seul côté, ce qui peut faire gagner plusieurs pages à un dossier numérisé, et Supprimer les métadonnées efface les champs auteur et logiciel des fichiers sources. Aucune des deux options ne change l'aspect des pages restantes : mieux vaut les activer avant de sacrifier la qualité d'image pour gagner des kilo-octets.

La fusion n'est pas à sens unique. Les pages d'un PDF fusionné sont les mêmes que celles qui y sont entrées : vous pouvez donc défaire le fichier plus tard par plage de pages, par exemple pour envoyer les pages 1 à 4 à une personne et le reste à une autre, ou pour remplacer un certificat périmé. Le guide complémentaire comment diviser un PDF explique comment diviser par plage, par signet et en pages individuelles. Garder les fichiers sources d'origine dans un dossier à côté du fichier fusionné reste le moyen le plus simple de reconstituer un dossier en remplaçant un document.

La question est légitime, car les dossiers de candidature contiennent souvent des pièces d'identité, des relevés bancaires et des adresses. Ce qui compte, c'est ce qu'il advient des fichiers après la fusion. Sur UltKit, les envois transitent en HTTPS, le fichier fusionné reste disponible au téléchargement pendant 30 minutes après le traitement, puis les sources comme le résultat sont supprimés du serveur. Il n'y a pas de compte, donc rien n'est lié à un profil, et les fichiers ne servent qu'à produire votre téléchargement.

Pour les documents qui ne doivent jamais quitter votre ordinateur, comme des dossiers médicaux couverts par une politique d'employeur, utilisez plutôt Aperçu sur Mac ou une application de bureau, et vérifiez les règles de votre organisation avant d'envoyer quoi que ce soit au travail. Pour les dossiers courants, une courte durée de conservation et l'absence d'inscription sont les deux critères à chercher dans tout outil en ligne. Une fois le fichier fusionné obtenu, y ajouter un mot de passe d'ouverture avant de l'envoyer par e-mail le protège aussi pendant le transfert.