PDF 합치기 방법: Mac, Windows, 브라우저

PDF를 합치는 가장 흔한 이유는 파일을 하나만 받는 업로드 칸입니다. 채용 사이트에는 “이력서 및 자기소개서” 칸이 하나뿐인 경우가 많고, 비자나 대학 지원서는 증빙 서류 전체를 PDF 하나로 요구하며, 경비 정산 시스템은 청구서와 영수증을 한데 모아 받기를 원합니다. 파일 하나를 기대한 곳에 다섯 개를 첨부하면 검토자가 첫 번째 파일만 열어 볼 수도 있고, 양식이 아무 안내 없이 마지막 업로드만 남길 수도 있습니다. 하나로 합친 파일은 이런 위험을 없애고, 읽는 사람이 무엇을 먼저 볼지 직접 정할 수 있게 해 줍니다.

두 번째 이유는 받는 사람의 편의입니다. 월별 청구서 열두 개를 첨부 파일 열두 개로 받은 회계 담당자는 하나하나 열고 인쇄하고 정리해야 하지만, 같은 청구서를 날짜순으로 합쳐 두면 한 번에 스크롤하고 한 번에 인쇄하면 됩니다. 책을 한 장(章)씩 스캔한 파일, 스캔 앱이 작업할 때마다 따로 만든 PDF, 여러 프로그램에서 내보낸 프로젝트 시트로 엮은 포트폴리오도 마찬가지입니다.

합치기는 보관 방법이기도 합니다. 서명된 계약서, 변경 지시서 세 건, 최종 청구서가 든 완료 프로젝트 폴더는 고객명과 날짜를 붙인 PDF 하나로 만들어 두면 몇 년 뒤에도 찾기 쉽습니다. 파일을 따로 두어야 하는 경우는 두 가지뿐입니다. 디지털 서명된 계약서처럼 각각 독립적으로 검증할 수 있어야 하는 문서, 그리고 서로 다른 사람에게 따로 보내야 하는 파일입니다. 두 경우 모두 아래에서 다시 다룹니다.

미리보기와 Acrobat을 포함해 모든 합치기 도구는 넣은 파일 순서대로 페이지를 배치하므로, 10초만 계획해도 다시 합치는 수고를 덜 수 있습니다. 묶을 서류가 많다면 원하는 순서를 적어 두십시오. 예를 들어 자기소개서, 이력서, 그다음 최신순 자격증, 또는 오래된 것부터 최신순 청구서처럼 말입니다. 그런 다음 파일 이름 자체에 순서가 드러나도록 이름을 바꿉니다. 01-cover-letter.pdf, 02-cv.pdf, 03-degree.pdf처럼 앞에 두 자리 숫자를 붙이면 Finder, 파일 탐색기, 그리고 거의 모든 업로드 창에서 올바르게 정렬됩니다.

파일 이름은 합친 뒤에도 중요합니다. 원본 파일마다 책갈피를 만드는 도구는 보통 파일 이름을 책갈피 이름으로 쓰기 때문에, scan0042.pdf는 아무도 알아볼 수 없는 책갈피가 됩니다. 합친 PDF의 사이드바에 보이길 원하는 이름을 각 파일에 붙이고, 합친 파일에는 받는 사람이 이름을 바꾸지 않고 바로 보관할 수 있는 이름을 붙이십시오. 본인 이름, 용도, 날짜를 넣으면 거의 모든 지원서에 통합니다.

주요 데스크톱 운영체제 가운데 제대로 된 PDF 합치기 기능을 기본으로 갖춘 것은 macOS뿐입니다. 모든 Mac의 기본 PDF 뷰어인 미리보기는 사이드바에 페이지 축소판을 보여 주며, Finder에서 PDF 파일 전체를 이 사이드바로 끌어다 놓으면 놓은 위치에 그 페이지들이 삽입됩니다. 편집 > 삽입 > 파일에서 페이지 메뉴로도 같은 작업을 할 수 있습니다. 미리보기는 연 파일 자체에 변경 사항을 저장하므로, 원본을 그대로 두려면 파일 > PDF로 내보내기를 쓰거나 시작 전에 첫 번째 파일을 복제해 두십시오.

