ஆவணங்களை PDF ஆக ஸ்கேன் செய்வது எப்படி: போன், Windows, Mac

iPhone-இல் ஸ்கேனர் இரண்டு இடங்களில் உள்ளது. Notes-இல் ஒரு குறிப்பைத் திறந்து, இணைப்புப் பொத்தானைத் (iOS பதிப்பைப் பொறுத்து கேமரா அல்லது பேப்பர்கிளிப் ஐகான்) தட்டி Scan Documents தேர்ந்தெடுங்கள். கேமரா பக்க விளிம்புகளைத் தானாகக் கண்டறிந்து, கோணத்தைச் சீரமைத்து, பக்கம் நிலையாக இருக்கும்போது படம் எடுக்கும்; தொடர்ந்து எடுத்தால் எல்லாப் பக்கங்களும் ஒரே ஸ்கேனில் சேரும். Notes-இல் இது iOS 11 முதல் உள்ளது; iOS 13 முதல் Files ஆப்பிலும் மூன்று புள்ளி மெனுவிலிருந்து இதே ஸ்கேனர் கிடைக்கிறது, அது PDF-ஐக் குறிப்பில் அல்லாமல் நேரடியாக ஒரு ஃபோல்டரில் சேமிக்கும்.

Android-இல் பெரும்பாலான ஃபோன்களில் ஏற்கனவே இருக்கும் ஸ்கேனர் Google Drive. கேமரா ஐகானை அல்லது New → Scan தட்டி, ஒவ்வொரு பக்கத்தையும் படமெடுத்து, க்ராப் செய்து வடிகட்டியைத் தேர்ந்தெடுத்துச் சேமியுங்கள்; Drive முடிவை PDF-ஆக உங்கள் Drive-இல் சேமிக்கும். ஃபிளாட்பெட் அல்லது ஆல்-இன்-ஒன் பிரிண்டர் உள்ள கணினியில், Windows-க்கு Microsoft Store-இல் இலவச Windows Scan ஆப் உள்ளது; ஒவ்வொரு Mac-லும் Applications ஃபோல்டரில் Image Capture உள்ளது. இரண்டும் தயாரிப்பாளரின் மென்பொருள் இல்லாமலே பெரும்பாலான ஸ்கேனர்களுடன் செயல்படும்.

அச்சிடவோ, காப்பகப்படுத்தவோ, நெருக்கமாக ஆராயவோ போகும் எதற்கும் ஃபிளாட்பெட் இன்னும் சிறந்த கருவி. கண்ணாடி பக்கத்தை முழுமையாகத் தட்டையாக வைத்திருக்கும், ஒளி தாள் முழுவதும் சீராக இருக்கும், தெளிவுத்திறனும் துல்லியமானது: 300 dpi-இல் A4 பக்கம் எப்போதும் 2480 × 3508 px, US Letter பக்கம் 2550 × 3300 px ஆகும். பைண்டிங் செய்த புத்தகங்கள், தடிமனான பாஸ்போர்ட்கள், நுண்ணிய எழுத்து அல்லது புடைப்பு முத்திரை உள்ள ஆவணங்கள் தெளிவாக வரும். ஆல்-இன்-ஒன் பிரிண்டரின் ஷீட் ஃபீடர் நீங்கள் வேறு வேலை செய்யும்போதே 30 பக்க ஒப்பந்தத்தையும் ஸ்கேன் செய்யும்.

வேகத்திலும் எப்போதும் கிடைப்பதிலும் ஃபோன் வெல்லும்; பெரும்பாலான அன்றாட ஆவணங்களுக்கு முடிவும் அதே அளவு நன்றாக இருக்கும். சமீபத்திய ஃபோன்களில் பொதுவான 12 MP கேமரா 4032 × 3024 px எடுக்கும்; முழுப் பக்க உரைக்கு இது போதுமானதைவிட அதிகம். ஃபோனால் ஒளியையும் கோணத்தையும் அவ்வளவு நன்றாகக் கட்டுப்படுத்த முடியாது; நிழல்கள், பளபளப்பு, சற்று வளைந்த பக்கம் ஆகியவையே வழக்கமான குறைகள். ஸ்கேன் ஆப்கள் கோணத்தைச் சரிசெய்யும், ஆனால் நிழல் மறைத்த விவரத்தை உருவாக்க முடியாது.

