Sameina PDF-skrár á Mac, Windows og í vafranum

Algengasta ástæðan fyrir því að sameina skrár er upphleðslureitur sem tekur aðeins við einni skrá. Á atvinnuvefjum er oft einn reitur fyrir „ferilskrá og kynningarbréf“, vegabréfsáritunar- og háskólaumsóknir krefjast allra fylgigagna í einni PDF-skrá og útgjaldakerfi vilja fá kröfueyðublaðið og alla reikninga saman. Ef þú hengir fimm skrár við þar sem ein var ætluð gæti sá sem fer yfir umsóknina aðeins opnað þá fyrstu, eða eyðublaðið gæti þegjandi haldið aðeins síðustu upphleðslunni. Sameinuð skrá útilokar þessa áhættu og leyfir þér að ákveða hvað lesandinn sér fyrst.

Önnur ástæða er hagræði lesandans. Bókari sem fær tólf mánaðarreikninga sem tólf viðhengi þarf að opna, prenta og skjalfesta hvert og eitt; sömu reikningar sameinaðir í tímaröð eru eitt skjal til að fletta í gegnum og ein prentun. Það sama gildir um kafla sem eru skannaðir einn í einu úr bók, aðskildar PDF-skrár sem skönnunarforrit býr til fyrir hverja lotu, eða möppu með verkefnablöðum sem flutt eru út úr mismunandi forritum.

Sameining er líka leið til að vista gögn. Lokið verkefni með undirrituðum samningi, þremur breytingapöntunum og lokareikningi er auðveldara að finna eftir mörg ár sem ein PDF-skrá sem ber nafn viðskiptavinarins og dagsetningu. Einu tilvikin þar sem þú ættir að hafa skrár aðskildar eru skjöl sem verða að vera sjálfstætt sannanleg, svo sem stafrænt undirritaðir samningar, og skrár sem ólíkir aðilar þurfa að fá hver fyrir sig. Hvort tveggja kemur aftur fyrir hér neðar.

Öll sameiningartól, þar á meðal Preview og Acrobat, raða síðum í sömu röð og skrárnar eru gefnar þeim, svo tíu sekúndna skipulagning sparar endurtekna sameiningu. Skrifaðu fyrirhugaða röð niður ef gagnapakkinn er langur: til dæmis kynningarbréf, ferilskrá og svo vottorð með þau nýjustu fyrst, eða reikninga frá þeim elsta til þess nýjasta. Endurnefndu síðan skrárnar þannig að nafnið beri röðina. Tveggja stafa tala fremst, eins og 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf og 03-degree.pdf, raðast rétt í Finder, File Explorer og nánast öllum upphleðslugluggum.

Nöfnin skipta líka máli eftir sameininguna. Tól sem búa til bókamerki fyrir hverja upprunaskrá taka yfirleitt heiti bókamerkisins úr skráarnafninu, svo scan0042.pdf verður að bókamerki sem enginn skilur. Gefðu hverri skrá það nafn sem þú vilt sjá á hliðarstiku sameinuðu PDF-skrárinnar og gefðu sameinuðu skránni sjálfri nafn sem viðtakandinn getur vistað án þess að endurnefna: nafn þitt, tilgangur og dagsetning duga fyrir nánast allar umsóknir.

Af stóru borðtölvukerfunum fylgir aðeins macOS raunverulegt PDF-sameiningartól. Preview, sjálfgefni PDF-lesarinn á öllum Mac-tölvum, sýnir smámyndir síðna á hliðarstiku og þú getur dregið heila PDF-skrá úr Finder inn á hana til að setja síður hennar inn þar sem þú sleppir. Edit > Insert > Page from File gerir það sama í gegnum valmynd. Preview vistar breytingar í skrána sem þú opnaðir, svo notaðu File > Export as PDF, eða afritaðu fyrstu skrána áður en þú byrjar, ef þú vilt halda upprunalegu skránni óbreyttri.

Windows 10 og 11 hafa enga sameiningarskipun. Næsta innbyggða bragð er prentarinn Microsoft Print to PDF: veldu nokkrar JPG- eða PNG-myndir í File Explorer, hægrismelltu og veldu Print (undir Show more options í Windows 11) og veldu þann prentara til að fá eina PDF-skrá með mörgum síðum. Þetta virkar aðeins fyrir myndir, ekki fyrir PDF-skrár sem þegar eru til. Combine Files í Acrobat sameinar hvað sem er, en það krefst greidds Acrobat Standard eða Pro áskriftar; ókeypis Acrobat Reader getur ekki sameinað skrár. Google Drive getur geymt og forskoðað PDF-skrár en hefur heldur enga sameiningaraðgerð.

