PDFకి పాస్‌వర్డ్ ఎలా పెట్టాలి: పర్మిషన్లు, AES-256

PDF ఫార్మాట్ రెండు పాస్‌వర్డ్‌లను నిర్వచిస్తుంది, చాలా గందరగోళం వీటిని ఒకటిగా భావించడం వల్లే వస్తుంది. స్పెసిఫికేషన్ యూజర్ పాస్‌వర్డ్ అని పిలిచే తెరవడానికి పాస్‌వర్డ్ గోప్యతకు ముఖ్యమైనది. దీన్ని సెట్ చేస్తే ప్రతి పేజీ, ఇమేజ్, ఫారమ్ ఫీల్డ్, అటాచ్‌మెంట్ ఎన్‌క్రిప్ట్ అవుతాయి; ఎవరైనా పాస్‌వర్డ్ టైప్ చేసేవరకు ఫైల్‌లోని బైట్లు అర్థంలేని శబ్దమే. ఫైల్ తప్పు వ్యక్తికి ఫార్వర్డ్ అయినా, ల్యాప్‌టాప్ దొంగతనం అయినా, పాస్‌వర్డ్ రహస్యంగా ఉన్నంతవరకు ఏదీ బయటపడదు.

అనుమతుల పాస్‌వర్డ్ (ఓనర్ పాస్‌వర్డ్) వేరేలా పనిచేస్తుంది. రచయిత ప్రింటింగ్, టెక్స్ట్ కాపీ, ఫారమ్ నింపడం, కామెంట్లు లేదా పేజీల ఎడిటింగ్‌ను ఆపివేయడానికి ఇది వీలు కల్పిస్తుంది. డాక్యుమెంట్ ఎలాంటి ప్రాంప్ట్ లేకుండానే తెరుచుకుంటుంది, కాబట్టి పాఠకుడు ప్రతి పదాన్నీ చూడగలడు. ఆంక్షలు ఫైల్‌లో నిల్వ చేసిన ఫ్లాగ్‌లు మాత్రమే, వాటిని గౌరవించడం వ్యూయర్ ఇష్టం. Acrobat, Chrome, Edge, Firefox, Preview గౌరవిస్తాయి, సంబంధిత మెనూ అంశాలను గ్రే చేస్తాయి. ఫ్లాగ్‌లను పట్టించుకోని వ్యూయర్ లేదా లైబ్రరీ ఎలాగైనా ప్రింట్, కాపీ చేయగలదు, ఎందుకంటే కంటెంట్ దానికి ఎప్పుడూ దాచబడలేదు.

ఆచరణలో ఇది మూడు కలయికలను ఇస్తుంది. ప్రైవేట్ అయిన దేనికైనా తెరవడానికి పాస్‌వర్డ్ మాత్రమే వాడండి: పేస్లిప్‌లు, ట్యాక్స్ రిటర్న్‌లు, వైద్య లేఖలు, చర్చలో ఉన్న కాంట్రాక్టులు. బహిరంగంగా ఉండాల్సినా మార్చడం కష్టంగా ఉండాల్సిన డాక్యుమెంట్లకు (సంతకం చేసిన ధరల జాబితా వంటివి) అనుమతుల పాస్‌వర్డ్ మాత్రమే వాడండి. పేరున్న వ్యక్తులే చదవాలి, ఎడిట్ చేయకూడదు అనుకుంటే రెండూ వాడండి, రెండు పాస్‌వర్డ్‌లు వేర్వేరుగా ఉంచండి, లేకపోతే ఫైల్ తెరవగలవారెవరైనా ఆంక్షలను తొలగించగలరు.

1994లో మొదటి వెర్షన్ నుండి PDF ఎన్‌క్రిప్షన్ అనేకసార్లు సవరించబడింది, పాత పద్ధతులు అనుకూలత కోసం చదవగలిగేలా ఉంటాయి. PDF 1.1 యొక్క 40-బిట్ RC4 కీని సాధారణ కంప్యూటర్‌పైనే బ్రూట్-ఫోర్స్ చేయవచ్చు, PDF 1.4 నుండి 128-బిట్ RC4 ఇకపై సురక్షితంగా పరిగణించని సైఫర్‌ను వాడుతుంది. AES-128 PDF 1.6, Acrobat 7తో వచ్చింది. AES-256 Acrobat 9తో వచ్చింది, Acrobat X Adobe మొదటి 256-బిట్ పద్ధతిని బలమైన పాస్‌వర్డ్ తనిఖీతో భర్తీ చేసింది; RC4ని తొలగిస్తూ PDF 2.0 ప్రమాణమైన ISO 32000-2 ఉంచుకున్నది ఈ వెర్షన్‌నే.