கேமராவைவிட ஒளி முக்கியம். ஆப் விளிம்புகளைக் கண்டறிய, பக்கத்தை மேசை அல்லது புத்தக அட்டை போன்ற இருண்ட, சாதாரண பரப்பில் வையுங்கள்; ஜன்னல் அல்லது விளக்கு உங்கள் பின்னால் இல்லாமல் பக்கவாட்டில் இருக்கட்டும், இல்லையெனில் உங்கள் நிழல் காகிதத்தில் விழும். பளபளப்பான காகிதம், பிளாஸ்டிக் கார்டுகளுக்கு ஃபிளாஷை அணைத்துவிடுங்கள்; அது நீங்கள் படிக்க வேண்டிய சொற்களின் மேலேயே பிரகாசமான புள்ளியை உண்டாக்கும். ஃபோனைப் பக்கத்துக்கு இணையாகப் பிடித்து சட்டகத்தின் பெரும்பகுதியை நிரப்புங்கள்; ஆப் சாய்ந்த வெளிக்கோட்டைக் காட்டினால், திருத்தத்தை நம்பாமல் நேராக்குங்கள்.

நிற முறையை நோக்கத்துடன் தேர்ந்தெடுங்கள். கிரேஸ்கேல் மென்மையான பென்சில் குறிகள், மங்கிய முத்திரைகள், கையொப்பங்களைப் படிக்கும்படி வைத்திருக்கும்; பொதுவாக நிறத்தைவிட மிகச் சிறியதும் கூட. சில ஆப்கள் B&W அல்லது Document எனக் கூறும் தூய கருப்பு வெள்ளை முறை எல்லாவற்றிலும் சிறியது, தட்டச்சு உரையில் கூர்மையாகத் தெரியும்; ஆனால் மெல்லிய கையெழுத்து, சாம்பல் பின்னணி, அடையாள அட்டையின் புகைப்படம் ஆகியவற்றை அழித்துவிடக்கூடும். நிறம் பொருள் தரும் இடங்களில் மட்டும் வைத்திருங்கள்: சிவப்பு முத்திரை, வண்ணப் படிவப் புலம், ஹைலைட் செய்த பகுதி அல்லது புகைப்படம்.

தெளிவுத்திறனுக்கு, திரையில் மட்டும் படிக்கும் பக்கத்துக்கு 200 dpi போதும்; அச்சிடுதல், காப்பகம், உரை அடையாளம் காணுதலுக்கு 300 dpi பாதுகாப்பான இயல்புநிலை. இதைவிட உயர்த்தினால் பெரும்பாலும் கோப்பு பெரிதாகும். காகிதமும் உள்ளடக்கமும் முடிவை மாற்றுவதால், கீழ்க்காணும் அட்டவணை கிட்டத்தட்ட எல்லா ஆவணங்களுக்கும் பொருந்தும் சேர்க்கைகளையும், ஒரு பக்கத்துக்கான வழக்கமான அளவுகளையும் காட்டுகிறது.

சில நேரம் பக்கங்கள் ஏற்கனவே போட்டோக்களாக இருக்கும்: ரசீதுகளின் கேமரா ரோல், சக ஊழியர் அனுப்பிய சில JPG-கள், அல்லது ஸ்கேனரைப் பயன்படுத்தாமல் iPhone-இல் எடுத்த HEIC படங்கள். பத்து தனிப் படங்களை அல்ல, எல்லாப் பக்கங்களும் வரிசையில் உள்ள ஒரே PDF-ஐயே பெரும்பாலான அலுவலகங்கள் கேட்கும். படத்தை PDF ஆக மாற்றும் கருவி JPG, PNG, HEIC உட்பட, ஒவ்வொன்றும் 95 MB வரையிலான 50 படங்கள் வரை ஏற்று, ஒவ்வொன்றையும் ஒரே கோப்பின் தனிப் பக்கத்தில் வைக்கும்.

இரண்டு அமைப்புகள் முடிவை போட்டோ ஆல்பம் போல அல்லாமல் ஸ்கேன் போல மாற்றும். போட்டோக்கள் வெவ்வேறு வடிவில் இருந்தாலும் எல்லாப் பக்கங்களும் ஒரே காகித வடிவில் இருக்க பக்க அளவு என்பதை A4 அல்லது Letter ஆக அமையுங்கள்; பக்கத்தில் படம் என்பதை பொருத்தம் ஆகவே வையுங்கள், அது ஒவ்வொரு போட்டோவையும் வெட்டாமல் பக்கத்துக்குப் பொருந்த அளவிடும். பக்கவாட்டில் எடுத்த பக்கங்கள் நேராக வர தானியங்கி திசையமைவு என்பதை இயக்குங்கள். போட்டோவில் காகிதத்தைச் சுற்றி மேசை அதிகமாகத் தெரிந்தால் முதலில் க்ராப் செய்யுங்கள்; பக்கம் தாளை நிரப்பி உரை பெரிதாகும்.