Þegar tölvan hefur ekkert sameiningartól sér vafri um verkið án þess að nokkuð þurfi að setja upp. Tólið til að sameina PDF tekur við 2 til 50 PDF-skrám, allt að 95 MB hver, og virkar eins í Chrome á Windows, á Chromebook eða í Safari á iPhone, þar sem þú velur skrár úr Files-appinu. Í símum nýtist sameining í vafra best, því skrárnar sem þú þarft, til dæmis niðurhalaður launaseðill og ljósmynduð skilríki, eru oft þegar í niðurhalsmöppu símans.

Röðunarskrefið er þar sem flest mistök verða. Sameina í ákvarðar röðina: Upphleðsluröð fylgir listanum, sem þú getur endurraðað með því að draga; Skráarnafn raðar á eðlilegan hátt, svo skrá 2 kemur á undan skrá 10; Breytingardagsetning fylgir því hvenær hver skrá var síðast vistuð. Ef þú númeraðir skrárnar eins og lýst er hér að ofan er Skráarnafn öruggasti kosturinn, því niðurstaðan er þá ekki háð því í hvaða röð þú valdir skrárnar.

PDF-sameining sameinar PDF-skrár, svo allt annað þarf fyrst að verða að PDF. Fyrir símaljósmyndir af kvittunum eða skönnuð skilríki skaltu breyta myndunum í síður með mynd í PDF, sem leyfir þér líka að velja síðustærð og spássíur svo myndin liggi ekki á síðu sem er jafn stór og upprunalegi myndrammi myndavélarinnar. Fyrir pappír sem þú ert að skanna núna fjallar leiðbeiningin um að skanna skjöl í PDF um upplausn og litastillingar sem halda síðunum læsilegum án þess að gera þær risastórar.

Word-skjöl þarf að meðhöndla á sama hátt. Fluttu þau út úr Word með File > Save As > PDF, eða notaðu Word í PDF ef Word er ekki uppsett hjá þér. Ef þú umbreytir hverju skjali fyrir sig áður en þú sameinar, í stað þess að líma allt inn í eitt Word-skjal, halda leturgerðir, hausar og blaðsíðutöl hvers skjals sér nákvæmlega eins og höfundarnir stilltu þau, og þú forðast útlitsbreytingar sem verða þegar stílar úr mörgum skrám rekast á í einu skjali.

Blandaðar upprunaskrár þýða nær alltaf blandaðar síðustærðir. US Letter-síða er 8,5 × 11 tommur (216 × 279 mm), A4-síða er 210 × 297 mm og símaljósmynd sem verður að PDF getur haft hvaða lögun sem er. Sameining heldur hverri síðu í sinni stærð sjálfgefið, sem lítur óreiðukennt út á skjá og prentast með skrýtnum spássíum. Stilltu Síðustærð á A4 eða Letter og Efni á Scale to fit til að láta allar síður passa saman. Láréttar síður, eins og breið töflureiknisútflutningsskrá, haldast láréttar; snúðu þeim í upprunaskránni ef þær koma á hlið.

Bókamerki eru það sem PDF-staðallinn kallar útlínur skjalsins: smellanlegi listinn á hliðarstiku lesarans. Þegar þú sameinar er gagnlegasta uppsetningin eitt bókamerki á efsta stigi fyrir hverja upprunaskrá, merkt með nafni hennar, og það býr Bókamerki fyrir hverja skrá til. Bókamerki sem þegar eru í upprunaskrá, eins og kaflafærslur í skýrslu, fylgja með og haldast tengd síðum sínum. Tenglar innan skjals sem vísa á eigin síður halda áfram að virka, því síðurnar færast saman.

Útfyllanleg eyðublöð krefjast meiri aðgátar. Hver reitur í PDF-eyðublaði hefur nafn og innan einnar PDF-skrár vísar nafn á eitt gildi. Ef þú sameinar tvö eintök af sama skattaeyðublaði, eða tvö eyðublöð frá sama útgefanda, verða reitir með sömu nöfnin tengdir: nafn sem þú skrifar á síðu 1 fyllir sama reit á síðu 9. Fletja út eyðublöð breytir útfylltum svörum í venjulegt efni síðunnar, svo þau geta hvorki breyst né rekist á. Flettu út þegar eyðublaðið er klárt; haltu því óútflettu ef viðtakandinn á enn eftir að fylla það út.