దాదాపు అందరికీ ఎంపిక సులభం: AES-256. Windows, macOS, iOS, Android, ప్రధాన బ్రౌజర్లలోని ప్రస్తుత రీడర్లన్నీ దీన్ని తెరుస్తాయి. నిర్దిష్ట గ్రహీత సాఫ్ట్‌వేర్ 256-బిట్ ఫైళ్లకు చాలా పాతదైతే మాత్రమే (పదిహేనేళ్లుగా అప్‌డేట్ కాని డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్ వంటివి) AES-128కి వెళ్లండి. Acrobatలో Compatibility మెనూ ఈ ఎంపికను మీ కోసం చేస్తుంది: Acrobat X మరియు తరువాత అంటే AES-256, Acrobat 7 మరియు తరువాత అంటే AES-128, అంతకంటే పాతది అంటే RC4.

PDFను ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయగల సాఫ్ట్‌వేర్ మీ దగ్గర ఇప్పటికే ఉండవచ్చు. చెల్లింపు Acrobat Standard, Pro లో అత్యంత పూర్తి నియంత్రణలు ఉన్నాయి, వేర్వేరు తెరవడం, అనుమతుల పాస్‌వర్డ్‌లు, పైన చెప్పిన కంపాటిబిలిటీ మెనూ సహా. macOS Preview తన ఎక్స్‌పోర్ట్ డైలాగ్‌లో రెండు పాస్‌వర్డ్‌లనూ జోడించగలదు; ఇటీవలి macOS వెర్షన్లలో ఈ ఎంపిక Permissions బటన్ వెనుక ఉంటుంది, పాత వాటిలో ఒకే Encrypt చెక్‌బాక్స్ ఉంటుంది. Windowsలో Word PDF సృష్టించేటప్పుడే ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయగలదు, కానీ 6 నుండి 32 అక్షరాల తెరవడం పాస్‌వర్డ్‌తో మాత్రమే, అనుమతి సెట్టింగ్‌లు లేకుండా.

రెండు సాధారణ టూల్స్‌లో పాస్‌వర్డ్ ఫీచర్ అసలే లేదు. Windows 10, 11లో ఉన్న వర్చువల్ ప్రింటర్ Microsoft Print to PDF భద్రతా ఎంపికలు లేని రక్షణలేని ఫైల్‌ను రాస్తుంది, ప్రింట్ డైలాగ్‌లోని Chrome Save as PDF గమ్యం కూడా అంతే. మీ PDF వీటిలో ఒకదాని నుండి వచ్చినట్లయితే, రెండో దశగా ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయండి. ఏది వాడినా, ఫలితాన్ని ఒకసారి తెరిచి పాస్‌వర్డ్ అడుగుతోందో లేదో చూడండి; Acrobat Readerలో File > Properties > Security పద్ధతిని, అనుమతులను చూపిస్తుంది.

Chromebook, Acrobat లేని ఆఫీస్ ల్యాప్‌టాప్ లేదా ఫోన్‌లో బ్రౌజర్ టూల్ అదే పని చేస్తుంది. 95 MB వరకు ఒక ఫైల్‌ను అప్‌లోడ్ చేసి PDFకు పాస్‌వర్డ్ పెట్టండి; UltKit దాన్ని డిఫాల్ట్‌గా AES-256తో ఎన్‌క్రిప్ట్ చేస్తుంది, ప్రాసెసింగ్ అయిన 30 నిమిషాల తర్వాత అప్‌లోడ్, ఫలితం రెండింటినీ తొలగిస్తుంది. ఏదీ ఇన్‌స్టాల్ చేయక్కర్లేదు, అకౌంట్ సృష్టించక్కర్లేదు, ఇది లాక్ చేసిన ఆఫీస్ కంప్యూటర్‌లో ముఖ్యం.

