Verja PDF með lykilorði: opnunarlykilorð, heimildir, AES

PDF-sniðið skilgreinir tvö lykilorð og flestur ruglingur stafar af því að þau eru talin eitt. Lykilorðið til að opna skrána, sem í skilgreiningunni heitir notandalykilorð, skiptir máli fyrir friðhelgi. Þegar það er stillt er allt dulkóðað: hver síða, mynd, eyðublaðsreitur og viðhengi, og bætin í skránni eru einber hávaði þar til það er slegið inn. Ef viðtakandi áframsendir skrána til rangs aðila eða fartölvu er stolið, kemur ekkert í ljós svo lengi sem lykilorðið er leyndarmál.

Heimildalykilorðið, sem kallast eigandalykilorð, virkar öðruvísi. Með því getur höfundur slökkt á prentun, afritun texta, útfyllingu eyðublaða, athugasemdum eða breytingum á síðum. Skjalið opnast samt án nokkurrar beiðni og lesandinn sér hvert orð. Takmarkanirnar eru merki sem eru vistuð í skránni og það er undir skjalaskoðaranum komið að virða þau. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox og Preview gera það og gráma samsvarandi valmyndaratriði. Skoðari eða bókasafn sem kýs að hunsa merkin getur samt prentað og afritað, því efnið var aldrei falið fyrir því.

Í reynd gefur þetta þrjár samsetningar. Notaðu aðeins lykilorð til að opna fyrir allt einkamál: launaseðla, skattframtöl, læknabréf og samninga í samningaviðræðum. Notaðu aðeins heimildalykilorð fyrir skjöl sem mega vera opinber en erfitt á að breyta, svo sem undirritaðan verðlista. Notaðu bæði þegar aðeins tilgreindir aðilar mega lesa skrána og þeir eiga ekki að geta breytt henni, og hafðu lykilorðin ólík, annars getur hver sem opnar skrána líka aflétt takmörkunum.

PDF-dulkóðun hefur verið endurskoðuð oft frá fyrstu útgáfu árið 1994 og eldri aðferðir eru áfram læsilegar vegna samhæfni. 40 bita RC4-lykil PDF 1.1 má þvinga upp á venjulegri tölvu og 128 bita RC4 úr PDF 1.4 notar dulmál sem ekki er lengur talið öruggt. AES-128 kom með PDF 1.6 og Acrobat 7. AES-256 kom með Acrobat 9 og Acrobat X skipti fyrstu 256 bita útfærslu Adobe út fyrir sterkari athugun á lykilorði, en það er útgáfan sem ISO 32000-2, PDF 2.0 staðallinn, heldur en afskrifar RC4.

Fyrir næstum alla er valið einfalt: AES-256. Allir núverandi lesarar á Windows, macOS, iOS, Android og í helstu vöfrum opna það. Farðu aðeins niður í AES-128 ef tiltekinn viðtakandi notar hugbúnað sem er of gamall fyrir 256 bita skrár, til dæmis skjalastjórnunarkerfi sem hefur ekki verið uppfært í fimmtán ár. Í Acrobat tekur Compatibility-valmyndin ákvörðunina fyrir þig: Acrobat X og nýrra þýðir AES-256, Acrobat 7 og nýrra þýðir AES-128 og allt eldra þýðir RC4.

Þú átt kannski nú þegar hugbúnað sem getur dulkóðað PDF. Acrobat Standard og Pro (greidd) hafa fullkomnustu stjórntækin, þar á meðal aðskilin lykilorð til að opna og fyrir heimildir og samhæfnivalmyndina sem lýst var hér að ofan. macOS Preview getur bætt við báðum lykilorðum í útflutningsglugganum; í nýlegum macOS-útgáfum er valkosturinn á bak við hnappinn Permissions, í eldri útgáfum er hann einn Encrypt reitur. Word fyrir Windows getur dulkóðað PDF við gerð hennar, en aðeins með lykilorði til að opna sem er 6 til 32 stafir og án heimildastillinga.

Tvö algeng tól hafa enga lykilorðsmöguleika. Microsoft Print to PDF, sýndarprentarinn í Windows 10 og 11, býr til óvarða skrá án öryggisvalkosta og Save as PDF í prentglugga Chrome er eins. Ef PDF-skráin þín kom úr öðru hvoru þeirra skaltu dulkóða hana í öðru skrefi. Hvað sem þú notar skaltu opna niðurstöðuna einu sinni og athuga að hún biðji um lykilorð; í Acrobat Reader sýnir File > Properties > Security aðferðina og heimildirnar.

Á Chromebook, vinnufartölvu án Acrobat eða í síma vinnur vafratól sama verk. Verðu PDF-skrána með lykilorði með því að hlaða upp einni skrá allt að 95 MB; UltKit dulkóðar hana sjálfgefið með AES-256 og eyðir bæði innhlöðnu skránni og niðurstöðunni 30 mínútum eftir vinnslu. Ekkert þarf að setja upp og enginn aðgangur að stofna, sem skiptir máli á læstri vinnutölvu.

