Cómo comprimir un PDF sin perder calidad (con y sin pérdida)

Un PDF es un paquete de objetos: descripciones de página, fuentes, imágenes, anotaciones y una tabla de referencias cruzadas que indica al lector dónde empieza cada objeto. El texto casi no pesa, porque una página de prosa son unos pocos kilobytes de códigos de caracteres más instrucciones de dibujo. Las imágenes son otra historia. Una foto insertada en un informe conserva la resolución que tenía al insertarla, así que una foto de teléfono de 12 megapíxeles reducida a una miniatura en la página puede seguir pesando 3–5 MB dentro del archivo.

Los escaneos son el caso extremo. Cada página escaneada es una imagen de página completa, y un escaneo en color a 300 DPI de una hoja A4 mide unos 2480 × 3508 px. Una app de escaneo que guarda esas páginas con una compresión JPEG ligera produce 1–3 MB por página, de modo que un contrato de alquiler de diez páginas se convierte en un adjunto de 20 MB aunque contenga quizá 30 KB de palabras reales.

El resto del peso se esconde donde nunca se ve. Las fuentes incrustadas completas pueden sumar 200–500 KB cada una en familias CJK grandes o tipografías decorativas, el mismo logotipo puede guardarse una vez por página, y los archivos editados muchas veces en Acrobat arrastran actualizaciones incrementales, en las que cada guardado añade los cambios al final en lugar de reescribir el archivo. Los adjuntos, los datos de formularios y las miniaturas de página suman todavía más.

Los pasos sin pérdida reescriben el archivo sin cambiar ni un píxel ni un glifo. Los flujos de objetos, introducidos en PDF 1.5 en 2003, empaquetan cientos de objetos pequeños en un solo bloque comprimido en lugar de guardarlos como texto plano. La deduplicación localiza imágenes y fuentes idénticas y conserva una sola copia. El subconjunto de fuentes conserva solo los caracteres que usa el documento, y la limpieza elimina los metadatos XMP, las miniaturas de página, los objetos huérfanos y las revisiones antiguas que dejan los guardados incrementales. En conjunto, estos pasos suelen recortar entre el 5 y el 30 % de un archivo con mucho texto.

Los pasos con pérdida modifican los datos de las imágenes, y ahí está el gran ahorro. El submuestreo reduce una imagen a una resolución objetivo, por ejemplo de 300 a 150 DPI, lo que elimina tres cuartas partes de sus píxeles. La recodificación la guarda como JPEG con la calidad elegida, y pasar los escaneos en color a escala de grises elimina dos de los tres canales de color. Con cifras razonables, nada de esto se nota al tamaño normal de lectura, y a eso se refiere la gente cuando habla de comprimir sin perder calidad.

Cuánto se reduce un PDF depende mucho más de su contenido que de la herramienta. Un informe exportado desde Word o Google Docs ya es casi todo texto con subconjuntos de fuentes, así que queda poco por quitar. Una presentación exportada desde PowerPoint con fotos a sangre, o un montón de escaneos hechos con el teléfono, puede perder casi todo su peso, porque las imágenes nunca se ajustaron a la página en la que están.

Las cifras de abajo son rangos típicos, no mediciones de un archivo concreto. Sirven para decidir si vale la pena intentar comprimir y con qué ajuste empezar cuando un documento tiene que entrar en un límite determinado.

Los portales de carga indican un tope y rechazan cualquier archivo que lo supere aunque sea por un byte. Con 200 KB caben de una a tres páginas escaneadas en escala de grises a unos 150 DPI, lo que mantiene legible un texto impreso de 10 pt; comprimir un PDF a 200 KB parte exactamente de ese límite. Con 500 KB entra con holgura el escaneo en color de una identificación más unas páginas de texto en escala de grises. Con 1 MB y 2 MB la cuestión suele ser el número de páginas más que la calidad, ya que un escaneo en color de diez páginas cabe a 150 DPI.

Conviene avanzar en un orden fijo para que la calidad sea lo último que se toque. Elimine las páginas que el formulario no pide, recorte el papel vacío alrededor de tarjetas y recibos, pase el texto negro a escala de grises y deje bajar la resolución antes que la calidad JPEG. Una calidad por debajo de 40 crea halos cuadriculados alrededor de las letras, mientras que 120 DPI en escala de grises todavía se lee con nitidez. Un modo de tamaño objetivo hace esa búsqueda por usted; comprimir un PDF a 1 MB resuelve el límite más habitual en postulaciones y solicitudes.