ఇతర ఎడిట్లు ముందే చేయండి. ఎన్‌క్రిప్ట్ అయిన PDFను పాస్‌వర్డ్ లేకుండా మళ్లీ కుదించలేరు, కలపలేరు; కాబట్టి ఇమెయిల్ పరిమితికి ఫైల్ పెద్దదైతే, రక్షించే ముందు PDFను కుదించండి. మార్చకూడని ఫారమ్ సమాధానాలు నింపి ఉంటే, వాటిని కూడా ముందే ఫ్లాటెన్ చేయండి. ఎన్‌క్రిప్షన్ చిన్న సెక్యూరిటీ డిక్షనరీని మాత్రమే జోడిస్తుంది, కాబట్టి రక్షించిన కాపీ అసలు ఫైల్ సైజ్‌లోనే ఉంటుంది.

అత్యంత సాధారణ పొరపాటు ఏమిటంటే, అటాచ్‌మెంట్ పంపే ఇమెయిల్‌లోనే పాస్‌వర్డ్‌ను పంపడం, లేదా ఒక నిమిషం తర్వాత రెండో ఇమెయిల్‌లో పంపడం. ఆ మెయిల్‌బాక్స్ చదవగలిగే ఎవరికైనా, థ్రెడ్‌ను ఫార్వర్డ్ చేసేవారితో సహా, రెండు భాగాలూ దొరికిపోతాయి. వేరే మార్గాన్ని ఉపయోగించండి: ఫైల్‌ను ఇమెయిల్ చేసి పాస్‌వర్డ్‌ను టెక్స్ట్ చేయండి, కాల్‌లో చెప్పండి, లేదా నేరుగా కలిసి నిర్ణయించుకోండి. ఒకే క్లయింట్‌కు నెలనెలా స్టేట్‌మెంట్లు పంపడం వంటి తరచు మార్పిడుల కోసం, పాస్‌వర్డ్ నియమాన్ని ఒకసారి అంగీకరించండి, సందేశంలో ఎప్పుడూ రాయకండి.

గ్రహీత తప్పులు లేకుండా టైప్ చేయగల పాస్‌వర్డ్‌ను ఎంచుకోండి. సంబంధం లేని నాలుగైదు పదాల పాస్‌ఫ్రేజ్‌ను ఫోన్‌లో చెప్పడం చిహ్నాల వరుస కంటే సులభం, పేరు లేదా పుట్టిన తేదీ కంటే ఊహించడం కష్టం. గ్రహీత సహోద్యోగులు తెలుసుకోగల వివరాలను వాడకండి. మీ సొంత ఇమెయిల్ లేదా బ్యాంకింగ్ పాస్‌వర్డ్‌ను మళ్లీ వాడకండి, ఎందుకంటే దాన్ని మరొకరితో పంచుకోబోతున్నారు.

నియంత్రిత డాక్యుమెంట్లలో ప్రమాదం ఎక్కువ. HR ఫైళ్లు, వైద్య రికార్డులు, న్యాయ పత్రాలు తరచుగా అమెరికాలో HIPAA వంటి నియమాల పరిధిలోకి వస్తాయి (ఇది ఆరోగ్య డేటాకు ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను రక్షణగా పేర్కొంటుంది), లేదా GDPR ఆర్టికల్ 32 (ఇది తగిన భద్రతకు ఉదాహరణగా ఎన్‌క్రిప్షన్‌ను పేర్కొంటుంది). ఇమెయిల్ అటాచ్‌మెంట్‌పై AES-256 ఓపెన్ పాస్‌వర్డ్ దానిలో సరైన భాగమే, కానీ అదొక్కటే సరిపోదు: మీ సంస్థ సురక్షిత పోర్టల్, ఎవరికి ఏది అందిందో లాగింగ్, లేదా నిలుపుదల షెడ్యూల్ కోరవచ్చు. ఇమెయిల్‌ను ఎంచుకునే ముందు మీ పాలసీని చూడండి.

ఎన్‌క్రిప్షన్ ఫైల్‌ను నిల్వలో, ప్రసారంలో రక్షిస్తుంది. సరైన వ్యక్తి తెరిచాక కంటెంట్ వారి స్క్రీన్‌పై ఉంటుంది; స్క్రీన్‌షాట్, మానిటర్‌ను ఫోన్‌తో ఫోటో తీయడం, లేదా వాటిపై టెక్స్ట్ రికగ్నిషన్ చేయడాన్ని PDF ఫార్మాట్ ఆపలేదు. వాటిని పట్టించుకోని వ్యూయర్‌లో ప్రింట్ పరిమితులు పనిచేయవు, ప్రింటింగ్ అనుమతిస్తే వర్చువల్ PDF ప్రింటర్‌కు ప్రింట్ చేసి రక్షణ లేని కాపీ పొందవచ్చు. పరిమితులను నిజాయితీ గల పాఠకులకు మర్యాదగా భావించండి, రక్షణగా కాదు.