சில பக்கங்களை ஏற்கனவே PDF-ஆக ஸ்கேன் செய்து மற்றவை போட்டோக்களாக இருந்தால், முதலில் போட்டோக்களை மாற்றி, பிறகு கோப்புகளை இணையுங்கள். பல PDF-களை ஒன்றாக்குவதும் பக்கங்களை சரியான இடத்துக்கு நகர்த்துவதும் பற்றி PDF கோப்புகளை எப்படி இணைப்பது வழிகாட்டியில் உள்ளது. இப்போது முடிவுசெய்யும் வரிசையே படிப்பவர் புரட்டும் வரிசை; அனுப்பும் முன் சரிபார்ப்பது நல்லது.

ஸ்கேன் என்பது ஒவ்வொரு பக்கத்தின் படம்தான். அதனால் வேர்ட் ப்ராசஸரிலிருந்து ஏற்றுமதி செய்த PDF-ஐ விட அது அதிக எடை கொண்டது. 300 dpi-யில் ஸ்கேன் செய்த பத்து பக்க வண்ண ஆவணம் எளிதாக 10–20 MB ஆகிவிடும். ஆனால் Gmail ஒரு மெயிலுக்கு 25 MB வரை மட்டுமே இணைப்புகளை அனுமதிக்கிறது, பல விண்ணப்பத் தளங்கள் ஒரு ஆவணத்துக்கு 200 KB, 500 KB அல்லது 1 MB மட்டுமே ஏற்கின்றன. PDF உருவாகும் முன்பே சேமிப்பது எளிது: உரை ஆவணங்களை கிரேஸ்கேலில் ஸ்கேன் செய்யுங்கள், 200–300 dpi-யிலேயே வையுங்கள், ஒரு பக்கம் மட்டும் அச்சிட்ட தாள்களின் வெற்றுப் பின்பக்கங்களை விட்டுவிடுங்கள்.

கோப்பு ஏற்கனவே உருவாகியிருந்தால் மீண்டும் ஸ்கேன் செய்வதற்குப் பதிலாக PDF-ஐ சுருக்குங்கள். சுருக்கும் முறை என்பதை பரிந்துரைக்கப்பட்டது என வைத்தால் பக்கப் படங்கள் மீண்டும் சுருக்கப்படும், அமைப்பு மாறாது; மெயிலுக்கு இது பெரும்பாலும் போதும். தளம் ஒரு எண்ணைக் குறிப்பிட்டால் இலக்கு அளவு தேர்ந்தெடுத்து, சொல்லப்பட்ட வரம்பை விடச் சற்றுக் குறைவாக KB அல்லது MB-யில் உள்ளிடுங்கள். கருப்பு எழுத்து கொண்ட வண்ண ஸ்கேன்களில் கிரேஸ்கேலாக மாற்று மிகப் பெரிய சேமிப்பைத் தரும்; ஏனெனில் எந்தத் தகவலும் இல்லாத நிறத் தரவை அது நீக்கிவிடுகிறது.

போட்டோக்களிலிருந்து PDF உருவாக்கினால் இரண்டு வேலைகளையும் ஒரே முறையில் முடிக்கலாம்: பட மாற்றியில் PDF கோப்பு அளவு என்பதை இலக்கு அளவு என அமைத்தால், முடிந்த கோப்பு உங்கள் வரம்புக்குள் அல்லது அதற்குக் கீழ் வரும். மிகச் சிறிய வரம்பும் அதிகப் பக்கங்களும் ஒத்துவராது; எனவே 100 KB வரம்புக்கு படிவம் உண்மையில் கேட்கும் பக்கங்களை மட்டும் அனுப்புங்கள். அளவுக்கும் தெளிவுக்கும் இடையிலான சமரசங்களுக்கு தரம் குறையாமல் PDF-ஐ சுருக்குவது எப்படி என்பதைப் படியுங்கள்.

ஸ்கேன் செய்த PDF என்பது எழுத்தின் புகைப்படம்: பார்க்க சரியாக இருக்கும், ஆனால் அதில் தேட முடியாது, வாக்கியத்தை நகலெடுக்க முடியாது, ஸ்கிரீன் ரீடராலும் படிக்க முடியாது. எழுத்துகளை அடையாளம் கண்டு ஒவ்வொரு பக்கப் படத்தின் பின்னும் கண்ணுக்குத் தெரியாத உரை அடுக்காகச் சேமிப்பதன் மூலம் ஒளி எழுத்து அறிதல் (OCR) இதைச் சரிசெய்கிறது. பக்கம் ஸ்கேன் போலவே தெரியும், ஆனால் Ctrl+F அல்லது Cmd+F இப்போது சொற்களைக் கண்டுபிடிக்கும். சில ஸ்கேன் ஆப்கள் இந்த அடுக்கைத் தானாகச் சேர்க்கின்றன, சில சேர்ப்பதில்லை; எனவே பக்கத்தில் தெரியும் ஒரு சொல்லைத் தேடி உங்கள் கோப்பைச் சோதியுங்கள்.