Deje un pequeño margen. Algunos portales cuentan un kilobyte como 1000 bytes y otros como 1024, así que un archivo que su computadora muestra como 200 KB puede tener 204 800 bytes y aun así ser rechazado por un formulario que se refiere a 200 000. Apuntar a 190 KB, 480 KB o 0,95 MB evita la discusión.

Todas las aplicaciones de escritorio pueden reducir un PDF, pero difieren en cuánto control ofrecen. Acrobat Pro tiene tanto un compresor de un clic como un optimizador completo: su Optimizador de PDF incluye Auditar uso del espacio, que muestra exactamente cuántos bytes ocupan las imágenes, las fuentes, los flujos de contenido y los marcadores, para saber si la compresión ayudará antes de intentarlo. Word no puede comprimir un PDF existente, pero decide cuánto pesará el PDF al exportarlo.

Vista Previa en Mac es la herramienta que casi todos ya tienen, y la que más probablemente decepcione. Su filtro Quartz integrado Reducir tamaño de archivo aplica un único ajuste fijo y agresivo a todas las imágenes, sin control de resolución ni de calidad. Los escaneos salen borrosos y con manchas, y un PDF solo de texto puede incluso crecer, porque el filtro reescribe el archivo sin la limpieza a nivel de objetos que hace un optimizador de verdad.

Un compresor en el navegador es el camino más corto cuando se trabaja en una laptop de la oficina sin Acrobat, en el teléfono o ayudando a alguien durante una llamada. El compresor de PDF en línea de UltKit admite hasta 20 PDF a la vez, de hasta 95 MB cada uno, sin instalar nada ni crear una cuenta, y todos los archivos subidos y procesados se eliminan 30 minutos después del procesamiento.

Los valores predeterminados priorizan la calidad: Recomendado submuestrea solo las imágenes sobredimensionadas y deja intactos el texto y los vectores, mientras que Subconjunto de fuentes y Quitar metadatos ya vienen activados. Cambie algo solo cuando el resultado tenga que entrar en una cifra.

El peso de un archivo no demuestra su calidad, así que abra el PDF comprimido antes de enviarlo. Amplíe al 200 % el texto más pequeño del documento, como notas al pie, cifras de tablas o la letra pequeña bajo una firma, y compárelo con el mismo punto del original. Al 200 % se notan enseguida los halos JPEG, los trazos corridos o los bordes escalonados, que a ancho de página quedan ocultos.

Después revise lo que la compresión nunca debería tocar. El texto que antes se podía seleccionar y copiar debe seguir siendo seleccionable, porque una herramienta que rasteriza las páginas como imágenes no ha comprimido el documento, sino que lo ha reemplazado. Los enlaces, los marcadores y los campos de formulario deben seguir funcionando, y el número de páginas debe coincidir.

Algunos archivos ya son todo lo pequeños que pueden ser sin trampas. Un manual de texto de 300 páginas con subconjuntos de fuentes, un plano de ingeniería hecho de trazos vectoriales o un escaneo en blanco y negro guardado con JBIG2 no tienen imágenes sobredimensionadas que reducir, así que cualquier compresor devuelve más o menos el mismo peso. Forzar más solo empeora las cosas: rasterizar un dibujo vectorial lo hace a la vez más pesado y más borroso.

Cuando el límite es por archivo y no por envío, conviene dividir el documento. Separe un contrato largo en las páginas de firma y los anexos, una tesis en capítulos o un paquete de estados de cuenta en un mes por archivo, y comprima cada parte solo si todavía lo necesita. Dividir PDF corta por rangos de páginas o en partes de tamaño fijo, y la guía para dividir archivos PDF explica qué tipo de división conviene para cada portal.

Dividir también ayuda con el correo. Gmail limita los adjuntos a 25 MB en total por mensaje, y muchos servidores de correo de empresa fijan límites más bajos, así que dos partes de 15 MB suelen llegar donde un archivo de 30 MB rebota. Para los escaneos que aún no se han hecho, la mejor solución está antes: escanee el texto a 200–300 DPI en escala de grises, como se explica en escanear documentos a PDF, y rara vez tendrá que comprimir.