Gerðu allar aðrar breytingar fyrst. Ekki er hægt að endurþjappa eða sameina dulkóðaða PDF án lykilorðsins, svo ef skráin er of stór fyrir tölvupóstmörk skaltu þjappa PDF-skránni áður en þú verð hana. Ef hún geymir útfyllt eyðublaðssvör sem mega ekki breytast skaltu fletja hana út fyrst líka. Dulkóðun bætir aðeins við lítilli öryggisskrá, svo varða afritið er nánast jafnstórt og upprunalega skráin.

Algengustu mistökin eru að senda lykilorðið í sama tölvupósti og viðhengið, eða í öðrum pósti mínútu síðar. Hver sem getur lesið þann pósthólf, líka sá sem áframsendir þráðinn, hefur þá báða helminga. Notaðu aðra leið: sendu skrána í tölvupósti og lykilorðið í smáskilaboðum, lestu það upp í símtali eða ákveðið það í eigin persónu. Fyrir endurtekin samskipti, svo sem mánaðarlega yfirlit til sama viðskiptavinar, skaltu semja einu sinni um reglu fyrir lykilorð og aldrei skrifa það í skilaboðin.

Veldu lykilorð sem viðtakandinn getur slegið inn án villna. Lykilsetning með fjórum eða fimm óskyldum orðum er auðveldara að segja í síma en runa af táknum og erfiðara að giska á en nafn eða fæðingardag. Forðastu upplýsingar sem vinnufélagar viðtakandans gætu flett upp og notaðu ekki aftur þitt eigið netfangs- eða bankalykilorð, því þú ert að fara að deila því með öðrum.

Skjöl sem lúta reglum auka kröfurnar. Starfsmannaskrár, sjúkraskrár og lögfræðileg gögn falla oft undir reglur eins og HIPAA í Bandaríkjunum, sem telur dulkóðun til verndarráðstafana fyrir heilbrigðisgögn, eða 32. gr. GDPR, sem nefnir dulkóðun sem dæmi um viðeigandi öryggi. AES-256 lykilorð á tölvupóstviðhengi er skynsamlegur hluti af því, en ekki allt: stofnun þín gæti krafist öruggrar gáttar, skráningar á því hver fékk hvað eða varðveisluáætlunar. Kynntu þér reglur þínar áður en þú velur tölvupóst yfirhöfuð.

Dulkóðun ver skrána í geymslu og á leiðinni. Þegar rétti aðilinn opnar hana er efnið á skjánum hans og ekkert í PDF-sniðinu getur stöðvað skjáskot, ljósmynd af skjánum eða textagreiningu á hvoru tveggja. Prentunartakmarkanir halda ekki gagnvart skoðara sem hunsar þær og ef prentun er leyfð getur prentun í sýndar-PDF-prentara búið til óvarið afrit. Líttu á takmarkanir sem kurteisi gagnvart heiðarlegum lesendum, ekki sem vörn.

Sumar upplýsingar sjást líka án lykilorðs. Skráarheitið er aldrei dulkóðað, svo Smith_HIV_results.pdf afhjúpar það sem dulkóðaður texti felur; gefðu viðkvæmum skrám hlutlaus heiti. Ef slökkt er á Encrypt metadata getur hver sem er lesið titil, höfund og leitarorð. Efnislína tölvupósts, sendandi og viðtakandi, stærð viðhengis og dagsetning sjást á hverjum póstþjóni á leiðinni, og ZIP-safnskrá með AES-dulkóðun felur skráarheiti aðeins ef sniðið styður dulkóðun þeirra.

Þegar þú veist lykilorðið er einfalt að fjarlægja það. Bankayfirlit sem þú opnar í hverri viku, eða skjal sem þú dulkóðaðir sjálf(ur) og þarft nú að breyta, má aflæsa með lykilorðinu sem þú þekkir: sláðu það inn í Núverandi lykilorð, ýttu á Aflæsa og geymdu óvarða afritið á einkastað. Til að breyta lykilorði skaltu aflæsa skránni og verja hana aftur með nýja lykilorðinu. Aðeins fjarlægja takmarkanir aflétt prent- og afritunartakmörkunum en heldur lykilorðinu til að opna.

Gleymt lykilorð til að opna er annað mál og heiðarlega svarið er stutt. PDF sem er dulkóðuð með AES-256 og sterku lykilorði er ekki hægt að endurheimta, ekki einu sinni hjá Adobe, því enginn aðallykill eða bakdyr eru til. Lykilorðaendurheimtuforrit virka aðeins með því að giska, sem tekst gegn veikum lykilorðum og gömlum RC4-skrám en mistekst gegn langri lykilsetningu. Biddu sendandann um lykilorðið eða nýtt afrit, leitaðu að lykilorðsreglunni í tölvupóstinum sem skráin kom með og geymdu eigin frumrit ódulkóðuð á öruggum stað.

Farðu yfir þennan lista einu sinni fyrir hvert skjal. Það tekur mínútu og nær yfir mistökin sem oftast eyðileggja annars sterka uppsetningu, allt frá afhjúpandi skráarheiti til lykilorðs í sama pósthólfi og viðhengið.