தேடலில் எதுவும் கிடைக்கவில்லை என்றால் கோப்பை OCR PDF வழியாக இயக்குங்கள்; வெளியீடு என்பதை தேடக்கூடிய PDF என்றே வைத்து ஆவண மொழி தேர்ந்தெடுங்கள். உச்சரிப்புக் குறிகள், லத்தீன் அல்லாத எழுத்துகளுக்கு இது முக்கியம். அங்கீகாரத் தரம் ஸ்கேன் தரத்தைப் பொறுத்தது: 300 dpi, சீரான வெளிச்சம், நேரான வரிகள் இருந்தால் உரை தெளிவாக வரும்; நிழலுடன் சாய்ந்து எடுத்த போன் போட்டோவில் பிழைகள் வரும். மங்கிய அசல்களுக்கு மாறுபாட்டை மேம்படுத்து உதவும். அதிகமாகச் சுருக்கும் முன் OCR செய்யுங்கள்; ஏனெனில் கடுமையாகச் சுருக்கிய பக்கம் அங்கீகாரத்துக்குக் குறைவான தகவலையே தரும்.

நல்ல கோப்புப் பெயர் பெறுபவரின் ஒரு கேள்வியைத் தவிர்க்கும். தானாக வரிசைப்படும், உள்ளடக்கத்தைச் சொல்லும் வடிவத்தைப் பயன்படுத்துங்கள், எ.கா. 2026-08-26_lease_signed.pdf அல்லது smith_passport_bio-page.pdf; எந்த ஃபோல்டரிலும் தேதி வரிசையில் அமைய ஆண்டை முதலில் எழுதுங்கள். எதையும் சொல்லாத scan0001.pdf, IMG_4821.pdf போன்ற பெயர்களையும், சில தளங்கள் பதிவேற்றத்தில் நிராகரிக்கும் சாய்வுக்கோடு, முக்காற்புள்ளி, எமோஜி ஆகியவற்றையும் தவிர்க்கவும். படிவம் ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் தனித்தனியாகக் கேட்டால், எல்லாவற்றுக்கும் ஒரே PDF அல்லாமல் ஒவ்வொரு ஆவணத்துக்கும் ஒரு PDF உருவாக்குங்கள்.

அனுப்பும் முன் பக்க வரிசையையும் சுழற்சியையும் சரிபாருங்கள்: PDF-ஐத் திறந்து முதல் பக்கம் முதல் கடைசி வரை நகர்த்தி, கையொப்பப் பக்கம் இறுதியில் உள்ளதா, எல்லாப் பக்கங்களும் நேராக உள்ளனவா, ஓரங்களில் எதுவும் வெட்டுப்படவில்லையா என உறுதிசெய்யுங்கள். ஒரு பக்கம் விடுபடுவதே விண்ணப்பம் திரும்பி வருவதற்கான மிகப் பொதுவான காரணம். இருபக்க ஆவணங்களில் ஒவ்வொரு தாளுக்கும் முன், பின் என இரு பக்கங்களும் வரிசையாக இருக்க வேண்டும்.

அடையாள அட்டைகள், வங்கி அறிக்கைகள், மருத்துவக் கடிதங்களின் ஸ்கேன்களில் மோசடிக்குத் தேவையான விவரங்களே உள்ளன; எனவே அவை எங்கே செல்கின்றன என்பதைக் கவனியுங்கள். உங்கள் கோப்புகளுக்கு என்ன நடக்கிறது என்பதை வெளிப்படையாகக் கூறும் ஆன்லைன் கருவியைப் பயன்படுத்துங்கள்: UltKit-இல் பதிவேற்றங்கள் செயலாக்கப்பட்டு, செயலாக்கத்துக்கு 30 நிமிடங்களுக்குப் பின் நீக்கப்படும்; கணக்கு தேவையில்லை, எதையும் நிறுவ வேண்டியதில்லை. இது இது எப்படிச் செயல்படுகிறது பக்கத்தில் விளக்கப்பட்டுள்ளது. அனுப்பிய பின் பகிர்ந்த கணினிகளிலும் பதிவிறக்க ஃபோல்டர்களிலும் மீதமுள்ள ஸ்கேன்களை நீக்குங்கள்; PDF-ஐ பொது இணைப்பாக அல்லாமல் தளம் வழியாகவோ நேரடிச் செய்தியாகவோ அனுப்புங்கள்.