Þjappa PDF án gæðataps: taplaus og tapandi þjöppun

PDF-skrá er pakki af hlutum: síðulýsingum, leturgerðum, myndum, athugasemdum og tilvísanatöflu sem segir lesara hvar hver hlutur byrjar. Texti kostar nánast ekkert, því ein síða af texta eru nokkur kílóbæti af stafakóðum og teikniskipunum. Myndir eru annað mál. Ljósmynd sem sett er í skýrslu heldur þeirri upplausn sem hún hafði við innsetningu, þannig að 12 megapixla símamynd sem er minnkuð í smámynd á síðunni getur samt vegið 3–5 MB í skránni.

Skannanir eru öfgadæmið. Hver skönnuð síða er ein heilsíðumynd, og litskönnun af A4-blaði í 300 DPI er um 2480 × 3508 px. Skannaforrit sem vistar slíkar síður með léttri JPEG-þjöppun skilar 1–3 MB á síðu, svo tíu síðna leigusamningur verður að 20 MB viðhengi þótt hann innihaldi kannski 30 KB af raunverulegum texta.

Restin af þyngdinni felst á stöðum sem þú sérð aldrei. Heil innfelld letur geta bætt við 200–500 KB hvert fyrir stór CJK- eða skreytiletur, sama lógóið getur verið vistað einu sinni á hverri síðu, og skrár sem eru ítrekað breyttar í Acrobat bera með sér stigvaxandi uppfærslur þar sem hver vistun bætir breytingum aftan við í stað þess að endurskrifa skrána. Viðhengi, eyðublaðagögn og smámyndir síðna bæta enn við.

Taplaus skref endurskrifa skrána án þess að breyta einum einasta díl eða staf. Hlutastraumar, sem bættust við í PDF 1.5 árið 2003, pakka hundruðum smárra hluta í eina þjappaða blokk í stað þess að geyma þá sem venjulegan texta. Afritaleit finnur eins myndir og letur og geymir eitt eintak. Leturundirmengi heldur aðeins þeim stöfum sem skjalið notar, og hreinsun fjarlægir XMP-lýsigögn, smámyndir síðna, munaðarlausa hluta og gamlar útgáfur sem stigvaxandi vistanir skilja eftir. Saman spara þessi skref yfirleitt 5–30% í textaþungri skrá.

Tapandi skref breyta myndgögnum, og þar er stóri sparnaðurinn. Niðurskölun minnkar mynd í markupplausn, til dæmis úr 300 DPI í 150 DPI, sem fjarlægir þrjá fjórðu hluta díla hennar. Endurkóðun vistar hana sem JPEG í völdum gæðum, og að breyta litskönnunum í grátóna fjarlægir tvær af þremur litarásum. Með skynsamlegum gildum sést ekkert af þessu í venjulegri lestrarstærð, og það er það sem fólk á við með því að þjappa án gæðataps.

Hversu mikið PDF-skrá minnkar fer mun frekar eftir innihaldi hennar en því hvaða tól þú notar. Skýrsla úr Word eða Google Docs er þegar að mestu texti með undirmengisletri, svo lítið er eftir að fjarlægja. Glærusýning úr PowerPoint með myndum út í kant, eða bunki af símaskönnunum, getur misst nánast alla þyngd sína því myndirnar voru aldrei stilltar fyrir síðuna sem þær sitja á.

Tölurnar hér að neðan eru dæmigerð bil, ekki mælingar á einni skrá. Notaðu þær til að ákveða hvort þjöppun sé þess virði að prófa og hvaða stillingu er best að byrja á þegar skjal þarf að rúmast innan ákveðins hámarks.

Upphleðslugáttir setja þak og hafna öllu sem fer einu bæti yfir. Við 200 KB er pláss fyrir eina til þrjár skannaðar síður í grátóna í um 150 DPI, sem heldur 10 pt letri læsilegu; þjappa PDF í 200 KB byrjar einmitt á því hámarki. Við 500 KB rúmast litskönnun af skilríkjum og nokkrar síður af grátónatexta þægilega. Við 1 MB og 2 MB snýst spurningin yfirleitt um blaðsíðufjölda frekar en gæði, því tíu síðna litskönnun rúmast í 150 DPI.

Vinndu í fastri röð svo gæðin komi síðast. Fjarlægðu síður sem eyðublaðið biður ekki um, skerðu tóman pappír í kringum kort og kvittanir, breyttu svörtum texta í grátóna og láttu síðan upplausnina lækka á undan JPEG-gæðum. Gæði undir um 40 mynda kubbaða geisla í kringum stafi, en 120 DPI í grátónum er enn skýrt. Markstærðarháttur gerir þessa leit fyrir þig; þjappa PDF í 1 MB sinnir algengasta verkefninu og umsóknarhámarkinu.

