PDF egyesítése Macen, Windowson és böngészőben

Az egyesítés leggyakoribb oka egy olyan feltöltési mező, amely csak egyetlen fájlt fogad. Az álláskereső portálokon gyakran egyetlen hely van az „önéletrajz és motivációs levél” számára, a vízum- és egyetemi jelentkezéseknél az összes igazolást egyetlen PDF-ben kérik, a költségelszámoló rendszerek pedig az igénylőlapot és az összes számlát együtt szeretnék. Ha öt fájlt csatol ott, ahol egyet várnak, az elbíráló lehet, hogy csak az elsőt nyitja meg, vagy az űrlap csendben csak az utolsó feltöltést tartja meg. Az egyesített fájl kiküszöböli ezt a kockázatot, és Ön dönti el, mit lát az olvasó először.

A második ok az olvasó kényelme. Az a könyvelő, aki tizenkét havi számlát tizenkét mellékletként kap meg, mindegyiket külön nyitja meg, nyomtatja és iktatja; ugyanezek a számlák dátum szerint egyesítve egyetlen görgethető dokumentum és egyetlen nyomtatási feladat. Ugyanez igaz a könyvből fejezetenként beszkennelt részekre, a szkennelő alkalmazás által alkalmanként létrehozott külön PDF-ekre, vagy a különböző programokból exportált projektlapokból összeállított portfólióra.

Az egyesítés az archiválásnak is egyik módja. Egy lezárt projektmappa az aláírt szerződéssel, három módosító megrendeléssel és a végszámlával évek múlva könnyebben megtalálható egyetlen, az ügyfélről és a dátumról elnevezett PDF-ként. Csak azokat a fájlokat érdemes külön tartani, amelyeknek függetlenül ellenőrizhetőnek kell maradniuk, például a digitálisan aláírt szerződéseket, valamint azokat, amelyeket más-más embereknek kell külön megkapniuk. Mindkettőre visszatérünk lejjebb.

Minden egyesítő eszköz, az Előnézetet és az Acrobatot is beleértve, a megadott fájlok sorrendjében rakja egymás után az oldalakat, ezért tíz másodpercnyi tervezés megspórolja az újraegyesítést. Hosszabb csomagnál írja le a tervezett sorrendet: például motivációs levél, önéletrajz, majd a bizonyítványok a legújabbtól kezdve, vagy a számlák a legrégebbitől a legújabbig. Ezután nevezze át a fájlokat úgy, hogy maga a név hordozza a sorrendet. Az elöl álló kétjegyű szám, például 01-motivacios-level.pdf, 02-oneletrajz.pdf és 03-diploma.pdf, a Finderben, a Fájlkezelőben és szinte minden feltöltési ablakban helyesen rendeződik.

A nevek az egyesítés után is számítanak. Azok az eszközök, amelyek minden forrásfájlhoz könyvjelzőt hoznak létre, a könyvjelző címkéjét általában a fájlnévből veszik, így a scan0042.pdf olyan könyvjelző lesz, amelyet senki sem ért. Mindegyik fájlnak olyan nevet adjon, amilyet az egyesített PDF oldalsávjában látni szeretne, magának az egyesített fájlnak pedig olyat, amelyet a címzett átnevezés nélkül iktathat: a neve, a cél és egy dátum szinte minden jelentkezéshez megfelel.

A nagy asztali rendszerek közül csak a macOS tartalmaz valódi PDF-egyesítőt. Az Előnézet, a Mac alapértelmezett PDF-megjelenítője, az oldalsávban oldalminiatűröket mutat, és egy teljes PDF-et a Finderből az oldalsávra húzva beszúrhatja annak oldalait az elengedés helyére. A Szerkesztés > Beillesztés > Oldal fájlból ugyanezt teszi menün keresztül. Az Előnézet a megnyitott fájlba menti a módosításokat, ezért a Fájl > Exportálás PDF-ként lehetőséget használja, vagy az indulás előtt másolja le az első fájlt, ha az eredetit érintetlenül szeretné megtartani.

A Windows 10 és 11 nem tartalmaz egyesítő parancsot. A legközelebbi beépített trükk a Microsoft Print to PDF nyomtató: jelöljön ki több JPG vagy PNG képet a Fájlkezelőben, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Nyomtatás parancsot (Windows 11-en a További beállítások megjelenítése alatt), majd válassza ezt a nyomtatót, hogy egyetlen többoldalas PDF-et kapjon. Ez csak képekkel működik, meglévő PDF-ekkel nem. Az Acrobat Fájlok egyesítése eszköze mindent egyesít, de fizetős Acrobat Standard vagy Pro csomag kell hozzá; az ingyenes Acrobat Reader nem tud fájlokat egyesíteni. A Google Drive tárolni és megtekinteni tudja a PDF-eket, de egyesítő funkciója neki sincs.