Windows 10과 11에는 합치기 명령이 없습니다. 가장 가까운 기본 방법은 Microsoft Print to PDF 프린터입니다. 파일 탐색기에서 JPG나 PNG 이미지를 여러 개 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 인쇄를 고른 뒤(Windows 11에서는 추가 옵션 표시 아래에 있습니다) 이 프린터를 선택하면 여러 페이지짜리 PDF 하나가 만들어집니다. 다만 이미지에만 통하고 기존 PDF에는 쓸 수 없습니다. Acrobat의 파일 결합 도구는 무엇이든 합치지만 유료인 Acrobat Standard 또는 Pro 요금제가 필요하며, 무료 Acrobat Reader로는 파일을 결합할 수 없습니다. Google Drive도 PDF를 저장하고 미리 볼 수는 있지만 합치기 기능은 없습니다.

컴퓨터에 합치기 도구가 없다면 아무것도 설치하지 않고 브라우저로 해결할 수 있습니다. PDF 합치기 도구는 파일당 최대 95 MB인 PDF를 2개부터 50개까지 받으며, Windows의 Chrome, 크롬북, iPhone의 Safari에서 똑같이 작동합니다. iPhone에서는 파일 앱에서 파일을 고르면 됩니다. 브라우저 합치기가 가장 빛나는 곳은 휴대폰입니다. 내려받은 급여 명세서나 촬영한 신분증처럼 필요한 파일이 이미 휴대폰의 다운로드 폴더에 들어 있는 경우가 많기 때문입니다.

실수가 가장 많이 나오는 단계는 순서 정하기입니다. 합치는 순서가 순서를 결정합니다. 업로드 순서는 목록을 그대로 따르며 끌어서 재배치할 수 있고, 파일 이름은 자연 정렬이라 2번 파일이 10번 파일보다 앞에 오며, 수정한 날짜는 각 파일을 마지막으로 저장한 시점을 따릅니다. 앞에서 설명한 대로 파일에 번호를 붙였다면 파일 이름이 가장 안전합니다. 파일을 어떤 순서로 선택했는지와 상관없이 결과가 나오기 때문입니다.

PDF 합치기 도구는 PDF끼리 합치므로, 그 밖의 파일은 먼저 PDF로 만들어야 합니다. 휴대폰으로 찍은 영수증이나 스캔한 신분증은 이미지 PDF 변환으로 페이지로 바꾸십시오. 이 도구에서 페이지 크기와 여백도 고를 수 있어, 사진이 원래 카메라 프레임 크기의 페이지에 덩그러니 놓이지 않습니다. 지금 종이를 스캔하는 중이라면 문서를 PDF로 스캔하는 방법에서 파일을 지나치게 키우지 않으면서도 읽기 좋은 해상도와 색상 설정을 확인할 수 있습니다.

워드 문서도 같은 과정을 거칩니다. Word에서 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF로 내보내거나, Word가 설치되어 있지 않다면 워드 PDF 변환을 쓰십시오. 모든 내용을 워드 파일 하나에 붙여 넣지 말고 문서마다 따로 변환한 다음 합치면, 각 문서의 글꼴, 머리글, 페이지 번호가 작성자가 정한 그대로 유지되고, 여러 파일의 스타일이 한 문서 안에서 충돌하며 생기는 레이아웃 틀어짐도 피할 수 있습니다.

출처가 섞이면 페이지 크기도 거의 항상 섞입니다. US Letter 페이지는 8.5 × 11 in(216 × 279 mm), A4 페이지는 210 × 297 mm이고, 휴대폰 사진으로 만든 PDF는 어떤 모양이든 될 수 있습니다. 합치기는 기본적으로 각 페이지의 원래 크기를 유지하므로 화면에서는 어수선해 보이고 인쇄하면 여백이 들쭉날쭉합니다. 페이지 크기를 A4나 Letter로 정하고 내용을 맞춰서 조정으로 두면 모든 페이지가 같은 크기가 됩니다. 넓은 스프레드시트를 내보낸 것 같은 가로 페이지는 가로 방향을 유지하므로, 옆으로 누워 있다면 원본 파일에서 회전하십시오.

책갈피는 PDF 규격에서 문서 개요(outline)라고 부르는 것으로, 뷰어 사이드바에서 클릭할 수 있는 목록입니다. 합칠 때 가장 쓸모 있는 구성은 원본 파일마다 그 이름을 붙인 최상위 책갈피를 하나씩 두는 것이며, 파일별 책갈피가 바로 이것을 만들어 줍니다. 보고서의 장 제목처럼 원본 파일 안에 이미 있던 책갈피는 그대로 넘어오고 해당 페이지에 계속 연결됩니다. 문서 안에서 자기 페이지를 가리키는 링크도 페이지가 함께 옮겨지므로 계속 작동합니다.