Skildu eftir smá svigrúm. Sumar gáttir telja kílóbæti sem 1.000 bæti og aðrar sem 1.024, svo skrá sem er 200 KB á tölvunni þinni getur verið 204.800 bæti og samt verið hafnað af eyðublaði sem á við 200.000. Að stefna á 190 KB, 480 KB eða 0,95 MB forðast deiluna.

Öll skjáborðsforrit geta minnkað PDF-skrá, en þau gefa misjafnlega mikla stjórn. Acrobat Pro býður bæði upp á þjöppun með einum smelli og fullan hagræðara: PDF Optimizer inniheldur Audit space usage, sem sýnir nákvæmlega hve mörg bæti fara í myndir, letur, efnisstrauma og bókamerki, svo þú sérð hvort þjöppun hjálpar áður en þú reynir. Word getur ekki þjappað PDF-skrá sem þegar er til, en ræður því hve stór PDF-skráin verður við útflutning.

Preview á Mac er tólið sem flestir hafa þegar, og það sem er líklegast til að valda vonbrigðum. Innbyggða Quartz-sían Reduce File Size beitir einni fastri, harðri stillingu á allar myndir, án sleða fyrir upplausn eða gæði. Skannanir koma út mjúkar og flekkóttar, og PDF-skrá með aðeins texta getur jafnvel stækkað, því sían endurskrifar skrána án þeirrar hreinsunar á hlutastigi sem raunverulegur hagræðari framkvæmir.

Vafraþjappa er stysta leiðin þegar þú ert á vinnutölvu án Acrobat, í síma eða að aðstoða einhvern í símtali. PDF-þjappan á netinu hjá UltKit tekur allt að 20 PDF-skrár í einu, hverja allt að 95 MB, án uppsetningar og án aðgangs, og hver skrá sem er hlaðið upp og unnin er eytt 30 mínútum eftir vinnslu.

Sjálfgefnu stillingarnar miða við gæði: Mælt með minnkar aðeins of stórar myndir og lætur texta og vigurgrafík í friði, en Subset fonts og Fjarlægja lýsigögn eru þegar virk. Breyttu aðeins þegar niðurstaðan þarf að rúmast innan tiltekinnar tölu.

Skráarstærð er ekki sönnun á gæðum, svo opnaðu þjöppuðu PDF-skrána áður en þú sendir hana. Súmaðu í 200% á smæsta texta skjalsins, svo sem neðanmálsgreinar, tölur í töflum eða smáa letrið undir undirskrift, og berðu saman við sama stað í upprunalegu skránni. Í 200% verða JPEG-geislar, smurðar línur og tröppóttar brúnir greinilegar, en í aðlögun að breidd leynast þær.

Athugaðu síðan það sem þjöppun á aldrei að snerta. Texti sem hægt var að velja og afrita áður verður enn að vera valanlegur, því tól sem breytir síðum í myndir hefur ekki þjappað skjalið; það hefur skipt því út. Tenglar, bókamerki og eyðublaðareitir eiga enn að virka og blaðsíðufjöldinn að standast.

Sumar skrár eru þegar eins litlar og þær geta orðið af heilindum. 300 síðna textahandbók með undirmengisletri, verkfræðiteikning úr vigurferlum eða svarthvít skönnun vistuð með JBIG2 hefur engar of stórar myndir til að minnka, svo hver þjappa skilar nokkurn veginn sömu stærð. Að ýta harðar skaðar bara: að þvinga vigurteikningu í gegnum rasteringu gerir hana bæði stærri og óskýrari.

Þegar hámarkið gildir um hverja skrá en ekki hverja innsendingu skaltu skipta skjalinu í staðinn. Skiptu löngum samningi í undirskriftarsíður og viðauka, ritgerð í kafla eða búnti af bankayfirlitum í einn mánuð á hverja skrá, og þjappaðu síðan hvern hluta aðeins ef hann þarf þess enn. Skipta PDF sker eftir síðubili eða í búta af fastri stærð, og leiðbeiningar um að skipta PDF-skrám útskýra hvaða skipting hentar hvaða gátt.

Skipting hjálpar líka með tölvupóst. Gmail takmarkar viðhengi við 25 MB samtals í hverjum pósti og margir fyrirtækjapóstþjónar setja lægri mörk, svo tveir 15 MB hlutar komast oft þangað sem 30 MB skrá skilar sér ekki. Fyrir skannanir sem þú ert um það bil að gera er betra að laga þetta fyrr: skannaðu texta í 200–300 DPI í grátónum, eins og lýst er í að skanna skjöl í PDF, og þú þarft sjaldan að þjappa.