Ha a számítógépen nincs egyesítő eszköz, a böngésző telepítés nélkül elvégzi a munkát. A PDF egyesítése eszköz 2–50 darab, egyenként legfeljebb 95 MB-os PDF-fájlt fogad, és ugyanúgy működik Chrome-ban Windowson, Chromebookon, vagy Safariban iPhone-on, ahol a Fájlok alkalmazásból választhat. A böngészős egyesítő telefonon a leghasznosabb, mert a szükséges fájlok, például egy letöltött bérjegyzék és egy lefényképezett igazolvány, gyakran már a telefon letöltései között vannak.

A sorrend beállításánál követik el a legtöbb hibát. Az Egyesítés sorrendje határozza meg a sorrendet: a Feltöltési sorrend a listát követi, amelyet húzással átrendezhet; a Fájlnév természetes módon rendez, így a 2. fájl a 10. előtt áll; a Módosítás dátuma azt követi, mikor mentették utoljára az egyes fájlokat. Ha a fenti módon megszámozta a fájlokat, a Fájlnév a legbiztosabb választás, mert az eredmény már nem függ attól, milyen sorrendben jelölte ki őket.

A PDF-egyesítő PDF-eket fűz össze, ezért minden mást előbb PDF-fé kell alakítani. A nyugták telefonos fotóit vagy a beszkennelt igazolványt a kép PDF-be eszközzel alakíthatja oldalakká, amellyel oldalméretet és margót is választhat, így a fotó nem az eredeti kamerakép méretű oldalon ül. A most szkennelt papírokhoz a dokumentumok szkennelése PDF-be útmutató ismerteti a felbontást és a színbeállításokat, amelyekkel az oldalak olvashatók maradnak anélkül, hogy óriásira nőnének.

A Word-dokumentumokat ugyanígy kell kezelni. Exportáljon Wordből a Fájl > Mentés másként > PDF paranccsal, vagy használja a Word PDF-be eszközt, ha nincs telepítve Word. Ha az egyesítés előtt minden dokumentumot külön alakít át, ahelyett hogy mindent egyetlen Word-fájlba másolna, minden dokumentum megőrzi saját betűtípusait, fejléceit és oldalszámozását úgy, ahogy a szerzője beállította, és elkerülhetők az elrendezési eltolódások, amelyek akkor jönnek létre, ha több fájl stílusai ütköznek egy dokumentumban.

A vegyes források szinte mindig vegyes oldalméretet jelentenek. Egy US Letter oldal 8,5 × 11 hüvelyk (216 × 279 mm), egy A4-es oldal 210 × 297 mm, a PDF-fé alakított telefonfotó pedig bármilyen alakú lehet. Az egyesítés alapértelmezés szerint minden oldalt a saját méretén hagy, ami a képernyőn rendezetlenül néz ki, nyomtatásban pedig furcsa margókat ad. Állítsa az Oldalméret beállítást A4-re vagy Letterre, a Tartalom beállítást pedig Illesztés a méretre értékre, hogy minden oldal egyforma legyen. A fekvő oldalak, például egy széles táblázatexport, fekvők maradnak; ha oldalra fordítva érkeznek, forgassa el őket a forrásfájlban.

A könyvjelzők azok, amiket a PDF-specifikáció dokumentumvázlatnak nevez: a megjelenítő oldalsávjában látható kattintható lista. Egyesítéskor a hasznos beállítás az, hogy minden forrásfájlhoz egy legfelső szintű könyvjelző tartozik, a fájl nevével címkézve, és ezt hozza létre a Könyvjelző fájlonként beállítás. A forrásfájlokban már meglévő könyvjelzők, például egy jelentés fejezetbejegyzései, megmaradnak, és a hozzájuk tartozó oldalakhoz kapcsolódnak. A dokumentumon belüli, saját oldalaira mutató hivatkozások tovább működnek, mert az oldalak együtt mozognak.