Stafrænar undirskriftir lifa ekki af sameiningu. Undirskrift byggð á skilríki nær yfir nákvæm bæti undirrituðu skrárinnar og sameining skrifar nýja skrá, svo lesarar tilkynna undirskriftina ógilda eða vantandi þótt sýnilega undirskriftarmyndin sé enn á síðunni. Handteiknuð eða slegin undirskrift er bara efni á síðunni og skilar sér óbreytt. Ef þú þarft eitt útflatt eintak án breytanlegra reita til vistunar er það í lagi; fyrir allt sem gagnaðilinn þarf að staðfesta skaltu senda undirrituðu PDF-skrána sem sérstakt viðhengi.

Sameinuð PDF-skrá er nokkurn veginn summa hluta sinna, stundum örlítið minni þegar upprunaskrár deila leturgerðum. Það er í lagi fyrir tölvupóst til samstarfsmanns en oft of mikið fyrir upphleðslueyðublöð, en mörg þeirra setja viðhengjum mörk við 2, 5 eða 10 MB. Skannaðar síður eru venjulega orsökin: ein lituð skönnun í 300 DPI getur tekið meira pláss en 50 síðna textaskjal. Sameinaðu fyrst, athugaðu stærðina og keyrðu niðurstöðuna svo aðeins í gegnum þjappa PDF ef hún er yfir mörkum, því það er fljótlegra að þjappa einni fullgerðri skrá en tíu og þá metur þú gæðin aðeins einu sinni.

Ef þú ert nálægt mörkunum skaltu leita að síðum sem þú þarft ekki áður en þú þjappar meira. Fjarlægja auðar síður fjarlægir tómu bakhliðarnar sem tvíhliða skannar búa til fyrir einhliða blöð, sem getur fækkað nokkrum síðum í skönnuðum pakka, og Fjarlægja lýsigögn hreinsar höfundar- og hugbúnaðarreiti úr upprunaskránum. Hvorugt breytir útliti síðnanna sem eftir eru, svo þau er vert að kveikja á áður en þú fórnar myndgæðum fyrir kílóbæti.

Sameining er ekki einstefna. Síðurnar í sameinaðri PDF-skrá eru sömu síður og fóru inn, svo þú getur tekið skrána í sundur síðar eftir blaðsíðubili, til dæmis til að senda síður 1 til 4 til eins aðila og afganginn til annars, eða til að skipta út einu úreltu vottorði. Fylgileiðbeiningin um hvernig á að skipta PDF-skrám fjallar um skiptingu eftir bili, eftir bókamerki og í stakar síður. Að geyma upprunaskrárnar í möppu við hlið sameinuðu skrárinnar er enn einfaldasta leiðin til að endurbyggja pakka þar sem einu skjali er skipt út.

Spurningin er eðlileg, þar sem umsóknarpakkar innihalda oft skilríki, bankayfirlit og heimilisföng. Það sem skiptir máli er hvað verður um skrárnar eftir sameininguna. Hjá UltKit fara upphleðslur um HTTPS, sameinaða skráin er tiltæk til niðurhals í 30 mínútur eftir vinnslu og eftir það eru bæði upprunaskrárnar og niðurstaðan eytt af þjóninum. Enginn aðgangur er til, svo ekkert tengist notandasniði, og skrárnar eru ekki notaðar í neitt annað en að búa til niðurhalið þitt.

Fyrir skjöl sem ættu aldrei að yfirgefa tölvuna þína, svo sem sjúkraskrár sem falla undir reglur vinnuveitanda, skaltu nota Preview á Mac eða forrit í borðtölvu í staðinn, og kynna þér reglur stofnunar þinnar áður en þú hleður einhverju upp í vinnunni. Fyrir hversdagslega pakka eru stuttur geymslutími og engin skráning þau tvö atriði sem vert er að leita að í hverju netverkfæri. Þegar þú hefur sameinuðu skrána verndar það hana einnig á leiðinni að setja opnunarlykilorð á hana áður en þú sendir hana í tölvupósti.