작성 가능한 양식은 더 신경 써야 합니다. PDF 양식의 모든 필드에는 이름이 있고, PDF 하나 안에서 같은 이름은 하나의 값을 가리킵니다. 같은 세금 양식 두 부나 같은 기관에서 만든 양식 두 개를 합치면 이름이 같은 필드끼리 연결되어, 1페이지에 이름을 입력하면 9페이지의 같은 칸도 채워집니다. 양식 평면화는 입력한 답을 일반 페이지 내용으로 바꾸어 더 이상 바뀌거나 충돌하지 않게 합니다. 작성이 끝난 양식은 평면화하고, 받는 사람이 아직 작성해야 하는 양식은 평면화하지 마십시오.

디지털 서명은 합치기를 거치면 유지되지 않습니다. 인증서 기반 서명은 서명된 파일의 정확한 바이트를 대상으로 하는데, 합치기는 새 파일을 쓰기 때문에 페이지에 서명 이미지가 그대로 보여도 뷰어는 서명이 유효하지 않거나 없다고 표시합니다. 손으로 그리거나 입력한 서명은 단순한 페이지 내용이라 그대로 넘어옵니다. 보관용으로 편집 가능한 필드가 없는 평면 사본 하나가 필요하다면 문제없지만, 상대방이 검증해야 하는 문서라면 서명된 PDF를 별도 첨부 파일로 보내십시오.

합친 PDF의 용량은 대략 원본 용량의 합이며, 원본끼리 글꼴을 공유하면 조금 줄기도 합니다. 동료에게 보내는 이메일이라면 괜찮지만, 첨부 한도를 2, 5, 10 MB로 두는 업로드 양식이 많아 넘치기 쉽습니다. 주범은 대개 스캔한 페이지입니다. 300 DPI 컬러 스캔 한 장이 50페이지짜리 텍스트 문서보다 큰 경우도 있습니다. 먼저 합치고 용량을 확인한 다음, 한도를 넘을 때만 결과 파일을 PDF 압축으로 줄이십시오. 완성된 파일 하나를 압축하는 편이 열 개를 압축하는 것보다 빠르고, 품질도 한 번만 판단하면 됩니다.

한도에 가깝다면 더 세게 압축하기 전에 필요 없는 페이지부터 찾으십시오. 빈 페이지 제거는 단면 원고를 양면 스캐너로 스캔할 때 생기는 빈 뒷면을 지워 스캔 묶음에서 여러 페이지를 덜어 낼 수 있고, 메타데이터 제거는 원본 파일의 작성자와 소프트웨어 정보를 지웁니다. 둘 다 남은 페이지의 모양은 바꾸지 않으므로, 화질을 깎아 킬로바이트를 줄이기 전에 먼저 켜 볼 만합니다.

합치기는 되돌릴 수 없는 작업이 아닙니다. 합친 PDF 안의 페이지는 들어간 페이지 그대로이므로, 나중에 페이지 범위로 다시 나눌 수 있습니다. 예를 들어 1~4페이지는 한 사람에게, 나머지는 다른 사람에게 보내거나, 기한이 지난 증명서 하나만 교체할 때 그렇습니다. 함께 읽을 글인 PDF 나누는 방법에서 범위별, 책갈피별, 한 페이지씩 나누는 방법을 다룹니다. 그래도 문서 하나만 바꿔 묶음을 다시 만들 때 가장 간단한 방법은 합친 파일 옆 폴더에 원본 파일을 함께 보관해 두는 것입니다.

지원 서류에는 신분증, 은행 거래 내역, 주소가 들어 있는 경우가 많으니 당연한 질문입니다. 중요한 것은 합친 뒤 파일이 어떻게 처리되느냐입니다. UltKit에서는 업로드가 HTTPS로 전송되고, 합친 파일은 처리 후 30분 동안 내려받을 수 있으며, 그 뒤에는 원본과 결과물 모두 서버에서 삭제됩니다. 계정이 없으므로 어떤 프로필과도 연결되지 않고, 파일은 다운로드 결과를 만드는 것 외에는 어디에도 쓰이지 않습니다.

회사 정책이 적용되는 의료 기록처럼 절대 컴퓨터 밖으로 나가면 안 되는 문서는 Mac의 미리보기나 데스크톱 앱을 쓰고, 업무용 파일이라면 무엇이든 올리기 전에 조직의 규정을 확인하십시오. 일상적인 서류 묶음이라면 어떤 온라인 도구든 짧은 보관 기간과 가입 불필요, 이 두 가지를 확인하면 됩니다. 합친 파일을 이메일로 보내기 전에 열기 암호를 걸어 두면 전송 중에도 보호됩니다.