A kitölthető űrlapok több odafigyelést igényelnek. A PDF-űrlap minden mezőjének neve van, és egy PDF-en belül egy név egyetlen értékre utal. Ha ugyanannak az adóűrlapnak két példányát vagy ugyanazon kiadó két űrlapját egyesíti, az azonos nevű mezők összekapcsolódnak: ha az 1. oldalon beír egy nevet, az a 9. oldal ugyanazon mezőjét is kitölti. Az Űrlapok egyesítése egy rétegbe a kitöltött válaszokat hagyományos oldaltartalommá alakítja, így többé nem változhatnak és nem ütközhetnek. Akkor érdemes egy rétegbe egyesíteni, ha az űrlap kész; ha a címzettnek még ki kell töltenie, hagyja meg szerkeszthetőnek.

A digitális aláírások nem élik túl az egyesítést. A tanúsítványalapú aláírás az aláírt fájl pontos bájtjait fedi le, az egyesítés pedig új fájlt ír, ezért a megjelenítők érvénytelennek vagy hiányzónak jelzik az aláírást, még ha az aláírás látható képe ott is van az oldalon. A rajzolt vagy begépelt aláírás egyszerű oldaltartalom, és változatlanul átkerül. Ha archiváláshoz egyetlen lapos, szerkeszthető mezők nélküli másolatra van szüksége, az rendben van; mindenhez, amit a másik félnek ellenőriznie kell, az aláírt PDF-et külön mellékletként küldje.

Az egyesített PDF mérete nagyjából a részek összege, néha kicsit kevesebb, ha a források közös betűtípusokat használnak. Egy kollégának küldött e-mailhez ez megfelel, de a feltöltési űrlapokhoz gyakran sok, amelyek többsége 2, 5 vagy 10 MB-ban korlátozza a mellékleteket. A szokásos ok a beszkennelt oldal: egyetlen 300 DPI-s színes szkennelés több helyet foglalhat, mint egy 50 oldalas szöveges dokumentum. Először egyesítsen, ellenőrizze a méretet, és csak ha a korlát fölött van, futtassa át az eredményt a PDF tömörítése eszközön, mert egyetlen kész fájlt gyorsabb tömöríteni, mint tízet, és a minőséget is csak egyszer kell megítélni.

Ha közel jár a korláthoz, mielőtt erősebben tömörítene, keresse meg a felesleges oldalakat. Az Üres oldalak eltávolítása eldobja azokat az üres hátoldalakat, amelyeket a duplex szkennerek az egyoldalas lapokból készítenek, és ez egy beszkennelt csomagból több oldalt is levehet, a Metaadatok eltávolítása pedig törli a szerző- és szoftvermezőket a forrásfájlokból. Egyik sem változtatja meg a megmaradt oldalak kinézetét, ezért érdemes bekapcsolni őket, mielőtt képminőséget áldoz kilobájtokért.

Az egyesítés nem egyirányú utca. Az egyesített PDF oldalai ugyanazok az oldalak, amelyek bekerültek, ezért később oldaltartomány szerint szétszedheti a fájlt, például hogy az 1–4. oldalt az egyik, a többit a másik embernek küldje, vagy hogy kicseréljen egy elavult bizonyítványt. A PDF-fájlok szétválasztása társútmutató a tartomány, a könyvjelző szerinti és az egyoldalas szétválasztást ismerteti. Az eredeti forrásfájlokat az egyesített mellett egy mappában tartani még mindig a legegyszerűbb módja annak, hogy a csomagot egy kicserélt dokumentummal újraépítse.

A kérdés jogos, hiszen a jelentkezési csomagok gyakran tartalmaznak személyi igazolványt, bankszámlakivonatot és címeket. Az számít, mi történik a fájlokkal az egyesítés után. Az UltKiten a feltöltések HTTPS-en keresztül utaznak, az egyesített fájl a feldolgozás után 30 percig letölthető, majd mind a források, mind az eredmény törlődik a szerverről. Nincs fiók, így semmi sem kapcsolódik profilhoz, és a fájlokat semmi másra nem használjuk, mint a letöltés előállítására.

Azokhoz a dokumentumokhoz, amelyek soha nem hagyhatják el a számítógépet, például a munkáltatói szabályzat által védett orvosi iratokhoz, Macen az Előnézetet vagy egy asztali alkalmazást használjon, munkahelyen pedig bármi feltöltése előtt nézze meg a szervezet szabályait. A hétköznapi csomagoknál bármely online eszköznél két dolgot érdemes keresni: rövid megőrzési időt és regisztráció nélküli használatot. Ha már megvan az egyesített fájl, az e-mailben küldés előtt egy megnyitási jelszó hozzáadása az átvitel közben is védi.