Ubah PDF ke Excel

PDF tidak tahu bahwa isinya adalah tabel. PDF menyimpan potongan teks pada posisi x dan y dan, secara terpisah, garis-garis yang menggambar kisi. Untuk menyusun ulang spreadsheet, konverter mengelompokkan potongan yang berada pada garis dasar yang sama menjadi baris, mencari celah vertikal atau garis yang memisahkan kolom, lalu menempatkan setiap potongan ke selnya. Tabel dengan garis batas terlihat paling andal hasilnya; tabel tanpa garis yang hanya mengandalkan perataan tetap bisa dikonversi, tetapi kolom berisi teks bebas bisa bergeser.

Angka ditulis sebagai angka, bukan teks yang mirip angka, selama formatnya tidak ambigu: 1,250.00 dan 1.250,00 sama-sama dibaca sesuai pemisah yang dipakai di seluruh tabel. Tanggal dibiarkan seperti tertulis agar 03/04 tidak diam-diam berubah menjadi bulan yang salah.

Luangkan satu menit untuk tiga pemeriksaan. Jumlahkan satu kolom angka dan bandingkan dengan total yang tercetak di PDF; jika cocok, berarti tidak ada baris yang hilang atau tergabung. Gulir kolom terakhir untuk mencari nilai yang meluber dari keterangan yang panjang. Lalu lihat baris pertama setiap sheet, karena di situlah header yang terpecah biasanya muncul.

Rekening koran hasil pindaian perlu diperiksa lebih teliti pada angka yang mudah tertukar oleh OCR, seperti 5 dan 6 atau 1 dan 7 pada cetakan yang samar. Memilih Bahasa dokumen yang tepat membantu membaca pemisah angka dan nama bulan. Jika sumbernya foto tabel, bukan PDF, alat ubah gambar ke Excel membacanya secara langsung.