కొన్ని వివరాలు పాస్‌వర్డ్ లేకుండానే కనిపిస్తాయి. ఫైల్ పేరు ఎప్పుడూ ఎన్‌క్రిప్ట్ కాదు, కాబట్టి Smith_HIV_results.pdf ఎన్‌క్రిప్ట్ చేసిన కంటెంట్ దాచేదాన్ని బయటపెడుతుంది; సున్నితమైన ఫైళ్లకు తటస్థ పేర్లు పెట్టండి. మెటాడేటాను ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయండి ఆఫ్‌లో ఉంటే, టైటిల్, రచయిత, కీవర్డ్‌లను ఎవరైనా చదవగలరు. ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్, పంపినవారు, గ్రహీత, అటాచ్‌మెంట్ సైజ్, తేదీ దారిలోని ప్రతి మెయిల్ సర్వర్‌కూ కనిపిస్తాయి, మరియు AES ఎన్‌క్రిప్షన్‌తో ZIP ఆర్కైవ్ ఫైల్ పేర్లను ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయడానికి ఫార్మాట్ మద్దతిస్తేనే వాటిని దాస్తుంది.

పాస్‌వర్డ్ తెలిసినప్పుడు దాన్ని తొలగించడం సాధారణ పని. ప్రతివారం తెరిచే బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్ లేదా మీరే ఎన్‌క్రిప్ట్ చేసి ఇప్పుడు ఎడిట్ చేయాల్సిన డాక్యుమెంట్‌ను మీకు తెలిసిన పాస్‌వర్డ్‌తో అన్‌లాక్ చేయవచ్చు: దాన్ని ప్రస్తుత పాస్‌వర్డ్ లో టైప్ చేసి, అన్‌లాక్ చేయండి నొక్కి, రక్షణ లేని కాపీని ప్రైవేట్‌గా ఉంచండి. పాస్‌వర్డ్ మార్చాలంటే ఫైల్‌ను అన్‌లాక్ చేసి కొత్తదానితో మళ్లీ రక్షించండి. పరిమితులను మాత్రమే తొలగించండి ఓపెన్ పాస్‌వర్డ్‌ను ఉంచి ప్రింట్, కాపీ పరిమితులను తొలగిస్తుంది.

మరచిపోయిన ఓపెన్ పాస్‌వర్డ్ వేరే విషయం, దానికి నిజాయితీ సమాధానం చిన్నది. AES-256, బలమైన పాస్‌వర్డ్‌తో ఎన్‌క్రిప్ట్ చేసిన PDFని Adobe సహా ఎవరూ తిరిగి పొందలేరు, ఎందుకంటే మాస్టర్ కీ లేదా బ్యాక్ డోర్ ఉండదు. పాస్‌వర్డ్ రికవరీ ప్రోగ్రామ్‌లు ఊహించడం ద్వారానే పనిచేస్తాయి; బలహీన పాస్‌వర్డ్‌లు, పాత RC4 ఫైళ్లపై సఫలమవుతాయి, పొడవైన పాస్‌ఫ్రేజ్‌పై విఫలమవుతాయి. పంపినవారిని పాస్‌వర్డ్ లేదా కొత్త కాపీ అడగండి, ఫైల్ వచ్చిన ఇమెయిల్‌లో పాస్‌వర్డ్ నియమం ఉందేమో చూడండి, మీ అసలు ఫైళ్లను ఎన్‌క్రిప్ట్ చేయకుండా సురక్షితంగా ఉంచండి.

ప్రతి డాక్యుమెంట్‌కు ఈ జాబితాను ఒకసారి చూడండి. ఒక నిమిషం పడుతుంది, బలమైన ఏర్పాటును తరచూ దెబ్బతీసే తప్పులను, అంటే బయటపెట్టే ఫైల్ పేరు నుండి అటాచ్‌మెంట్ ఉన్న ఇన్‌బాక్స్‌లోనే ఉన్న పాస్‌వర్డ్ వరకు, కవర్ చేస్తుంది.